Автоматизация подбора персонала уже не является прерогативой только крупных компаний. Малый и средний бизнес всё чаще внедряют ATS (Applicant Tracking System), чтобы повысить эффективность рекрутинга и освободить HR-команды от рутины. Но переход к новой системе требует осознанного подхода.
Ниже — 10 вопросов, которые стоит задать себе перед тем, как выбрать и внедрить ATS.
1. Зачем нам нужна ATS именно сейчас?
Первый и самый важный вопрос. Попытайтесь сформулировать конкретные задачи, которые должна решить система. Например:
- Сократить время закрытия вакансий (и на сколько);
- Централизовать коммуникации по кандидатам;
- Упростить аналитику и воронку подбора;
- Автоматизировать рутинные процессы (переписку, планирование интервью, отклики).
Чёткое понимание потребностей позволит избежать ошибки выбора "по красивому интерфейсу" и сосредоточиться на функциональности.
2. Какую проблему мы решаем в первую очередь?
У ATS есть десятки функций, но не стоит гнаться за всем сразу. Выделите ключевую точку боли. Это может быть перегруз рекрутеров, рассинхрон между нанимающими менеджерами, отсутствие прозрачности по этапам подбора или низкая конверсия в офферы.
Решение одной большой проблемы уже может существенно повысить эффективность команды.
3. Кто будет основным пользователем системы?
HR-директору важно понимать, кто ежедневно будет работать в системе:
- Только рекрутеры?
- Руководители команд?
- Вся HR-служба?
- Внешние подрядчики?
От этого зависит, насколько интуитивным должен быть интерфейс, какие нужны уровни доступа и какая модель обучения потребуется.
4. Готовы ли мы к изменениям процессов?
Внедрение ATS — это не только установка софта, но и изменение подходов к подбору. Важно быть готовым:
- Пересмотреть роли в команде;
- Настроить новые процессы коммуникации;
- Вести кандидатов через воронку более структурированно.
Если команда не готова меняться, системой просто не будут пользоваться. Клиенты очень часто приходят к нам с запросом "Мы полгода назад внедрили систему X, но не пользуемся: не поняли, как настроить, поддержка не помогла, базу перенесли криво. А вы поможете?"
И уже вместе с клиентами мы продолжаем отвечать на вопросы 👇🏼
5. Какую интеграцию с текущими сервисами нам нужно предусмотреть?
Современные ATS позволяют интеграцию с:
- Job-платформами (hh.ru, SuperJob, LinkedIn и т.д.);
- Корпоративной почтой и календарями;
- HRM-системами и платформами адаптации;
- Telegram и другими мессенджерами.
Подумайте, какие из этих связок для вас критичны, и заранее проверьте, предлагает ли их поставщик.
6. Есть ли у нас ресурсы на внедрение?
Даже если внедрение обещают "под ключ за неделю", вам всё равно нужно:
- Назначить ответственного за внедрение;
- Потратить время на настройку и обучение;
- Выделить ресурсы на миграцию данных (если необходимо);
- Закладывать время на тестовый период.
План внедрения лучше составить до подписания договора.
7. Какие метрики мы хотим отслеживать с помощью ATS?
Без метрик эффективность сложно оценить. Среди стандартных показателей:
- Time-to-hire;
- Конверсия по этапам воронки;
- Источники кандидатов;
- Загруженность рекрутеров;
- Скорость отклика и срок жизни вакансии.
Выберите 3–5 метрик, которые действительно важны бизнесу, и проверьте, позволяет ли система их собирать.
8. Сможет ли ATS расти вместе с нашей компанией?
Выбирайте систему не "впритык", а с запасом на рост:
- Возможность добавлять новые команды и локации;
- Планы поставщика по развитию системы (рынок не стоит на месте, меняются процессы, появляется необходимость в новых инструментах);
- Масштабируемость в плане числа вакансий и пользователей.
Гибкая платформа позволит избежать повторного внедрения через 1–2 года.
9. Насколько прозрачна экономика внедрения?
Учитывайте:
- Стоимость лицензий и доп. функций;
- Возможные расходы на обучение, внедрение, техподдержку;
- Сопутствующие траты (интеграции, миграция данных).
Некоторые поставщики предлагают калькуляторы расчёта ROI и эффективности — воспользуйтесь ими, чтобы убедить руководство в целесообразности инвестиций.
10. Кто наш партнёр в этом процессе?
Внедрение ATS — это всегда взаимодействие с командой провайдера. Посмотрите на:
- Оперативность поддержки;
- Готовность к кастомизации;
- Специализацию (есть ли у них опыт в вашей отрасли);
- Репутацию и отзывы клиентов.
Важно, чтобы партнёр был не просто "поставщиком лицензий", а действительно помог вам выстроить устойчивый процесс найма.
Вместо вывода
Автоматизация подбора — это не просто тренд, а реальный способ сделать HR-функцию стратегическим активом компании. Но внедрение ATS требует зрелого подхода. Ответы на эти 10 вопросов помогут вам подготовиться к внедрению, избежать лишних трат и сделать выбор, который действительно усилит вашу команду.