Командная работа помогает снизить текучку кадров в 4,5 раза. Групповое решение задач снижает вероятность профессионального выгорания. Однако эффективность совместной работы зависит не только от сплоченности коллектива, но и от верного распределения должностей в проекте.
В статье вы узнаете:
- какие функции существуют у проектной команды;
- какие могут быть роли в команде проекта;
- как меняется состав проектной группы в зависимости от формата работы;
- из каких этапов состоит управление командным проектом;
- какие инструменты управления повысят эффективность работы.
Особенности проектной работы в команде
Команда проекта — это группа специалистов, которые работают вместе для достижения поставленного результата. В отличие от просто коллег в одной компании их объединяет работа над проектом. Это может быть выпуск продукции, разработка нового товара, оказание услуги или другой рабочий план, который имеет сроки выполнения и поставленную цель.
Перед началом работы руководитель назначает роли в команде проекта и их функции. Благодаря этому участники точно знают свои обязанности и взаимосвязи между коллегами. А проджект-менеджер может создать эффективный план работ, чтобы каждый выполнял задачи в зависимости от своих навыков и опыта. С помощью распределения ролей и взаимосвязей можно наладить эффективную коммуникацию между сотрудниками, улучшить показатели всей команды и успешно завершить работу в срок.
Цель проектной команды — это успешное завершение общей работы. Когда проект закончен, руководитель может поставить следующую задачу или вовсе распустить группу.
💡 Стили руководства и сценарии их применения
Не знаете, как управлять командой в разных ситуациях? Собрали памятку по использованию стилей руководства.
Функции команды проекта:
- Планирование. Сотрудники разрабатывают план работы, в котором указаны сроки, этапы, ресурсы и желаемые результаты.
- Разработка продукта или оказание услуги. При этом команда учитывает интересы заказчика и стандарты качества, принятые в компании.
- Мониторинг. Постоянный контроль за соблюдением плана. При появлении затруднений задача команды — скорректировать задачи и найти пути решения с максимальной выгодой.
- Обучение и передача опыта. Во время совместной работы сотрудники могут повышать профессиональные компетенции, проходить тренинги.
Для нормального функционирования команды руководитель должен обеспечить высокий уровень мотивации. Сотрудников должен объединять общий интерес к работе, вовлеченность всех членов команды и удовлетворение от завершенного проекта.
Залог успешной работы команды управления проектом — это налаженная коммуникация. Сотрудники должны выбрать подходящие каналы связи для корпоративных взаимодействий. Например, систему для командной работы Аспро.Cloud.
💻 Система для управления проектами Аспро.Cloud
Возьмите полный контроль над проектами и начните работать эффективнее
Если при формировании и управлении командой проекта нарушены эти функции, она не может работать эффективно. Поэтому первая задача руководителя — создать условия для командной работы. Вторая — распределить роли в проектной деятельности так, чтобы каждый сотрудник мог проявить свои сильные стороны. Но в то же время так, чтобы коллеги могли перенимать друг у друга опыт.
Примеры командной работы с четким распределением ролей в проекте:
- Хоккеисты. Без вратаря, тренера и защитников один нападающий — просто конькобежец с клюшкой. В командных видах спорта победа сильно зависит от распределения ролей и следования плану.
- Бригада хирургов. У операционного стола каждый знает свои обязанности. Их четкое выполнение, в прямом смысле, вопрос жизни и смерти. Особенность командной работы в медицине — каждый хирург сам подбирает себе ассистентов и медсестер, чтобы действовать слаженно и без конфликтов внутри группы.
- Оркестр. Каждый музыкант играет свою партию, но только вместе они создают произведение искусства. Залог успеха — четкое следование инструкциям дирижера и умение прислушиваться с другим музыкантам.
В бизнесе очень похожая ситуация. Если начальник сможет подобрать роли в проектном управлении так, чтобы сотрудники следовали рабочему плану, как хоккеисты, были сплоченные, как медперсонал, и слушали руководителя, как музыканты, то совместная работа покажет отличные результаты.
Какие могут быть роли в проекте
Над тем, какие группы ролей выделяются в проекте, работали многие ученые. Одни для классификации выделяют функции и профессиональные компетенции сотрудников, другие — личностные качества и даже темперамент.
Консультант по командной работе Р. М. Белбин описывает, какие роли есть в проекте, исходя из склада характера сотрудников:
- мотиватор — экстраверт, который имеет потребность в достижениях и заражает ей коллег;
- служащий — исполнительный специалист, которому можно доверить рутинную работу по алгоритму;
- подводящий итоги — обязательный человек, цель которого — систематизировать работу команды, довести ее до логичного завершения;
- председатель — занимает роль лидера, координатора действий;
- гармонизатор — миролюбивый член команды, который снимает напряжение в группе, предупреждает развитие конфликта;
- исследователь ресурсов — отвечает за переговоры с поставщиками, находит более выгодные условия, заключает контракты;
- мыслитель — новатор с творческим подходом к рутинным задачам, всегда предлагает нестандартные пути развития;
- аналитик — человек, который принимает аргументированные решения, основывается на фактах;
- специалист — сотрудник, который идет разные идеи и подходы, но черпает их из своего опыта и знаний коллег.
