Руководство от руководителя ЭЦ "МедСтандарт" - Петряниной М.И.
Данное руководство поможет вам разобраться какие документы должны быть в каждой организации и почему нужно обязательно их вести, а также даст ответ на вопрос как разработать и как обеспечить организацию полным пакетом документов.
Для удобства материалы в руководстве разбиты по категориям с подробными примерами и моими комментариями.
Но перед тем, как читать, давайте ответим на вопрос:
Почему важно, чтобы в клинике были в наличии и велись документы: журналы, приказы, инструкции, СОПы по соблюдению санитарного законодательства?
🔹Причина №1
Требование санитарного законодательства
Как известно, законы нужно соблюдать.
Поэтому давайте сначала разберемся с терминами и с нормативными документами.
Санитарное законодательство (санитарно-эпидемиологическое законодательство) — это система нормативно-правовых актов, принятых законодательной властью Российской Федерации относительно соблюдения санитарно-эпидемиологических условий жизнедеятельности граждан России, которая базируется на основных положениях конституции РФ, в которых фиксируется право человека на охрану здоровья (статья 41.1), а также декларируется необходимость направленной государственной деятельности по достижению населением санитарно-эпидемиологического благополучия (статья 41.2).
Основными нормативными документами, которые регламентируют вопросы соблюдения санитарного законодательства в области медицины являются:
- Федеральный закон от 30.03.1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Настоящий Федеральный закон направлен на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения как одного из основных условий реализации конституционных прав граждан на охрану здоровья и благоприятную окружающую среду (далее Федеральный закон от 30.03.1999 г. № 52-ФЗ).
- СанПиН, СП, например:
- СП 2.1.3678 - 20 "Санитарно-эпидемиологические требования к эксплуатации помещений, зданий, сооружений, оборудования и транспорта, а также условиям деятельности хозяйствующих субъектов, осуществляющих продажу товаров, выполнение работ или оказание услуг" (далее СП 2.1.3678 – 20);
- СанПиН 2.1.3684-21 "Санитарно-эпидемиологические требования к содержанию территорий городских и сельских поселений, к водным объектам, питьевой воде и питьевому водоснабжению, атмосферному воздуху, почвам, жилым помещениям, эксплуатации производственных, общественных помещений, организации и проведению санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий" (с изменениями и дополнениями) (далее СанПиН 2.1.3684-21);
- СанПиН 3.3686-21 "Санитарно-эпидемиологические требования по профилактике инфекционных болезней" (далее - СанПиН 3.3686-21);
- СП 1.1.1058-01 "Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий" (далее СП 1.1.1058-01).
Обратите внимание, что в ст. 11 Федерального закона от 30.03.1999 г. № 52-ФЗ законодатель четко прописал, что индивидуальные предприниматели и юридические лица в соответствии с осуществляемой ими деятельностью обязаны:
- выполнять требования санитарного законодательства, а также постановлений, предписаний осуществляющих федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор должностных лиц;
- разрабатывать и проводить санитарно-противоэпидемические (профилактические) мероприятия;
- обеспечивать безопасность для здоровья человека выполняемых работ и оказываемых услуг ;
- осуществлять гигиеническое обучение работников.
Доказательством, что организация соблюдет требования санитарного законодательства являются журналы, приказы, инструкции, СОП и другие документы.
🔹Причина № 2
Защита клиники при возникновении претензий
Документы играют роль юридической защиты.
Например,
п. 20 СанПиН 3.3686-21 регламентировано, что в медицинских организациях должны обеспечиваться безопасные условия труда медицинских работников, соблюдаться санитарно-противоэпидемический режим, осуществляться мероприятия по предупреждению возникновения и распространения инфекций, связанных с оказанием медицинской помощи.
В случае претензий со стороны пациентов или контролирующих органов наличие правильно оформленных документов может служить доказательством того, что все санитарные и гигиенические процедуры были выполнены в соответствии с нормами.
Например,
отсутствие журнала, графика, СОП о проведении уборок наведет проверяющих на подозрение о том, что регулярные уборки в организации не проводятся, а значит есть риск возникновения инфекций, связанных с оказанием медицинской помощи. Доказать обратное без документов вам будет сложно.
🔹Причина № 3
Прозрачность и доверие
Доверие к специалисту и к организации играет ключевую роль при выборе медучреждения или салона.
