Акт приема-передачи помещения в аренду: что нужно учесть

Передача арендуемого помещения сопровождается подписанием контрагентами акта приема-передачи по договору аренды. Данным документом стороны фиксируют факт передачи арендуемого объекта и возникновение определенных прав и обязанностей. Что стоит включить в акт передачи помещения? Как его правильно составить? Какие риски ожидают, если передаточный акт по договору аренды не будет составлен? Более подробно расскажем в этой статье.

В каких случаях необходимо составлять акт приема-передачи по договору аренды?

К договору аренды нежилого помещения необходимо подписать акт о его передаче в двух случаях:

1. при фактической передаче помещения арендатору – в связи с заключением договора аренды;
2. при возврате помещения арендодателю в связи с прекращением договорных отношений.

Гражданским кодексом правила передачи помещений по акту регламентируются рядом статей, в частности ст. 655 и 659.

Ниже раскроем содержание и особенности передаточного акта по договору аренды помещения на этапах заключения и прекращения сделки.

Акт приема-передачи по аренде при заключении договора

Акт приема-передачи, прилагающийся к договору аренды, фиксирует факт передачи помещения, а в договоре аренды помещения должны быть предусмотрены условия о порядке приема-передачи помещения и составления передаточного акта.

Согласно судебной практике, подписание передаточного акта является ключевым моментом начала срока аренды и возникновения обязанностей по уплате арендных платежей. Документ подтверждает факт начала пользования помещением, что важно для соблюдения налогового, бухгалтерского и гражданского законодательства.

Какие условия в отношении акта приема-передачи необходимо прописать в договоре аренды?

1. Стороны должны согласовать срок, в течение которого арендодатель передает арендатору помещение. Закрепив это условие, арендатор будет знать, когда он сможет пользоваться имуществом. Например, арендатор может к согласованной дате подготовиться к переезду, сделать закуп оборудования и т.д.
2. Стороны должны указать в договоре ответственность арендодателя, которую он несет за просрочку передачи помещения. Это условие выступает в качестве превентивной меры, чтобы арендодатель вовремя выполнял со своей стороны обязательства.
3. Сторонам необходимо прописать, с какого момента риск повреждения или утраты имущества переходит к арендатору. Рекомендуем указывать, что такие риски переходят к арендатору не с даты заключения договора аренды, а с момента передачи по акту помещения.
4. Сторонам следует указать, что плата за аренду осуществляется с момента фактической передачи по акту приема-передачи помещения по договору аренды. Так, арендодатель будет знать, в какую дату или период он получит оплату, и обезопасит себя от риска просрочки платежей.

Кроме того, подписание передаточного акта исключает возможные претензии о несоответствии объекта условиям договора аренды. Акт может содержать фотографии, приложение с дефектами, результаты инвентаризации и комиссионного осмотра помещения. Это обеспечивает прозрачность условий и точность передаваемой информации.

Зачем составлять акт приема передачи помещения при составлении договора?

Основная причина – юридически зафиксировать прием-передачу помещения. Это дает гарантию соблюдения условий договора и поможет избежать конфликтов, решаемых в претензионном и/или судебном порядке. Если передаточный акт отсутствует, то в случае судебного спора будет сложно доказать факт передачи помещения.

Ниже укажем еще причины, для чего нужен акт передачи:

1. чтобы арендатор мог принять то помещение, которое указано в договоре аренды. Те характеристики, которые прописаны в договоре аренды, должны фактически соответствовать передаваемому помещению. Для этого арендатор осматривает помещение, и к осмотру еще может привлечь свидетелей и экспертов;
2. чтобы установить на момент передачи состояние помещения. На практике нередко возникают судебные споры, где арендодатель утверждает об удовлетворительном состоянии переданного помещения, а арендатор доказывает обратное. Подписанный акт передачи помещения устраняет подобную неразбериху;
3. чтобы зафиксировать недостатки, которые возникли не по вине арендатора. Аналогично со вторым пунктом сторонам не придется спорить о наличии или отсутствии недостатков, так как все установлено уже в передаточном акте;
4. чтобы зафиксировать начало действия срока договора аренды;
5. чтобы зафиксировать момент, когда возникает обязанность арендатора платить за аренду. Обычно от даты подписания акта приема-передачи начинается срок исполнения обязательства по арендным платежам.

Кроме того, акт способствует корректному исполнению обязательств по страхованию помещения (если предусмотрено соглашением), а также влияет на сроки гарантийных обязательств сторон.

Список причин, почему к договору аренды помещения стоит формировать передаточный акт – не исчерпывающий. Приведем пример.

В Кочубеевском районном суде Ставропольского края рассматривалось дело, в котором по иску одним из требований было взыскание аренды (Решение № 2-482/2017 2-482/2017~М-407/2017 М-407/2017 от 25.05.2017г., дело № 2-482/2017). Иск подавался из-за просрочки платежей за пользование арендатором помещением. Районный суд установил, что договор аренды хоть и был заключен, но передаточный акт сторонами не составлялся. Из-за отсутствия передаточного акта при заключении договора аренды суд сделал вывод, что и нежилое помещение по факту не передавалось. Поэтому суд отказал арендодателю во взыскании аренды.

