Многие интересуются, как правильно организовать переход на электронный документооборот (ЭДО) в сфере охраны труда. Давайте рассмотрим основные моменты. Мы также приложили к статье образец уведомления о переходе на электронный документооборот, который можно адаптировать под себя и применять на практике.
Какие документы по охране труда можно вести в электронном виде
Трудовой кодекс разрешает вести электронно без дублирования на бумаге практически всю кадровую документацию, за исключением:
- приказов (распоряжений) об увольнении сотрудников;
- трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности (если работник выбрал и использует бумажный документ);
- актов о несчастных случаях на производстве;
- документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда.
Все эти документы должны обязательно иметь бумажную версию.
Перечень документов, которые могут быть переведены в цифровой формат, несравнимо больше. К примеру, работодатель может оформлять в электронном виде:
- приказы о назначении ответственных за различные мероприятия по охране труда;
- документы по СОУТ, оценке профрисков;
- протоколы проверки знаний;
- документы о направлении работников на медосмотр;
- предписания;
- документы по учету СИЗ и др.
Перспектива перевести все это в электронный вид звучит многообещающе, однако важно учесть нюансы.
Во-первых, для того чтобы цифровой документ был юридически значимым, он должен быть подписан электронной подписью (ст. 22.2 ТК РФ). Процедура ее получения подробно описана на сайте ФНС. Пользователи платформы Courson также могут выпустить электронные подписи через Кабинет предприятия, чтобы подписывать протоколы проверки знаний в режиме онлайн. Слушатели, проходившие обучение по программам, подписывают протокол простой электронной подписью (ПЭП), а члены комиссии — усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП).
Во-вторых, вы должны получить согласие сотрудников на работу в новом формате. Даже если в ваших ЛНА прописано, что документы по охране труда ведутся в электронном виде, но кто-то из работников против, оформлять его документы придется по старинке на бумаге (ч. 5 и 9. ст. 22.2 ТК РФ). Исключение предусмотрено только для сотрудников, которые устроились на работе позже 31.12.2021 (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).
И, наконец, в ходе проверок работодатель имеет право предоставлять инспекторам доступ к базам электронных документов в области охраны труда. Соответствующее право содержится в ст. 214.2 ТК РФ.
Требования к ведению документов по охране труда в электронном виде
Для того чтобы вести документооборот в электронном виде, можно использовать либо информационную систему «Работа в России», либо собственную информационную систему работодателя (ТК РФ, ст. 22.1, ч. 4). Если выбрали второй вариант, то имейте в виду, что информационная система должна обеспечивать:
- подписание электронного документа в регламентированном виде;
- его последующее хранение;
- фиксацию факту получения документа сторонами трудовых отношений.
Вне зависимости от того, какую систему вы решили использовать, все подаваемые в электронном виде документы должны соответствовать требованиям, которые перечислены в Приказе Минтруда РФ от 20 сентября 2022 г. № 578н.
Согласно действующему законодательству, электронный документ должен состоять из:
- Основной части, оформленной в формате PDF/A-1A. В названии допускается использовать заглавные и строчные буквы латинского алфавита, цифры, подчеркивания. Длина — не более 250 символов.
- Приложения (при наличии). Оно может быть оформлено в Word-, Excel- или PDF-формате, названия допускается писать кириллицей.
- Файла одной или нескольких электронных подписей, которыми заверяются первые две части документа.
- Машиночитаемой (электронной) доверенности для подписи. Доверенность оформляется в формате XML, но если цифровая система не поддерживает автоматизированную обработку документа, то подойдет и формат PDF.
- Описания документа, оформленного в кодировке utf-8 без BOM в формате XML. Оно требуется для работы программы, принимающей и обрабатывающей файлы. XML-схема описания электронного документа размещается на сайте Минтруда (на заметку: если загрузить на сайт новую схему, то предыдущая будет действовать еще год).
Как перейти на электронный документооборот в сфере охраны труда: пошаговый алгоритм
Шаг 1 — подготовьтесь к переходу на электронный документооборот
Оцените, какие преимущества это может дать конкретно вашей организации (навскидку: экономия на картриджах и бумаге, увеличение скорости документооборота, улучшение контроля за ознакомлением работников с документами по охране труда). Определите границы действия электронного документооборота — то есть буквально: какие документы вы хотите оцифровать. Продумайте основные технические моменты: какую программную систему вы хотите использовать, как будет осуществляться доступ к данным и т. д.
Шаг 2 — издайте соответствующие ЛНА
Их потребуется два:
- ЛНА о введении электронного документооборота, который должен содержать:
- сведения о том, какую информационную систему вы используете;
- порядок доступа к этой системе;
- перечень электронных документов, а также перечень категорий работников, в отношении которых будет осуществляться электронный документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот, а также сведения о дате его введения (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).
- Порядок осуществления электронного документооборота, предусматривающий:
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени сотрудника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия работодателя с профсоюзом (при необходимости).
Шаг 3 — уведомите работников о переходе на электронный документооборот
Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный ЛНА о введении электронного документооборота. Образец уведомления добавили в нашу Базу знаний — можете просто брать шаблон и вставлять в него актуальные данные и реквизиты своей своей организации.
Скачать образец уведомления о переходе на электронный документооборот
Отметим также, что отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать согласие в будущем.
Шаг 4 — изготовьте электронные подписи
Существует три вида электронных подписей, которыми сотрудники могут заверять разные типы документов.
Простая электронная подпись (ПЭП) — наиболее распространенный тип электронной подписи, широко применяющийся во всех сферах, включая охрану труда. Задача ПЭП — идентифицировать человека, которому предоставляется доступ.
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) имеет более высокую защиту, поскольку создается на специальном токене с участием средств криптографической защиты. Оформить НЭП можно в специальных центрах (для пользователей Courson — непосредственно через платформу).
Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) в охране труда применяется реже остальных. Будучи самой защищенной, приравнивается к собственноручной подписи физлица. Получить УКЭП можно только через аккредитованный удостоверяющий центр.
Коллеги, если что-то осталось непонятным, задавайте ваши вопросы под статьей — будем разбираться вместе. Вы также можете написать свои пожелания по будущим материалам.
Большое спасибо всем, кто дочитывает до конца, оставляет реакции и комментарии. Нас это очень вдохновляет!