Обычно все начинается с простого вопроса: «Почему мы снова делаем это вручную?» Или: «А где статус заявки клиента?» А может, даже: «А кто вообще отвечает за этот этап?» — и тишина. Удивительно, насколько часто бизнес продолжает работать на личной инициативе сотрудников, таблицах Excel и уговорах «ну ты посмотри ещё раз, я тебе точно отправлял». До определённого момента это работает. Но потом — перестаёт.
Когда процессов становится много, а людей — ещё больше, хаос наступает быстро. Обычные подходы к управлению уже не справляются. И вот тогда появляется интерес к BPM-системам. Не из-за моды. Из-за необходимости.
Подробнее о наших курсах — на сайте
Что такое BPM-система и почему о ней говорят всё чаще
BPM — это не модуль в ERP и не надстройка над CRM. Это отдельный инструмент, задача которого — управлять бизнес-процессами. Не людьми, не задачами, не документами, а именно логикой: кто, что, когда и зачем делает.
С помощью BPM-системы можно:
- описать процесс в виде схемы (да, визуально, как в блок-схеме);
- задать правила переходов между этапами;
- автоматизировать уведомления, контроль сроков, запуск задач;
- настроить аналитику по отклонениям, задержкам, загрузке сотрудников;
- быстро менять процесс, не переписывая всё с нуля.
Именно гибкость — одна из ключевых причин, почему BPM-системы внедряют и в крупном бизнесе, и в компаниях среднего размера. Можно адаптировать процессы под изменения стратегии, законодательства или бизнес-модели — без дорогих разработок и долгих согласований.
Если вы ищете надёжную систему для управления проектами — обратите внимание на «Бит.Управление проектами» на базе 1С:Документооборот. Подробнее на сайте.
Когда BPM особенно нужен
Не любая компания готова к BPM, но у большинства наступает момент, когда без него уже сложно. Это может быть:
- рост команды — коммуникации усложняются, теряется контроль;
- расширение линейки продуктов — появляются новые сценарии взаимодействия с клиентами;
- внедрение сервисных уровней (SLA) — нужно чётко отслеживать время реакции и исполнения;
- переход на проектную модель — появляются перекрёстные задачи между отделами, нужен координационный механизм;
- потребность в аналитике — нельзя улучшить то, что не измеряешь.
И ещё один маркер — частые фразы «всё тормозит», «вечно кто-то что-то не сделал», «а мы уже обсуждали это неделю назад». Это как раз про процессы, которые никто не контролирует и которые никем не управляются.
Как BPM-система упорядочивает хаос
В обычной работе часто всё завязано на сотрудниках. Пока они мотивированы, внимательны и всё помнят — процессы идут. Но стоит кому-то уйти в отпуск, заболеть или просто переключиться на другой проект, и цепочка разрушается. BPM-система фиксирует процесс не в головах, а в системе.
Что это даёт:
- каждый знает свою зону ответственности;
- видно, на каком этапе что-то задержалось;
- задачи не теряются, не дублируются, не перепрыгивают этапы;
- руководитель видит загрузку команды и проблемные зоны.
Это не только про контроль, но и про устойчивость. Процесс, оформленный в BPM, работает независимо от конкретного сотрудника. Это особенно важно в сервисных бизнесах, где качество взаимодействия с клиентом напрямую влияет на прибыль.
Почему не хватает ERP и CRM
Это частый вопрос: если у нас есть ERP и CRM, зачем ещё что-то? Ответ — в специализации. ERP — это про учёт: товары, деньги, производство. CRM — это про клиентов, продажи, коммуникации. BPM — это про процессы между системами и людьми.
Например, в CRM вы фиксируете заявку, в ERP выставляете счёт. А вот процесс согласования условий, подключения юристов, контроля сроков и взаимодействия между отделами — это уже BPM. Он соединяет участки, которые иначе остаются разрозненными.
Какие задачи бизнес решает с помощью BPM
Чтобы понимать реальную пользу, важно смотреть не на список функций, а на задачи, которые решаются.
Вот типичные примеры:
- автоматизация согласования договоров (с контролем версий, сроков, статусов);
- управление закупками — от заявки до оплаты и приёмки;
- кадровые процессы: подбор, адаптация, увольнение;
- управление инцидентами и заявками в службе поддержки;
- контроль проектных процессов: запуск, контроль, закрытие.
Всё это можно реализовать на других инструментах — вручную, в задачниках, в Excel. Но вопрос в масштабируемости и устойчивости. Если процессов много, они должны быть стандартизированы и управляемы. Иначе — ручное управление, ошибки, конфликт интересов и потеря времени.
И если Вы хотите лучше управлять сроками проектов, бюджетами, трудоемкостью, отслеживать рентабельность и видеть как риски, так и возможности до того, как они возникли – Присоединяйтесь к бесплатному вебинару по Управлению трудоемкостью проектов в часах — новый вебинар уже 3 июня! Регистрация
Почему BPM-системы не стали массовыми
Парадокс в том, что BPM — мощный инструмент, но его используют далеко не все. Причин несколько:
- Отсутствие зрелости процессов. Когда всё делается «на коленке», нечего автоматизировать.
- Недостаток компетенций. BPM — это про проектирование процессов. Нужно уметь мыслить не задачами, а логикой процессов. Это навык.
- Страх перед изменениями. Любая попытка формализовать процессы — это потенциальный конфликт: кому-то придётся поменять привычный подход.
- Неправильный выбор системы. Есть сложные, перегруженные продукты, которые требуют длинного внедрения. Есть простые, но ограниченные. Нужен баланс.
Поэтому внедрение BPM — это не только про технологию. Это про организационные изменения. Иногда даже болезненные. Но без этого — никак.
Как понять, что BPM-система даст результат
Нет универсального рецепта, но есть несколько признаков, что BPM может стать для бизнеса точкой роста:
- вы регулярно теряете время из-за неясного распределения ответственности;
- сотрудники дублируют действия или забывают о задачах;
- клиенты жалуются на долгие ответы;
- сложно сказать, на каком этапе находится та или иная операция;
- процессы невозможно масштабировать без роста команды.
Если вы узнали свою компанию хотя бы в двух пунктах — пора смотреть в сторону BPM.
Что дальше
Просто внедрить BPM — недостаточно. Важно понимать, что это инструмент. Он требует:
- описания текущих процессов (хотя бы на уровне «как есть»);
- нормальной постановки целей — что хотим автоматизировать и зачем;
- готовности компании к изменениям.
Если всё это есть, BPM может серьёзно изменить скорость и предсказуемость вашей работы.
А если просто купить систему и «понадеяться, что станет лучше», скорее всего, ничего не изменится. BPM не магия. Это метод работы. Система — лишь оболочка. Всё зависит от того, как её используют.
Хаос в компании не приходит внезапно. Он накапливается постепенно — из пропущенных задач, нерешённых конфликтов, невидимых этапов и устных договорённостей. BPM — это не про «цифровизацию ради галочки». Это про выбор: продолжать работать вразнобой или всё-таки начать управлять. Не людьми, а процессами.