Модель Р. М. Белбина основана на soft skills сотрудников. Но формирование проектной команды осуществляется с соблюдением не только сильных черт, но и недостатков членов группы. Например, нужно учитывать, что мотиватор может вступать в конфликты из-за чрезмерной склонности к достигаторству, а служащему сложно работать по новому плану, который предлагает мыслитель.
Больше полезных материалов по управлению проектами:
Однако чаще руководители распределяют основных участников проекта и их функции по тем задачам, которые они выполняют в рамках общей работы.
Рассмотрим подробнее состав команды проекта и их функции.
Владелец продукта
Product owner — специалист, который участвует в разработке и запуске продукта. Он отвечает за стратегию проекта и продуктовую ценность. Его функции:
- Определять результат работы. К примеру, клиент заказывает разработку сайта. Product owner оценивает потребности заказчика и участвует в составлении требований к конечному результату. Его цель — чтобы клиент получил сайт, который соответствует его ожиданиям и потребностям.
- Предоставлять информацию для реализации проекта. Product owner оценивает состояние рынка и конкурентов, собирает данные о продукте и тестирует разные гипотезы по его улучшению.
- Участвовать в составлении технического задания, чтобы проджект-менеджер мог ставить цели перед участниками проекта задействованными в его реализации.
- Общаться с командой и клиентом. Во время работы над проектом product owner ведет переговоры с заказчиком, участвует в согласовании плана, присутствует на встречах команды. Он должен эффективно общаться с другими участниками проектной деятельности, в том числе выражать свое мнение и принимать обратную связь.
- Оценивать промежуточный и итоговый результат работы.
Руководитель команды
Он же проект-менеджер. Иногда роли владельца продукта и руководителя команды выполняет одно лицо.
Функции проектного менеджера:
- Распределять роли людей в проекте. Руководитель собирает команду, при необходимости привлекает сторонних специалистов, а также обозначает их обязанности.
- Формулировать цели проекта, определять сроки и инструменты для их достижения.
- Отвечать за развитие команды проекта. В том числе организовывать дополнительное обучение, проводить тренинги профессионального роста и ретроспективы по завершенным рабочим задачам.
- Создавать четкий план действий. В нем должны быть прописаны этапы работы, затраченные ресурсы, критерии качества.
- Налаживать коммуникацию с основными участниками проекта. Ему необходимо участвовать в переговорах с заказчиком и поставщиками, эффективно доносить информацию членам команды, а также заниматься сплочением коллектива.
- Организовывать совместную деятельность. Руководитель должен уметь пользоваться инструментами, например, таск-трекером, чтобы ставить задачи членам команды проекта. А также обладать навыками проектного управления, планирования, бюджетирования.
- Поддерживать эмоциональное состояние команды. Нужно обладать уверенностью в себе и лидерскими качествами, уметь мотивировать сотрудников на продуктивную работу, сглаживать конфликты в группе.
- Подводить итоги. В задачи руководителя входит завершение проекта и оценка проделанной работы.
Исполнители
Исполнители — это рядовые сотрудники. Состав проектной команды формируется из специалистов в разных отраслях. К примеру, для создания и продвижения сайта нужен программист, веб-дизайнер, верстальщик, маркетолог, SEO-специалист, контент-менеджер, редактор. В зависимости от задач совместной работы и деятельности компании участниками проекта являются менеджеры по продажам, технологи, строители, проектировщики, юристы и люди других профессий. Они принимают непосредственное участие в выполнении рабочих задач, помогают достигать поставленных целей.
Функции участников проекта:
- Выполнять конкретные рабочие задачи. Исполнители должны обладать профессиональными навыками. Это hard skills, которые получены в рамках обучения. Например, программирование, бухгалтерский учет или знание законов.
- Соблюдать требования заказчика и корпоративные стандарты качества. Сотрудникам нужно выполнять работу в срок, поэтому важны навыки тайм-менеджмента. Кроме того, они отвечают за распределение ресурсов, которые отведены на задачу.
- Общаться с теми, кто является участником проекта, по рабочим вопросам. Делиться опытом, помогать.
- Участвовать в обсуждении каждого этапа работы. Предоставлять отчеты, говорить о трудностях, предлагать способы их решения.
Бизнес-аналитик
Не каждая структура команды проекта включает бизнес-аналитика. Иногда его функции берет на себя один из исполнителей или руководитель. Часто функции бизнес-аналитика пересекаются с задачами владельца продукта. Однако business analyst больше сосредоточен на формализации требований и тактическом ведении проекта. В то время как владелец продукта отвечает за стратегию развития и пользу для клиента.
Но если в проекте есть отдельный человек, который отвечает за анализ работы, то его задачами становятся:
- Структурировать все требования к продукту.
- Прорабатывать бизнес-кейсы и находить подходящие способы решения задач.
- Формировать бэклог проекта, вносить в него уточнения в ходе работы.
- Анализировать отчет о прибылях и убытках по проекту.
- Проверять промежуточные результаты и итоговый продукт проекта на соответствие требованиям заказчика.
