«Ты же просто письма читаешь и кофе приносишь, да?» — если бы у бизнес-ассистентов была своя валюта, эта фраза точно была бы на банкноте.
На деле — это человек-оркестр, правая рука руководителя, центр управления бизнесом. Рассказываем, как выглядит один рабочий день ассистента и что остаётся за кадром.
🕗 8:30 — Планирование и разбор приоритетов
Рабочий день начинается не с кофе, а с... хаоса. Срочные сообщения, переносы встреч, отмены доставок.
💡 Лайфхак: Всегда начинай с трёх приоритетных задач на день. Иначе утонешь в мелочах.
📩 9:00–10:30 — Почта, задачи, «пожары»
Обработка входящих: письма, документы, запросы от клиентов, задачи в CRM.
🔥 Иногда за утро нужно найти подрядчика, согласовать договор и... заказать торт для партнёра. Всё одновременно.
🧠 11:00 — Встреча с руководителем
Блиц-созвон или личная встреча. Обсуждение задач, планов, идей. Ассистент — фильтр между руководителем и всем остальным миром.
💡 Совет: Веди список тем заранее, чтобы не забыть важное.
📊 12:00–14:00 — Административные задачи и аналитика
Работа с Excel, отчёты, платежи, контроль подрядчиков, согласование графиков.
💡 Инструменты: Notion, ClickUp, Битрикс24, Google Docs.
📞 14:30 — Звонки, координация, напоминания
Обзвоны, переписки, напоминания коллегам: кто забыл подготовить презентацию, кому отправить счёт, кого предупредить о дедлайне.
📂 16:00–18:00 — Подведение итогов, организация завтрашнего дня
— Финализировать задачи.
— Подготовить план на завтра.
— Обновить задачи в CRM.
— Передать руководителю итоги дня.
💡 Правило: каждый день должен заканчиваться пониманием, что сделано и что делать завтра.
Что остаётся за кадром?
- Эмоциональная выдержка. Ассистент — ещё и внутренний психолог для команды и руководителя.
- Навыки переговоров. Часто приходится решать конфликты и «договариваться» на всех уровнях.
- Скорость реакции. Решения нужно принимать быстро и точно. В идеале — ещё до того, как о них попросили.
💬 Хотите больше историй из жизни ассистента? Напишите в комментариях — сделаем продолжение.
#бизнесассистент #работа #офис #таймменеджмент #продуктивность #руководитель #помощникруководителя