Маркетинговым агентством Korol Media было проведено исследование, согласно которому было установлено, что более 25% пациентов при поиске врача и медучреждения ориентируются на социальные сети. Каждый пациент, обращаясь в медицинское учреждение за помощью рассчитывает получить услугу не только в установленные сроки, но и соответствующего качества.
Наличие документов показывает профессионализм и прозрачность работы организации, что повышает доверие со стороны пациентов и партнеров. Пациенты уверены, что организация соблюдает все нормы и стандарты, что повышает их уверенность в качестве и безопасности оказанных услуг.
🔹Причина №4
Оптимизация внутреннего контроля и улучшение управления
Чтобы требовать, нужно организовать.
Эта обязанность руководителя четко прописана в нормативных документах.
Например, п. 3429 СанПиН 3.3686-21 - каждый руководитель должен обеспечить организацию и контроль выполнения комплекса профилактических и санитарно-противоэпидемических мероприятий по профилактике и борьбе с ИСМП в МО.
п. 3543 СанПиН 3.3686-21 - руководитель медицинской организации должен обеспечить организацию и проведение дезинфекционных (дезинфекция, дезинсекция, дератизация) и стерилизационных (предстерилизационная очистка, стерилизация) мероприятий, а также обучение персонала по данным вопросам.
Организовать, это не значит дать поручение «Делай как хочешь», это значит:
- Предоставить полный пакет документов;
- Обеспечить техническими средствами;
- Провести обучение и инструктаж сотрудников и проверить их знания.
Для руководителя: Ведение приказов и инструкций позволяет четко регламентировать обязанности сотрудников и управлять процессами в организации.
Для персонала: Инструкции для персонала дают понятные и четкие руководства по выполнению ежедневных задач, что облегчает адаптацию новых сотрудников и улучшает качество предоставляемых услуг, а также помогают избежать ошибок и повышают общую эффективность работы.
🔹Причина №5
Юридическая защита при проверках и спорах
В отношении медицинских организаций проведение плановых и внеплановых проверок не отменены. При проведении проверок Роспотребнадзор проводит проверку документов с начала деятельности организации или с даты последней плановой проверки, и, в первую очередь, проверяет наличие и правильность ведения документов. В случае претензий со стороны пациентов или контролирующих органов наличие правильно оформленных документов может служить доказательством того, что все санитарные и гигиенические процедуры были выполнены в соответствии с нормами, что помогает избежать штрафов и санкций.
Перед тем, как перейдем к списку документов и журналов, которые должны быть в каждой медицинской организации, чтобы обеспечить соблюдение требований санитарного законодательства и избежать штрафов, ознакомьтесь с 3мя фактами обо мне →
Факт №1
Являюсь врачом высшего профессионального образования по специальности «Медико-профилактическое дело».
Входила в состав рабочей группы по разработке СанПиН.
Факт №2
С 2014 года являюсь основателем и руководителем Экспертного центра «МедСтандарт». За 10 лет команда МедСтандарта помогла открыться более 9000 организаций 💪
Если вам или вашим знакомым нужна помощь в открытии или лицензировании - напишите нам на WhatsApp по номеру 8 (967) 054 9323 или оставьте заявку на сайте https://medstandart-market.ru
Факт №3
Моя задача и задача ЭЦ «МедСтандарт» - чтобы все медорганизации открывались в рамках закона и с пациентами с первых дней открытия.
С этой целью для наших клиентов:
① Веду экспертный блог, в котором более 8800 ваших коллег.
В канале я рассказываю и показываю на примерах как соблюдать СанПиН, на что стоит обратить внимание, чтобы успешно пройти все проверки и как организовать процесс работы.
Подписаться на канал можно перейдя по ссылке → https://t.me/medstandartbuisness
② Каждый месяц провожу бесплатные семинары по соблюдению санитарного законодательства, на которых разбираем ошибки и даем готовые решения для соблюдения требований.
Чтобы принять участие в семинарах достаточно подписаться на канал про СанПиН, для этого перейдите по ссылке на канал https://t.me/medstandartbuisness
③ По версии Гарант за 2023 год было принято 694 закона, в 2022 году - 653 закона. Незнание закона не освобождает от ответственности. Чтобы клиенты Экспертного центра были всегда в курсе измерений в законодательстве в области здравоохранения, мы 1 раз в неделю публикуем без рекламы и спама еженедельный обзор изменений с комментариями экспертов.