Стейкхолдеры
Стейкхолдеры — это люди или организации, которые оказывают влияние на работу проекта со стороны. К примеру, клиент, поставщики, чиновники, СМИ, учредители компании и даже конкуренты.
Их нельзя причислить к членам проектной команды, но их мнение необходимо учитывать. Стейкхолдеры часто влияют на план проекта.
Например, отдел дизайна молочного завода занят разработкой упаковки для товаров. Этикетка для молока почти готова и утверждена. Но в силу вступает новый закон об обязательной маркировке. Дизайнерам приходится корректировать план и менять упаковку. Стейкхолдером в этом случае выступает законодательный орган.
Каким бывает состав проектной команды
В зависимости от формата работы команда бывает:
Иногда состав смешанный. К примеру, есть постоянная команда. Но для нового проекта ее мощностей не хватает: нет специалистов с какими-то навыками или просто недостаточно рабочих рук. Тогда руководитель привлекает дополнительных работников, фрилансеров, экспертов.
Этапы формирования команды проекта
У проектной группы есть жизненный цикл. Она рождается, растет и развивается. Как и в любом коллективе, у команды есть стадии знакомства, притирки. Но основное отличие проектной группы, например, от обычного рабочего коллектива в том, что все этапы жизненного цикла ограничены во времени сроками выполнения проекта. Поэтому, чтобы избежать внутренних конфликтов и ускорить сплочение группы, руководителю важно при наборе команды проекта учитывать не только профессиональные, но и личностные качества сотрудников.
Рассмотрим, через какие этапы проходит коллектив:
- Определение целей работы. Руководитель вместе с заказчиком и бизнес-аналитиком должны определить цели проекта: какого результата и в какие сроки нужно достигнуть. Также менеджер обдумывает показатели эффективности, KPI для сотрудников, и методы контроля качества.
- Подбор команды. Руководитель выбирает исполнителей, распределяет роли в бизнес-проекте, а также вводит команду в курс дела. На этом этапе нужно выбрать способ коммуникации и познакомить коллег.
- Притирка. У сотрудников могут быть разные взгляды на задачи и способы их достижения — это нормально. Цель руководителя на этапе притирки — не допускать возникновение конфликтов и найти способы наладить конструктивную коммуникацию.
- Совместная работа. Самый продуктивный период: команда работает сплоченно. Задача проект-менеджера — поддерживать хорошие отношения в группе, высокий уровень мотивации и вовлеченности.
- Реорганизация. При любых структурных изменениях команды или включении дополнительных объемов работы может потребоваться откалибровка команды — приглашение специалистов, перераспределение задач, обучение новым навыкам.
- Анализ выполненной работы. После завершения проекта важно дать команде обратную связь: поощрить достижения, указать на слабые места, показать вектор дальнейшей совместной работы.
Методы организации проектной работы
Чтобы команда работала эффективно, руководителю нужно использовать инструменты для планирования, проектного управления и распределения задач. Это могут быть:
- Диаграмма Ганта. На графике наглядно отражены вехи и этапы проекта. Инструмент подходит для планирования и управления работой по каскадной методологии. На диаграмме можно отметить задействованные ресурсы: финансовые, временные, трудовые. Это поможет команде избежать срыва дедлайнов и выхода из бюджета. Участники видят объем работы, приоритеты и распределяют личные задачи в соответствии с планом.
- Таск-трекеры для постановки задач. С помощью карточек на доске проекта можно следить за реализацией каждой задачи, оставлять комментарии, прикреплять документы. Руководитель контролирует выполнение задач и затраченное на них время. А коллеги могут обсуждать рабочие вопросы и просить помощи через упоминание сотрудника.
- Мессенджеры и сервисы для видеоконференций, чтобы организовать общение команды по рабочим вопросам.
- Базы знаний. Удобное хранилище для корпоративной документации и информации по каждому проекту поможет сохранить все регламенты и инструкции в одном месте. Это поможет быстро погрузиться в проект и избежать типичных ошибок.
В системе для совместной работы Аспро.Cloud встроен модуль «Проекты».
В нем собраны наглядные инструменты для команды, которые помогут:
- распределять задачи и следить за их выполнением на kanban-доске;
- эффективно планировать и распределять ресурсы с помощью диаграммы Ганта;
- следить за расходами и доходами и рентабельностью проектов;
- собирать подробную отчетность и формировать статистику по проекту;
- контролировать нагрузку на членов команды и рассчитывать почасовую оплату;
- дать клиентам прозрачную картину выполнения проекта;
- работать удаленно в мобильном приложении и всегда быть на связи;
- экономить время на рутинные задачах с помощью автодействий;
- выстраивать эффективную коммуникацию между членами команды.
💻 Система для управления проектами Аспро.Cloud
Возьмите полный контроль над проектами и начните работать эффективнее
Команда управления проектом представляет собой сплоченную группу специалистов, которые объединены общей целью. Сотрудники могут иметь разные должности, обязанности, навыки, взгляды на задачу. И только правильный менеджмент позволяет сделать из нескольких людей эффективную команду.
