Регулярные деловые поездки несут значительные расходы для компании и часто вызывают стресс у тех, кто занимается бронированием и покупкой билетов. В этой статье расскажем, как оптимизировать процессы организации командировок.
Выбрать специализированный сервис
Это один из первых шагов для оптимизации процессов. Сегодня в распоряжении компаний есть B2B-сервисы для оформления билетов, подбора отелей и заказа дополнительных услуг, необходимых сотруднику в командировке.
Пример такой платформы — Островок Командировки. На ней удобно подобрать отель, апартаменты или другие средства размещения из 2,6 млн вариантов, забронировать авиа и ж/д билеты, заказать трансфер или арендовать автомобиль.
Коллективную командировку, для которой нужно более 6 номеров в отеле, поможет организовать служба Group. А специалисты отдела FIT выполнят индивидуальные заказы, например, составят программу пребывания или арендуют конференц-зал для переговоров. Кроме того, в сервисе есть удобная система оплаты для компаний: по безналичному расчёту, корпоративной или личной банковской картой.
Перейти на ЭДО
Согласно Трудовому кодексу компания может использовать ЭДО (электронный документооборот) при взаимодействии с сотрудником, например, отправлять на ознакомление приказ о направлении в командировку.
ЭДО также пригодится для быстрого обмена другими документами, поэтому логично выбирать такие тревел-сервисы, в которых подключена функция отправки и получения документов электронно.
Островок Командировки даёт такую возможность. Если компания подключена к оператору ЭДО, то можно получать от онлайн-тревел-сервиса закрывающие документы с подписью и печатью прямо в личном кабинете. Счета, акты приёма-передачи, УПД и акты сверок будут автоматически формироваться в личном кабинете и их можно сразу же скачать. Чтобы не переносить вручную данные в свою программу из актов сверки, информацию из документов можно импортировать в 1С из личного кабинета платформы.
Как подключить ЭДО в личном кабинете сервиса:
- Перейдите в раздел «Отчётность» → «Закрывающие документы».
- Нажмите «Подключение ЭДО».
Полная инструкция — в базе знаний.
Создать профиль для каждого сотрудника
Удобно, когда все работники, которые ездят в командировки, добавлены в систему платформы бронирования. Это даёт им возможность самостоятельно заказать подходящие билеты, отели и другие услуги.
В сервисе Островок Командировки очень просто добавить нового сотрудника и дать ему определённую роль: master, self booker, travel manager, finance, traveller. У каждой роли есть свой уровень доступа в системе.
- У master — самые большие возможности: от добавления новых сотрудников и создания бронирований до просмотра истории платежей.
- Self booker может выписывать и бронировать билеты, а также вносить корректировки в свои заказы.
- Travel Manager полностью организует поездку для себя и других сотрудников.
- Пользователь с ролью finance имеет доступ к отчётности по командировкам.
- У traveller нет манёвров для работы внутри системы: организацией поездки занимается менеджер.
Если сотрудников много — аккаунт-менеджер сервиса поможет загрузить их данные из 1С. То есть вам не придётся вручную добавлять информацию о коллегах для регистрации в системе.
Отслеживать тревел-бюджет онлайн
В современных сервисах бронирования есть инструменты для наглядного понимания, сколько денег потрачено и на какие цели. Так бухгалтерия может быстро получать всю информацию по оплатам для организации командировок, а руководители — знать сумму расходов на деловые поездки.
Собирать статистику по затратам удобно в сервисе Островок Командировки: можно формировать Excel-отчёты на необходимый период, например, на месяц или квартал.
Ввести бюджетные лимиты
Пропишите в тревел-политике ограничения для разных категорий сотрудников или отделов. При этом удобно, когда информация по лимитам уже загружена в сервис онлайн-бронирования. Например, в Островок Командировки в личном кабинете можно привязать данные к каждому сотруднику, а руководитель сможет поставить ограничение по бюджету и согласовать сумму, если она превышает установленный максимум.
Чтобы сотруднику было удобнее выбирать подходящие по бюджету варианты, используйте фильтр и кнопку «В рамках политики».
Внедряйте автоматизацию в рабочие процессы вместе с Островок Командировки — это удобно, быстро, прозрачно, современно. Удачных командировок!
==> Бесплатно подключиться
Фото обложки: SeventyFour / Shutterstock.com