Подписаться на обзор вы можете перейдя по ссылке → ЗДЕСЬ
Учитывая, что вопрос организации документооборота является ключевым и часто задаваемым, я решила подготовить для вас данное руководство, в котором разобрала требования нормативных документов к медицинским организациям.
Какие документы должны быть в медицинской организации❓
Нужно понимать, что универсального перечня документов и журналов, которые должны быть в каждой организации - нет.
Каждая организация составляет свой перечень, исходя из проводимых манипуляций, оказываемых услуг и наличия того или иного оборудования.
Тем не менее, в медицинской организации можно выделить 5 блоков документов:
• Блок 1. Обязательные документы
Законодательством строго регламентировано наличие документа и есть утвержденная форма документа.
Например, в п.26, п.3413, п.3516 СанПиН 3.3686-21 прописано, что каждый случай инфекционной болезни или подозрения на это заболевание, а также носительства возбудителей инфекционных болезней подлежит регистрации и учету в журнале учета инфекционных заболеваний (допускается использование электронных журналов).
Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030 утверждена форма 060у для данного журнала. Кстати, письмом Минздравсоцразвития РФ от 30.11.2009 № 14-6/242888 сообщено, что до издания нового альбома образцов учетных форм учреждения здравоохранения по рекомендации Минздрава России используют в своей работе для учета деятельности бланки, утвержденные данным приказом.
• Блок 2. Законодательством строго регламентировано наличие документа и есть рекомендованная форма документа
Например п.208 СанПиН 2.1.3684-21:
Для учета медицинских отходов классов А, Б, В, Г и Д в медицинских организациях ведутся следующие журналы:
- технологический журнал учета отходов в структурном подразделении в соответствии с классом отхода;
- технологический журнал учета медицинских отходов медицинской организации;
- технологический журнал участка по обращению с отходами.
Рекомендуемые образцы журналов для отходов класса Б и В приведены в приложении № 8 к Санитарным правилам.
• Блок 3.
Форма документа не установлена, но есть в нормативном документе требования к ее содержанию
📌 Остановимся на этом блоке подробнее.
Например:
1 вариант п. 11 СанПиН 2.1.3684-21
Юридические лица и индивидуальные предприниматели в соответствии с осуществляемой ими деятельностью обязаны разработать и утвердить программу производственного контроля за соблюдением санитарно-эпидемиологических требований и проведением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий при выполнении работ и оказании услуг, в том числе посредством проведения лабораторных исследований и испытаний, и обеспечить его выполнение.
В СП 1.1.1058-01 даны требования к разделам, которые должны содержать программу производственного контроля.
2 вариант п. 58 СанПиН 3.3686-21
В целях предупреждения возникновения и распространения инфекционных заболеваний, массовых неинфекционных заболеваний (отравлений) и профессиональных заболеваний работники отдельных профессий, производств и организаций при выполнении своих трудовых обязанностей обязаны проходить предварительные при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры (обследования).
А вот Приказом Министерства здравоохранения РФ от 28 января 2021 г. № 29н определен порядок прохождения предварительных и периодических медицинских осмотров.
В п.9 Приказа перечислены требованиям к содержанию направления для прохождения предварительного медосмотра →
• Блок 4.
Документы нужны для обоснования выполнения требований законодательства
Например, п.3476 СанПиН 3.3686-21
медицинская организация разрабатывает стандартную операционную процедуру (СОП) по обработке рук в зависимости от вида работ, применяемых конкретных гигиенических средств и кожных антисептиков, проводит обучение и тренинги медицинских работников, внедряет систему приверженности гигиене рук медицинских работников и пациентов путем удобного размещения дозаторов, обеспечения индивидуальными флаконами с кожными антисептиками и контролирует выполнение СОП.
❗Данный документ должен быть разработан в каждой организации.
В МУ 3.5.1.3674-20 "Обеззараживание рук медицинских работников и кожных покровов пациентов при оказании медицинской помощи" даны рекомендации, на основании которых вы можете разработать СОП.
А вот следующие документы каждая организация разрабатывает уже индивидуально, исходя из проводимых манипуляций, оказываемых услуг и наличия того или иного оборудования:
п.3504 СанПиН 3.3686-21 Алгоритмы (стандарты, стандартные операционные процедуры - СОП) всех эпидемиологически значимых лечебных и диагностических парентеральных манипуляций должны включать в себя применяемые средства и способы обработки рук и средств их защиты при выполнении соответствующих манипуляций.
• Блок 5.