Таким образом, оформление передаточного акта — это не формальность, а документ, имеющий высокую юридическую значимость. Его отсутствие может повлечь не только спор, но и отказ в удовлетворении исковых требований.

Какие правовые последствия имеет подписание акта приёма-передачи помещения

Подписание акта приёма-передачи помещения по договору аренды — это юридически значимое действие, с которым связано множество последствий для арендатора и арендодателя. Этот документ не только подтверждает сам факт передачи имущества, но и определяет момент начала исполнения обязательств сторон. Ниже перечислим ключевые правовые последствия.

1. Начало срока аренды и обязательств по оплате
   Как правило, аренда помещения начинается не с даты заключения договора, а с момента подписания передаточного акта. Именно с этой даты арендатор обязан вносить арендные платежи, а арендодатель — исполнять обязательства по предоставлению имущества для использования.
2. Переход рисков и ответственности
   С даты подписания акта арендатор принимает на себя риск случайной гибели или повреждения имущества, если иное не предусмотрено договором. Также возникают обязательства по соблюдению условий эксплуатации, ремонту помещения и возмещению возможного ущерба.
3. Подтверждение состояния помещения
   Акт фиксирует фактическое состояние объекта недвижимости на момент передачи: наличие дефектов, повреждений, комплектность оборудования, документов и т.д. Это важно при возникновении споров об убытках или компенсации за нанесённый ущерб.
4. Защита от претензий и споров
   Если арендатор подписал акт без замечаний, то в дальнейшем будет сложно оспаривать состояние помещения. Также акт позволяет арендодателю доказать передачу имущества и обоснованность требования арендной платы в суде.
5. Основание для бухгалтерского и налогового учёта
   Подписанный акт подтверждает момент, с которого арендатор вправе учесть арендные расходы, а арендодатель — отразить арендный доход. Это важно при камеральных проверках и расчётах налога на прибыль и НДС.
6. Возможность страхования и эксплуатации объекта
   Во многих случаях страхование помещения, запуск коммерческого объекта или техническая эксплуатация начинается с даты подписания акта. Без него невозможно обосновать начало пользования имуществом.
7. Признание исполнения обязательств
   Акт служит доказательством, что арендодатель исполнил свою обязанность по передаче помещения, а арендатор принял объект в соответствии с условиями договора.

Таким образом, передаточный акт — это не просто формальный документ, а ключевой элемент аренды, обеспечивающий защиту интересов обеих сторон, контроль над рисками и соблюдение законодательства. Его отсутствие может повлечь убытки, неустойку и отказ суда в удовлетворении требований.

Как составить акт передачи помещения при заключении договора аренды?

На юридических сайтах есть много примеров актов приема-передачи помещения по договору аренды, в том числе и пустых образцов. Законодательно бланк передаточного акта не установлен, поэтому стороны могут самостоятельно определить его содержание. Мы рекомендуем включить в акт передачи имущества по договору аренды следующее:

1. наименования контрагентов;
2. адрес помещения;
3. характеристики помещения (площадь, этаж, наименование помещения и т.п.);
4. кадастровый номер;
5. опись имущества, которое передается с помещением (например, оборудование , ключи);
6. документы, которые передаются с помещением (наименование, количество листов каждого документа, оригинал или копия);
7. состояние помещения, обнаруженные недостатки, срок устранения недостатков;
8. реквизиты договора аренды.

Также целесообразно указать точную дату составления и место подписания документа. В некоторых случаях акт включает техническое заключение или результаты предварительной оценки помещения. Обратите внимание, что в случае подписания акта по доверенности необходимо приложить копию доверенности.

Для подтверждения подлинности акта рекомендуется оформлять его в двух экземплярах с подписями сторон и печатями (если применимо), а также обеспечить его хранение в корпоративном архиве или системе электронного документооборота.

Акт возврата помещения при прекращении договора аренды

При прекращении отношений сдача арендатором помещения сопровождается актом приема-передачи имущества по договору аренды. Он необходим, чтобы зафиксировать возврат арендуемого помещения. К тому же в момент приема-передачи стороны могут урегулировать спорные вопросы. Если же дело дойдет до суда, то любая из сторон может ссылаться на передаточный акт либо на его отсутствие. Также перечислим другие причины, в соответствии с которыми передаточный акт нужен при возврате помещения:

1. фиксация выявленных недостатков или их отсутствия при пользовании помещением арендатором. Например, в соответствии с актом возврата арендодатель может требовать устранение обнаруженных недостатков либо возмещение ущерба за испорченное состояние арендуемого помещения. Здесь нужно сослаться на условие об ответственности арендатора по договору аренды;
2. фиксация момента прекращения договора. Актом подтверждается, что в отношении друг друга стороны не имеют каких-либо обязательств, и арендодатель вправе распоряжаться помещением как угодно;
3. фиксация улучшения состояния помещения. Например, помещение нуждалось в ремонте, и арендатор его произвел. При прекращении договора арендатор может потребовать с арендодателя компенсации за выполненный ремонт.

