Добавить в корзинуПозвонить
Найти в Дзене

Коллеги, доброе утро

Коллеги, доброе утро! ☀️ Хочу обсудить вторую часть, которую, как мне кажется, следует исправить в организации мероприятия — это регистрация и пропуск участников. Как я уже не раз наблюдал на других мероприятиях, например, в Битрикс24, и помогая в бизнес-клубе «Терра», где мы проводили мероприятия в этом же МТС-Холле, я прекрасно понимаю, как важно быстро пропустить тысячи людей на мероприятии. На наших мероприятиях было 5+ тысяч человек, и для управленца зоны это была ключевая задача — ускорить процесс пропуска. Когда мы пришли на регистрацию, то были немало удивлены… Очередь быда длинная уже на улице, а палатка, установленная перед входом, не могла вместить всех желающих. Мероприятие стартовало в 10 утра, а в 11 мы все ещё ждали на улице! 😩 Общаясь с организаторами, я выяснил, что в прошлом году участники жаловались на бэджи с наклеенной полоской с именем. Говорили, чт заплатили серьезные деньги — кто-то 20, кто-то 30, а кто-то и 50 + тысяч, и им было неприятно получить просто

Коллеги, доброе утро! ☀️

Хочу обсудить вторую часть, которую, как мне кажется, следует исправить в организации мероприятия — это регистрация и пропуск участников.

Как я уже не раз наблюдал на других мероприятиях, например, в Битрикс24, и помогая в бизнес-клубе «Терра», где мы проводили мероприятия в этом же МТС-Холле, я прекрасно понимаю, как важно быстро пропустить тысячи людей на мероприятии.

На наших мероприятиях было 5+ тысяч человек, и для управленца зоны это была ключевая задача — ускорить процесс пропуска.

Когда мы пришли на регистрацию, то были немало удивлены… Очередь быда длинная уже на улице, а палатка, установленная перед входом, не могла вместить всех желающих.

Мероприятие стартовало в 10 утра, а в 11 мы все ещё ждали на улице! 😩

Общаясь с организаторами, я выяснил, что в прошлом году участники жаловались на бэджи с наклеенной полоской с именем. Говорили, чт заплатили серьезные деньги — кто-то 20, кто-то 30, а кто-то и 50 + тысяч, и им было неприятно получить просто наклейку на бэдже.

В этом году решили изменить механику: стали выдавать бэджи с NFT + печатать имя на бедрах и делать фото. Рассчитывпди, что это должно было облегчить пропуск в определенные зоны для разных категорий участников. Видимо процесс оказался сложным...

Пока мероприятие шло минут 60, очередь всё ещё росла! Наверное, Тысяча людей не могли попасть внутрь, потому что использовалась такая замысловатая схема пропуска. Плюс палатка явно не была рассчитана на объём людей — кислорода не хватало, и возмущение нарастало. 😤

Я воспринимал ситуацию, как есть, общался с людьми, знакомился, делал опросы и касдевы прямо на месте, пытался шутить, чтобы разрядить атмосферу.

Но когда регистрация всё ещё не двигалась, я уже громко общаясь с новыми знакомыми говорил, что текущая ситуация — это «пожар». 🔥

Сказал, что организаторы должны немедленно исправлять положение, ведь людям уже просто нужно на мероприятие и мне все равно наклейка или нет.

Здесь столько контента от международных спикеров – люди пришли послушать их. Да, записи остаются, есть онлайн-трансляция, но когда ты покупаешь билет на офлайн-мероприятие, ты рассчитываешь быть в зале и получать информацию прямо в мозг, прямую энергию!

Спустя несколько минут, хочется верить что под влиянием моих слов :) организаторы начали раздавать бэджи с учётом купленных билетов, и очередь наконец начала двигаться. Ура! 🎉 Люди начали проходить на основную площадку.

Что можно извлечь из этой ситуации? Ведь мероприятие не проводилось в первый раз. Команда, занимающаяся ивентами, должна учитывать особенности пропускной системы.

Как бы я поступил? Прежде всего, я бы принял решение на основе как можно большей выборки. Если кто-то недоволен наклейкой с именем, то стоит понять, сколько таких людей. Провести опрос.

На тестовых этапах важно замерить, сколько нужно времени на полный бизнес-процесс. Умножьте это время хотя бы на 10, чтобы учесть стресс, который возникает при большом количестве людей — ведь вероятность поломок возрастает! Должен быть план «Б», «С» и так далее.

Когда мы в «Терре» запускали мероприятия, у каждого управленца была задача разработать основные планы и запасные — команды проводили тестовые и подготовительные работы. Это была не спонтанность, а продуманный подход! 👍

Может, если бы я протестировал и понял, что времени на регистрацию уходит очень много, то напечатал бы заранее максимальное количество бэджей. Когда люди подходят, просто найти их фамилии и раздавать. Это, кстати, хорошо работает на мероприятиях Битрикс24!

Чем меньше действий в бизнес-процессе, тем меньше шансов на сбои в напряжённый период.

Можно было бы также уточнять у людей, как написать имя на бэдже. К тому же, разумно перезвонить и уточнить, собираются ли они приходить, чтобы не печатать лишние бэджи. 📞

На территории было установлено множество электронных пропускных систем, но они не работали, возможно, из-за того, что карты выдавались без указания ФИО. Опять же, произошло какое-то усложнение процессов...

А Может это сделали специально, для критики в СМИ :)?

#путь_клиента