Что это за документы, почему их важно составлять, и что важно учитывать при их составлении?
Первичный учетный документ
Акты об оказанных услугах, акты приемки товара, выполненных работ – это первичные учетные документы. По статье 9 Федерального закона о бухгалтерском учете первичные документы – это такие документы, которые документируют факт хозяйственной жизни.
Пример факта хозяйственной жизни - я передал вам товар, я оказал вам услугу, я передал вам неисключительную лицензию, я выполнил для вас какую-то работу и так далее. То есть я что-то совершил в реальной жизни, что нам нужно с вами задокументировать. И именно акты это позволяют сделать. Акты являются не единственным первичным учетным документом. Они, как правило, фиксируют именно завершение каких-то работ, завершение поставки товара, завершение продажи товара, завершение оказания услуг и так далее. Особенность акта состоит в том, что является именно классическим, а также универсальным документом, который фиксирует такого рода завершения. Но он является не единственным возможным. Например, зафиксировать передачу товара вы можете не только через акт приема-передачи, но и, например, через товарную накладную или через универсальный передаточный документ. Если вы фиксируете передачу того же товара таким документом, то составление акта приема-передачи в этом случае не требуется.
Вы даже можете прописать в договоре, что на момент заключения настоящего договора товар был передан от продавца к покупателю. И тогда договор с этой оговоркой фактически выступит первичным учетным документом. Другое дело, что такой сценарий маловероятен, когда между заключением договора и передачей товара нет никакого временного разрыва. Но на практике это встречается, например, в сделках с недвижимостью, когда продавец и покупатель прописывают, что недвижимость на момент подписания договора передана, и, соответственно, договор с этой оговоркой идет в Росреестр на регистрацию.
Если контрагент отказывается подписывать с вами акт?
Это не значит, что наступил конец света. Это не значит, что вы не получите деньги за свои услуги, товары, работы и так далее. Если вы обратитесь в суд и докажете, что услуги были оказаны, товары переданы, работы выполнены, то суд удовлетворит ваш иск, независимо от подписания каких-либо актов. Про ситуацию, когда контрагент отказывается подписывать акт я рассказывал в одном из роликов на своем YouTube-канале.
Для чего важно подписывать акты?
Во-первых, чтобы подстраховаться от претензий контрагента. Если контрагент принял ваши работы и товары по акту, то через какое-то время он не сможет к вам обратиться с претензиями. Он не сможет сказать, что заплатил деньги, но поскольку "актов нет", то работы не выполнены, и он требует вернуть деньги. Такое, кстати, очень часто бывает, когда кто-то не подписывает акты. Компания, выступавшая заказчиком или покупателем, начинает банкротиться, приходит арбитражный управляющий и затребует у всех подряд эти акты. Если акты не представлены, то начинается подача претензий, а затем исков о взыскании денег с контрагента, хотя услуги были оказаны, работы выполнены, товары отгружены и так далее. Просто кто-то не нашел вовремя акт. Поэтому составлять акт крайне желательно. Иначе к денежным поступлениям, которые пришли в вашу пользу, могут возникнуть большие вопросы от арбитражного управляющего или нового руководства компании.
Во-вторых, акты составляются для целей налогового и бухгалтерского учета. Когда налоговая видит поступление к вам определенных денег, она может попросить отчитаться, за что эти деньги поступили, чем подтверждается выполнение работы, оказание услуг и так далее. В первую очередь, налоговая хочет получить либо акт, либо какой-то альтернативный первичный учетный документ, например, товарную накладную или универсальный передаточный документ. Соответственно, налоговая может запросить эти акты, как минимум, в скан-копиях, а как максимум - в бумажном виде или с отметкой электронного документооборота.
Но, как подтвердило Министерство финансов в одном из своих разъяснений, акты допустимо составлять и в формате скан-копии, которыми обмениваются по электронной почте (Письмо Минфина России от 25 июля 2024 г. № 02-07-07/69598). То есть не обязательно обмениваться актами именно на бумаге или по ЭДО. Конечно, желательно на бумаге, желательно через электронный документооборот, но в целом - обмен сканами по электронной почте тоже законный и допустимый. Только в этом случае я рекомендую в договор заранее включить оговорку о том, что стороны допускают обмен документами, в том числе и актами, через адреса электронной почты, определенные в этом договоре.
Требования к актам
Какой-то строгой формы для актов не существует. Вы можете разработать собственную форму акта приема-передачи, акта об оказанных услугах, акта выполненных работ, акта о передаче неисключительной лицензии. Форма может быть ваша, но в этой форме должны учитываться обязательные реквизиты из статьи 9 закона о бухгалтерском учете. Это обязательные реквизиты первичного учетного документа. Что это за реквизиты?
Первое – это, конечно, наименование. Акт об оказанных услугах, акт выполненных работ, акт приема передачи.
Второе – это дата составления документа. Применительно к актам это чаще дата, когда вы приняли товар, работу или услугу. В целом, допустимо в акте указать, что работа была принята 10-го числа, а акт подписан только двадцатого. То есть дата подписания акта и дата принятия фактическая могут не совпадать.
Третье – это наименование того, кто передал работу или товар, и наименование того, кто принял. Можете просто взять из шапки договора.
Четвертое – это детализация того, что по акту было принято и передано. Это, кстати, тоже должно соответствовать договору, поэтому - прежде чем составлять акт, мы обязательно смотрим договор.
Пятое – сколько это стоило. Опять же, мы берем этот реквизит из договора, то есть стоимость товара, стоимость работы, стоимость услуг. Если окажется, что стоимость товара, работ и услуг поменялась, крайне рекомендую заключить сначала дополнительное соглашение о корректировке стоимости, и только потом уже подписывать акт с этой обновленной стоимостью.
Шестое – это указание того, кто именно подписывает акт от имени передающего и от имени принимающего. Должны быть указаны должности, фамилия, имя и отчество.
Седьмое – это подписи указанных лиц.
Особые оговорки в актах
В актах нет ничего сверхъестественного, но для дополнительной подстраховки вы можете делать, например, следующие оговорки:
Заказчик удовлетворен качеством услуг, претензий к исполнителю не имеет
или
Стороны не имеют друг к другу взаимных претензий и требований, обязательства исполнены в полном объеме». При подписании настоящего акта выявлен следующий дефект товара: [описываем]. Сторонам неизвестны последствия развития указанного дефекта в дальнейшем, поэтому продавец принимает на себя все риски ухудшения качества товара в связи с указанным выявленным дефектом.
Такого рода оговорки зависят от конкретной ситуации; каких-то универсальных решений здесь нет и быть не может. Надо понимать, что никто не ограничивает объем вашего акта. Он может быть составлен и на десяти листах. Он может включать в себя различные скриншоты, фотографии и даже ссылки на сайты.
Ссылка на YouTube-канал
Ссылка на Telegram-канал по бизнесу
Ссылка на Telegram-канал для Продавцов WB
Александр Телешинин, кандидат юридических наук, магистр корпоративного права МГУ имени М.В. Ломоносова, частнопрактикующий юрист
Номер телефона: +7 926 497 24 25 (WhatsApp, Telegram)