Приведем классический пример. По делу № А57-15177/2019 Арбитражного суда Саратовской области арендодатель обратился с иском о возмещении ущерба, причинённого арендатором при возврате нежилого помещения. После расторжения договора аренды арендатор демонтировал часть внутренней отделки (плинтусы), что было зафиксировано в акте приёма-передачи помещения. Суд признал расходы на восстановительный ремонт обоснованными и удовлетворил иск, взыскал с арендатора убытки и судебные издержки. Кейс демонстрирует важность подписания акта возврата с указанием недостатков и фиксации состояния помещения на момент передачи.

Существенные убытки может понести любая из сторон и из-за отсутствия передаточного акта. Их возмещение требует времени и дополнительных денежных затрат. Если у вас все же возникла данная проблема, рекомендуем обратиться к арбитражным юристам, которые помогут урегулировать арендные споры в досудебном порядке либо представить интересы в суде.

Как составить акт возврата помещения при прекращении аренды?

Для того чтобы вернуть арендуемое помещение обратно, составляется передаточный акт. Если акт возврата оформлен ненадлежащим образом, то его можно оспорить в суде. Поэтому перечислим, какие сведения в него нужно внести:

1. дата, место составления передаточного акта;
2. наименования контрагентов;
3. причины составления акта передачи (расторжение либо прекращение договора аренды по окончанию действия и т.п.);
4. характеристики помещения, его состояние;
5. недостатки, обнаруженные при проверке помещения арендодателем, срок их устранения;
6. претензии, если они возникнут в ходе проверки помещения.

Рекомендуем сделать приложение с фотофиксацией объекта на момент сдачи. Это особенно важно, если помещение коммерческое — офис, магазин, склад и т.д. Подробность и точность акта исключают последующие разногласия.

Также стоит указать наличие или отсутствие задолженности по арендным платежам, коммунальным услугам, расходам на ремонт. В этом случае акт будет выполнять и функцию согласования итогов расчетов между сторонами.

Могут быть указаны и другие данные, если сторонам их важно прописать.

Что делать, если арендодатель уклоняется от осмотра и подписания акта возврата?

На практике нередко встречаются случаи, когда арендодатель уклоняется от приема возвращаемого помещения, продолжая начислять плату за аренду. Рассмотрим порядок действия арендатора в этой ситуации.

1. Арендодателю направляется уведомление о приемке помещения. В уведомлении следует указать разумные сроки, когда арендодатель может принять и осмотреть помещение.
2. Если в назначенное время арендодатель не явился, арендатор осуществляет проверку помещения в одностороннем порядке. Для этого он приглашает свидетелей и эксперта для осмотра помещения, оборудования. Эксперт оценивает износ арендуемых объектов, а также фиксирует дефекты. Они сравниваются с недостатками, содержащимися в акте о сдаче-приемке при заключении договора аренды. После осмотра составляются односторонний акт возврата, подписанный арендатором и другими участниками осмотра, акт опечатывания помещения и акт комиссионного осмотра. Привлечение свидетелей и экспертов необходимо для того, чтобы арендодатель в суде не смог переложить вину на арендатора. Если составить односторонний акт возврата помещения самостоятельно, то арендодатель в суде начнет доказывать о возникновении недостатков по вине арендатора. И в этом случае на иск арендатора арендодатель подаст встречный иск о взыскании убытков. Для того, чтобы не возникало подобных рисков, рекомендуем обратиться за юридическими услугами для юридических лиц/физических лиц. Помимо этого, арендатору важно сохранить подтверждения отправки уведомлений, копии актов, почтовые квитанции и описи вложений. При необходимости документы можно нотариально заверить для усиления доказательной базы.
3. Документы, составленные при осмотре для возврата помещения, и ключи отправляются с уведомлением о вручении арендодателю на юридический адрес или на адрес, который был указан в договоре аренды.

Такой порядок действий минимизирует риск оспаривания акта передачи помещения по договору аренды противоположной стороной. Арендатор в суд может предоставить не только передаточный акт, но и пригласить свидетелей и эксперта. Взыскать аренду удастся:

• если после опечатывания помещения арендатор по факту не пользовался помещением;
• если арендатором соблюдался досудебный порядок расторжения договора аренды.

Заключение

Акт приема-передачи по договору аренды нежилого помещения является ключевым документом, который фиксирует факт передачи объекта и его состояние, что обеспечивает юридическую защиту обеих сторон. Его подписание исключает споры о начале срока аренды, обязанности по оплате и состоянии помещения, а отсутствие акта может привести к отказу в судебных исках по взысканию арендной платы. Поэтому составление и правильное оформление акта приема-передачи — обязательное условие для надежного и прозрачного взаимодействия между арендодателем и арендатором.

Если вы хотите сэкономить время на действиях, необходимых по договору аренды, и с первой попытки составить грамотный передаточный акт, команда юридической компании «Хелп Консалтинг».

Данную статью можно прочитать у нас на сайте.