Форма для собственных нужд, которую разрабатывает сама организация
Например, в п.3575 СанПиН 3.3686-21 прописано, что в медицинской организации должен быть не менее чем месячный запас дезинфицирующих средств различного химического состава и назначения в соответствии с расчетной потребностью.
Одним из вариантов, обеспечить соблюдение требований данного пункта является Журнал расчета потребности в дезинфицирующих средствах с разделами по поступлению и расходованию дезинфицирующих средств.
Другой вариант - обеспечение выполнения пп. 163, 209 СанПиН 2.1.3684-21. В организации должны быть документы подтверждающие факт вывоза и обезвреживания отходов, выполненных специализированными организациями, осуществляющими транспортирование и обезвреживание отходов. Такими документами могут быть - договора, акты выполненных работ, отметка в журнале по обращению с отходами.
Ведение документов в клинике — это обязательный элемент для соблюдения законодательства, обеспечения безопасности пациентов и персонала, оптимизации работы и защиты клиники от возможных претензий и штрафов. Документы демонстрируют профессионализм и ответственность перед пациентами и контролирующими органами.
📌 Теперь у вас есть понимание, какие документы и журналы должны быть разработаны в организации и почему.
Но мало разобраться с требованиями законодательства, нужно:
- составить список документов и журналов, которые должны быть в вашей организации;
- разработать документы;
- обеспечить их наличие.
И даже этого будет мало. Важно провести инструктаж (обучение) сотрудников по их ведению.
Это вы можете сделать самостоятельно или воспользоваться готовыми решениями, которые мы разработали для клиентов Экспертного центра «МедСтандарт».
🔖 Готовый список документов и журналов для организаций, осуществляющих амбулаторно-поликлинический прием:
Список документов и журналов - Узнать подробнее
Вы зададите логичный вопрос: «А что мне делать с этими списками?»
① Провести аудит документов, которые у вас ведутся в организации и составить список документов, которых у вас нет.
② Обеспечить наличие недостающих документов одним из предложенных способов:
- дать поручение сотруднику о самостоятельной разработке документов;
- дать поручение сотруднику найти готовые документы в интернете и доработать их;
- приобрести готовые документы или журналы на сайте ЭЦ «МедСтандарт», которые разработаны юристами и эпидемиологом с учётом опыта других медицинских организаций и судебной практики.
В пакет документов включена вся необходимая документация для соблюдения требований санитарного законодательства. Каждый документ легко адаптируется под индивидуальные особенности и потребности медицинской организации.
Готовый пакет документов и журналов поможет вам:
- с нуля организовать весь документооборот в организации по соблюдению требований Роспотребнадзора;
- провести обучение сотрудников и контролировать соблюдение санитарно-эпидемиологических норм, правил техники безопасности и охраны труда;
- снизить риск распространения инфекций, возникновения несчастных случаев и профессиональных заболеваний, а также оптимизировать рабочие процессы.
🔖 Готовые пакеты электронных документов и журналов различной направленности и отчетности, которые должны быть в каждой организации - Узнать подробнее
📖 Печатные журналы доступны на маркетплейсах:
• WILDBERRIES → Перейти в магазин
• OZON → Перейти в магазин
📚 Для тех, у кого нет времени, мы собрали готовые комплекты документов и журналов по направлению деятельности вашей организации:
• Пакет документов и журналов для стоматологии без рентгена →
Узнать подробнее
• Пакет документов и журналов для стоматологии с рентгеном →
Узнать подробнее
• Пакет документов и журналов для косметологии, массажа →
Узнать подробнее
• Пакет документов и журналов для медицинского центра без рентгена →
Узнать подробнее
• Пакет документов и журналов для медицинского центра с рентгеном →
Узнать подробнее
Таким образом, ведение документов в медицинской организации - это обязательный элемент для соблюдения законодательства, обеспечения безопасности пациентов и персонала, оптимизации работы и защиты клиники от возможных претензий и штрафов. Это также демонстрирует профессионализм и ответственность перед пациентами и контролирующими органами.
❓Если у вас есть вопросы по соблюдению санитарного законодательства в вашей организации или по открытию и лицензированию клиники -
напишите нам в WhatsApp по номеру 8 (967) 054 9323 или оставьте заявку на сайте https://medstandart-market.ru
и с вами свяжется куратор ЭЦ «МедСтандарт» и поможет вам.
P.S. Если для вас был полезен данный материал - буду рада вашим отзывам. Здесь в комментариях, или в моём Telegram-канале.