Документам свойственно теряться. Часть их них просто не доходит до бухгалтерии. А восстанавливать их бывает трудозатратно. Некоторые поставщики быстро высылают скан-копию документа, но вот отправить дубликат по почте что-то не торопятся. И обязать их это сделать невозможно. А подотчётникам не всегда удаётся выкроить время на восстановление кассового чека. Подотчетников можно наказать рублём и не только (читайте в статье «Как воспитать подотчётников?» ). Но на практике подотчетников наказывают редко, и компания просто теряет свои расходы. Согласитесь, было бы прекрасно, если бы при проверке инспекторы давали поблажки в отношении потерянных документов, если их доля несущественна. Но, к сожалению, это невозможно. Хотя в некоторых случаях можно отстоять расходы через суд.
Расходы есть, а чека нет
Затраты можно учесть в расходах по налогу на прибыль, даже если плательщик НПД аннулировал чек после его выдачи, но деньги не вернул. Аннулирование чека не является основанием для непризнания в составе расходов затрат, осуществлённых покупателем, при условии наличия чека, соответствующего требованиям статьи 14 Закона № 422-ФЗ (письмо ФНС России от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@).
Как признать затраты по подложным документам
Налоговики не признали затраты налогоплательщика поскольку сделки заключены с контрагентом на основании подложных документов. Расходы, произведённые на основании документов, выданных от имени организаций, не прошедших государственную регистрацию, также не могут быть признаны документально подтверждёнными, поскольку эти организации не обладают юридической правоспособностью. Документы, подтверждающие затраты на приобретение товара, но не оформленные в соответствии с законодательством РФ, не свидетельствуют о факте безвозмездного приобретения товара, если этот товар принят к учёту в установленном порядке и использован в производстве товаров (работ, услуг). Суд в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 22 марта 2007 года по делу № Ф08-931/2007-567А не поддержал налоговиков и отметил, что глава 25 Кодекса не содержит императивной нормы, которая бы устанавливала, что не могут быть приняты к учёту первичные документы, имеющие пороки в оформлении (выданы в подтверждение хозяйственных операций от имени несуществующих юридических лиц).
Как подтвердить расходы агента без «первички»
Согласно пункту 2 статьи 1008 Гражданского кодекса РФ, если в договоре не прописано иного, к отчёту агента должны быть приложены документы, подтверждающие расходы, которые совершены им за счёт заказчика. В то же время в НК РФ такого требования нет. Президиум ВАС РФ 18 мая 2010 года вынес знаковое решение, указав, что сумму расходов, которые были возмещены агенту, принципал может подтвердить отчётами и актами оказанных услуг. Сама «первичка» агента по возмещаемым затратам принципалу не нужна.
