Ты ведь тоже это замечал. Вроде выручка идёт. Продажи есть. Команда работает, офис живёт своей жизнью — кто-то звонит, кто-то обсуждает новую задачу, готовятся презентации, запускаются проекты. На первый взгляд всё в порядке. А по факту — денег снова не хватает. Прибыль не растёт, а на счёте снова сумма, вызывающая вопросы.
И в какой-то момент ловишь себя на мысли: «Мы же работаем. Почему в итоге так мало остаётся?»
Это не про кассовый разрыв. Не про резкое падение продаж. И даже не про кризис. Это — про деньги, которые утекают тихо и регулярно. Те самые, про которые не вспоминаешь, пока не сядешь всерьёз разбираться с выпиской. Они не всплывают в отчёте о прибылях и убытках, не заметны в налоговой декларации. Но стабильно снижают прибыль.
Во многих малых бизнесах расходы продолжают списываться автоматически — без контроля, без осознания, «на всякий случай». Именно так формируются невидимые расходы.
Что такое невидимые расходы?
Это не единоразовые потери и не просчёты. Это именно регулярные платежи, которые давно утратили ценность, но по-прежнему сидят в бюджете:
- подписки, оформленные год назад «для теста»;
- сервисы, которыми никто в команде не пользуется;
- функции, дублирующиеся между двумя разными системами;
- платежи за что-то, что «возможно пригодится».
Каждый из них по отдельности — сущая ерунда: 299 рублей, 990 рублей, пара тысяч. Но в совокупности они могут составлять 10–20 тысяч рублей в месяц. А за год — до 250 000–300 000 рублей.
Главная проблема — в их невидимости. Пока ты не выведешь их на свет, они не ощущаются как потеря. Они просто живут своей жизнью, списывая средства с карты или счёта.
Почему так происходит?
Невидимые расходы появляются там, где отсутствует осознанность и регулярный контроль. Вот основные причины:
- Сервис был подключён «на перспективу», но внедрение так и не началось.
- Пробная подписка перешла в платную, а отключить забыли.
- Нет ответственного за цифровые платежи: кто оформил — тот и забыл.
- Кажется, что суммы незначительные, и проверять не имеет смысла.
- Нет регламентного аудита расходов раз в квартал.
Как результат — бизнес вроде бы работает, но деньги подтекают, как из неисправного крана. Сначала — по капле, незаметно. Потом — стабильно. И вроде бы мелочь, а за месяц набирается ведро. За год — целая ванна. Или в переводе на деньги — десятки, а то и сотни тысяч рублей, утекшие мимо прибыли.
Где чаще всего прячутся такие расходы?
Примеры из жизни, которые я вижу у клиентов на финансовом аудите — снова и снова.
1. Забытые почтовые ящики и подписки на облачные сервисы
Создали корпоративную почту в Яндекс 360, выдали доступ сотруднику, прикрепили к проекту диск и календарь. Прошёл год, сотрудник уволился, проект свернулся, а подписка — продолжает жить.
💸 299 ₽ в месяц → 3 588 ₽ в год за один ящик.
2. Двойная бухгалтерия: в банке и отдельно
Многие банки предлагают встроенную онлайн-бухгалтерию. Звучит удобно, особенно для ИП. Но часто при этом предприниматель оплачивает и внешний сервис — Контур, Эльбу или 1С. По привычке. В результате две системы, которые делают одно и то же.
💸 1 000 ₽/мес × 2 = 24 000 ₽ в год.
3. CRM, которой никто не пользуется
amoCRM, Битрикс, WEEEK — хороши, когда воронка активна. Но если менеджеры работают в Excel и WhatsApp, а сделки в CRM не ведутся, то это просто оплаченное ПО без пользы.
💸 от 2 000 ₽/мес → 24 000 ₽ в год.
4. Виртуальная АТС, которой не звонят
Платформа подключена, функции есть: переадресация, голосовое меню, статистика. Но сотрудники продолжают звонить с личных телефонов. А клиент в ответ перезванивает по мобильному.
💸 1 500 ₽/мес → 18 000 ₽ в год.
5. Сайт на Tilda, который “в процессе”
Подписка оплачена, шаблон выбран, первые блоки сверстаны. Но тексты «на подходе», фото «в работе», запуск «на следующей неделе». Прошло полгода. Сайт не работает, но деньги уходят.
💸 750 ₽/мес → 9 000 ₽ в год.
6. Платформа под онлайн-курс, который не запущен
GetCourse, Teachbase и другие — отличные инструменты. Но если курс не готов, рассылки не настроены, и аудитории нет — зачем платить? Лучше поставить на паузу.
💸 от 2 500 ₽/мес → 30 000 ₽ в год.
7. Пробные подписки, которые забыли отменить
Классика жанра: оформил «на 7 дней», не отключил, забыл. Спустя три месяца обнаруживаешь — минус 3 000 рублей. А бывает, и больше.
💸 990 ₽/мес → 11 880 ₽ в год.
Если у тебя активны хотя бы четыре из перечисленных позиций, ты теряешь от 50 000 до 100 000 рублей в год. И это не инвестиции. Это — потерянные деньги, которые ничего не дают бизнесу.
Что с этим делать?
Вот несколько простых шагов, которые помогут быстро навести порядок:
1. Проведи ревизию автоплатежей.
Скачай банковскую выписку за 2–3 месяца и выпиши все регулярные списания. Ты удивишься, сколько из них не вспомнишь.
2. Составь таблицу подписок.
Название — цель — кто использует — сколько стоит — нужна ли. Если цель размыта, а пользователь не определяется — смело отключай.
3. Выдели одну карту или счёт для всех подписок.
Так ты будешь видеть общую сумму в одном месте. И проще отследишь, когда она начнёт расти без причины.
4. Назначь ответственного.
Если в бизнесе больше одного человека, кто-то должен отслеживать подписки и сервисы. Это может быть ты, админ, бухгалтер — главное, чтобы это было системно.
Финал — но не конец
Невидимые расходы — не трагедия. Это точка роста. Это возможность вернуть деньги в оборот и вложить их во что-то полезное: маркетинг, зарплаты, развитие команды, автоматизацию.
Хочешь запустить рекламу — но «денег нет»? Хочешь повысить зарплату — но «не тянем»? Может быть, причина вовсе не в доходах. А в том, что часть прибыли просто утекает. Молча. Ежемесячно.
Проверь. Наведи порядок. И удивишься, сколько ресурсов уже есть под рукой.
Больше полезного по теме — в моём Telegram-канале https://t.me/olly_fin