Электронные письма и мессенджеры стали основными средствами обмена информацией, в том числе и на работе. Но что диктует этикет по вопросам рабочего общения? Уместно ли присылать начальнику стикеры в мессенджере? Как писать письма так, чтобы на них отвечали в течение пары часов?
В статье разбираем правила делового общения с начальством, коллегами и подчинёнными.
Электронная почта
Одно письмо — один повод
Старайтесь не объединять в одном письме сразу несколько вопросов, заданий и дедлайнов по разным проектам. Это может запутать получателя и усложнить восприятие информации. В таком случае человек может отложить ответ до появления большего количества свободного времени, и это может затянуться. Лучше сосредоточиться на одной теме, чтобы сделать ваше сообщение более ясным и удобным. Это увеличит шансы на быстрый ответ и поможет получателю лучше организовать свои задачи.
Соблюдайте структуру письма
Письмо должно быть легко читаемым и понятным.
У делового письма есть установленная структура: отправитель → тема → приветствие → основная часть → вопрос или призыв к действию → подпись → контактная информация.
В теме письма указывайте суть вопроса: «Заявление на отпуск», «Изменение сроков проекта». Основная часть должна содержать все важные детали, текст лучше разбить на смысловые абзацы.
Следите за логикой. Правило «5W» (what, who, when, where, why – что, кто, когда, где, почему) поможет организовать ваши мысли. Делите текст на абзацы и используйте подзаголовки, чтобы его было легче читать. Если есть списки — используйте их, это сделает информацию более понятной.
Завершите письмо указанием контактной информации.
Будьте вежливы
Обязательно здоровайтесь в начале письма, если знаете имя собеседника — обратитесь по имени. Если пишите впервые, укажите своё имя и должность (и всегда дублируйте их в подписи).
При написании письма используйте формальный стиль, избегайте шуток (если, конечно, не пишете давно знакомому коллеге) и не допускайте чрезмерного проявления эмоций. Использование вежливых фраз и корректного языка поможет создать положительное впечатление и продемонстрировать уважение к собеседнику.
Старайтесь отвечать на письма быстро, лучше в течение суток. Если вам нужно больше времени для ответа, обязательно сообщите об этом. Это покажет, что вы цените время собеседника и серьезно относитесь к его запросам.
В свою очередь, когда пишете письма, требующие ответа, указывайте сроки, когда он вам нужен.
Не пренебрегайте контекстом
Работаете вы с собеседником над одним или несколькими проектами — неважно, всегда давайте короткую предысторию, например: «На прошлой неделе мы говорили о том, что хотим внести в проект А такие изменения. Я пообщался с человеком Б, и мы решили…».
Спустя время собеседнику может быть сложно вспомнить детали предыдущих разговоров, поэтому контекст делает ваше письмо более полным и информативным. Так вы избежите недопонимания, напомните получателю, о чем конкретно идет речь и почему это важно. Не забывайте также упоминать важные даты или события, связанные с вашим сообщением, чтобы помочь собеседнику сориентироваться в хронологии вопросов.
Мессенджеры
Нет спаму в сообщениях
Пишите одно сообщение, а не много маленьких. Это значительно упростит общение и сделает его более эффективным. Слишком много коротких сообщений может выглядеть как спам и отвлекать собеседника, в то время как содержательное сообщение позволяет передать всю необходимую информацию сразу. Кроме того, в одном сообщении легче зафиксировать идеи и задания, что позволит избежать путаницы и недоразумений.
Пишите ясно и понятно
Если вы пишете в первый раз, сразу же представьтесь и объясните, зачем пишете. Это повысит ваши шансы на ответ.
В любом сообщении четко формулируйте задачу. Убедитесь, что ваше сообщение содержит ясную информацию о том, что нужно от собеседника. Избегайте расплывчатых фраз и старайтесь быть максимально понятными.
Указывайте сроки. Напишите, когда именно вы хотите получить ответ или когда должна быть выполнена задача. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит четкость в работе.
Соблюдайте этикет
Пишите вежливо, соблюдая деловой тон. Избегайте отправки сообщений после окончания рабочего дня без серьёзной причины, чтобы не отвлекать от личных дел, а тем более в ночное время (примерно с 22:00 до 8:00). Если ваш вопрос требует срочного ответа, укажите это в начале сообщения.
Если вы пишете начальнику, клиенту, малознакомому коллеге или в чат подразделения, не используйте стикеры, эмодзи, шутки или смешные картинки. Хотя они могут добавить эмоциональную окраску вашему сообщению, важно не перебарщивать. Смайлики уместны в неформальных беседах или в случаях, когда вы с коллегами давно работаете вместе и все на это согласны.
Соблюдение правил делового общения важно для успешной коммуникации. Этикет, ясные цели и уважение ко времени собеседника помогают строить доверительные отношения. Кроме того, открытое и конструктивное взаимодействие способствует эффективному решению рабочих задач и повышает продуктивность. Настрой на взаимопонимание и готовность к сотрудничеству создают позитивную атмосферу, способствующую успешной работе.