В современном мире многие компании сталкиваются и с необходимостью организации различных разъездных мероприятий. Вместо приобретения собственного автопарка компании можно воспользоваться услугой аренды транспортных средств у своих сотрудников и внешних физических лиц. Это и не только экономически выгодно, но также удобно в плане оперативного управления. В новой статье мы расскажем, как отразить такие операции в БУ и НУ в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом».
Подготовка к оформлению аренды авто в «1С:ЗУП»
Перед тем как приступить к оформлению аренды в программе «1С:ЗУП 8», необходимо выполнить тут несколько несложных предварительных шагов.
- Заключение договора с владельцем автомобиля: такой договор должен содержать все условия аренды, включая и размер оплаты, компенсацию затрат на ГСМ, а также оформление страховки и другие важные аспекты.
- Оприходование транспортного средства в системе 1С: эта операция тут необходима для учёта автомобиля уже в самом программном решении.
- Начисление арендной платы и расчёт НДФЛ: оплата аренды автомобиля должна производиться с учётом вычета налога на доходы физлиц НДФЛ.
Настройка программы «1С:ЗУП» для оформления аренды автомобиля
Для верного оформления аренды автомобиля у сотрудника в программах и надо будет активировать возможность оформления найма. Это делается в разделе «Настройка», а затем в разделе «Расчёт зарплаты». В программном решении «1С:ЗУП 8» аренда автомобиля у сотрудника будет тут оформлена, если только поставить галочку в разделе «Регистрируются прочие доходы».
Оформление аренды авто у сотрудника в «1С:ЗУП»
Оформление аренды транспортного средства ТС у сотрудника в документе «Ввод сведений о плановых начислениях». Сначала выберите работника и укажите начисление. Если владелец транспортного средства не работает в компании, то и необходимо будет завести его уже как нового контрагента.
Создание нового начисления «Аренда автомобиля». Во вкладке «Бухучет» выберите способ отражения данного расхода в учётах — «Компенсация за автомобиль». Далее тут нужно будет настроить вкладки «Взносы»: укажите, что с данного типа арендной платы здесь не взимаются страховые взносы.
Создание нового начисления зарплаты: добавьте того работника, который и предоставляет транспортное средство во владение и укажите стоимость найма автомобиля, а также внесите начисление и в регламентированный учёт. После можно завершать проводку аренды автомобиля у сотрудника: создайте ведомость и на основании расчетно-кассовое обслуживание РКО.
Подтверждение расходов на аренду авто в «1С:ЗУП»
Для правильного подтверждения расходов и на аренду ТС (транспортного средства) необходимо подготовить все следующие документы: акт приёма-передачи транспортного средства, приказ руководителя о необходимости аренды автомобиля, копии путевых листов и квитанций на оплату горюче-смазочных материалов (ГСМ), а также еще технического обслуживания ТО.
Доп. аспекты оформления аренды авто в «1С:ЗУП»
При оформлении аренды автомобиля у сотрудников важно учитывать и не только бухгалтерские, но также еще правовые аспекты. Здесь необходимо убедиться, что условия аренды соответствуют законодательству, а также и учитывать возможные налоговые последствия. Также стоит отметить, что и при аренде автомобиля у сотрудников могут возникнуть дополнительные расходы, такие как страхование, техническое обслуживание и ремонт. Все данные расходы также должны быть все учтены в бухгалтерском учёте (БУ).
В заключение же можно сказать, что оформление аренды ТС (автомобиля) у сотрудника в ПП «1С:Зарплата и управление персоналом 8» - это процесс, который требует внимания к деталям и соблюдения всех процедур. Однако при правильном подходе это может стать эффективным инструментом для управления разъездными мероприятиями, а также оптимизации расходов.