Мои знакомые постоянно жалуются на то, что им не хватает времени. Не могу им посочувствовать, так как уверен, что ничего не успевает тот, кто не умеет планировать свое время. Впрочем, я понимаю, что это не так просто: нужно знать о техниках планирования и сделать их своей привычкой. Хорошие новости в том, что это легче, чем кажется.
Метод 1: Диаграмма Ганта
Этот способ планирования подойдет тем, кто работает над большим проектом, занимающим много времени. Обычно такие задачи включают несколько этапов, над которыми работают разные специалисты. График, или диаграмма Ганта, помогает их организовать и синхронизировать друг с другом. Впрочем, этот метод подойдет и тем, кто работает над проектом в одиночку: так проще отследить свой прогресс в масштабе всего рабочего трека.
Для построения диаграммы Ганта нужно:
- Обозначить срок сдачи проекта. Это поможет лучше понимать, сколько у вас времени на выполнение необходимых задач
- Разбить проект на этапы, определить список сопутствующих задач. Их нужно разместить на графике проекта, отметить дедлайны по каждой из них и ответственных, если вы работаете в команде
- Расставить контрольные точки на графике. Это могут даты окончания этапов работы или проверки проекта в целом
- Регулярно обновлять график: отмечать сделанное, добавлять новые задачи, сдвигать даты, если в этом есть необходимость
Метод 2: Распланировать день с вечера
Суть метода проста: нужно планировать заранее то, что важно сделать завтра. Так утром вам не придется тратить на это время, а перед глазами будет конкретный план действий — остается лишь следовать ему. Это подходит тем, кому тяжело собраться с мыслями в начале рабочего дня и проще ориентироваться на список дел.
Таким образом можно организовать не только рабочие, но и личные дела, а также весь день. Это позволит оценить нагрузку в целом, понять, что нужно захватить с собой, когда вы освободитесь, есть ли в расписании место для непредвиденных дел.
Метод 3: Работать с временными блоками
Бывает, что мы прописываем все рабочие задачи, но не понимаем, сколько времени нужно на каждую из них. Вернее, неправильно оцениваем их масштаб, при этом в списке дел они занимают равные позиции.
Внести ясность просто: к каждой задаче нужно прописать, сколько времени на нее планируется потратить. В итоге у вас получится не столько список дел, сколько расписание дня, поделенное на этапы, предназначенные для выполнения каждой конкретной задачи. Так работа из хаотичной превратится в строгую последовательность действий. Вы будете четко понимать, на каком этапе находитесь.
Метод 4: Отложить на завтра
Каждый день перед нами лежит список дел, каждое из которых требует нашего внимания. Кажется, у нас и так мало времени, но коллеги так и норовят добавить в наше расписание новых неотложных задач.
Правда в том, что такие проекты не всегда срочные, многие их них вполне могут подождать до завтра. Бизнес-тренер Марк Форстер рекомендует дать срочным задачам «отлежаться», чтобы пройти проверку на нужность. Может оказаться, что то, что казалось неотложным, на самом деле будет лишней работой, которая не принесет никакого результата.
Поэтому, получая новую задачу, не спешите сразу хвататься за нее. Добавьте ее в список, но не меняйте расписание. Продолжайте работать по заготовленному заранее плану. Только предупредите коллег или заказчика, что новая задача будет сделана позднее, чтобы ваша работа была синхронизирована.
Ранее я рассказывал о том, как спланировать свое время, если вам сложно взяться за новое дело. Об этом читайте в статье:
Подписывайтесь на мой телеграм-канал. Там еще больше полезных материалов и рекомендаций для тех, кто хочет организовать свое время и эффективнее справляться с рабочими и повседневными задачами.
Планируете ли вы свой рабочий день? Пишете список дел или обходитесь без него? Давайте обсудим.