Электронная цифровая подпись (ЭЦП) является аналогом личной подписи человека. Она позволяет заверить цифровой документ, выступает в роли гаранта его подлинности и целостности, фиксирует время подписания, а также служит для идентификации автора.
Для руководителей компаний и индивидуальных предпринимателей особое значение имеет квалифицированная электронная подпись (КЭП ФНС). Основным отличием КЭП от обычной электронной подписи (ЭЦП) является то, что КЭП можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре. Криптографическое шифрование, используемое в КЭП, проходит сертификацию Федеральной службы безопасности Российской Федерации, что делает такую подпись более надёжной.
КЭП предоставляет доступ к государственным информационным системам и позволяет участвовать в торгах и аттракционах. В отличие от ЭЦП, которую можно создать самостоятельно и использовать в основном для внутреннего документооборота предприятия, КЭП является обязательным условием для доступа к важным государственным услугам.
В каких случаях применяется ЭЦП и КЭП?
Необходимость в использовании электронной подписи присутствует как для физических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей и организаций.
Физическим лицам она позволяет дистанционно совершить следующие действия:
· Подать декларацию в налоговую;
· Отправить иск в судебные органы через онлайн-сервис ГАС «Правосудие»;
· Заключить трудовой договор;
· Подать заявление на поступление в учебное заведение;
· Заключить сделку с недвижимым имуществом в удаленном формате;
· Получить патент на различные работы.
Компаниям и индивидуальным предпринимателям электронная подпись необходима в следующих случаях:
· При сдаче отчётов в государственные и надзорные ведомства;
· Для обмена документацией с сотрудниками предприятия и контрагентами;
· Для регистрации онлайн-касс;
· При участии в торгах.
Как и где можно получить КЭП?
Выдача КЭП производится в налоговых инспекциях (услуга бесплатная, необходимо будет приобрести только носитель) или в специальных удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных ФНС (услуга платная, носитель предоставят). Список действующих аккредитованных УЦ можно посмотреть на сайте Министерства цифрового развития в разделе «Деятельность»-«Государственные услуги»-«Аккредитация удостоверяющих центров».
Для упрощения записи в Инспекцию можно воспользоваться сервисом «Онлайн-запись на прием в инспекцию» и услугой «Выдача КЭП» в удобное для Вас время, указав данные своей организации/ИП, регион и номер налоговой инспекции.
Если Вы являетесь руководителем компании и у Вас возникла необходимость в получении КЭП, будьте готовы лично посетить налоговую инспекцию / удостоверяющий центр (УЦ). К сожалению, доверенным лицам никто не предоставит сертификат электронной подписи.
При поездке в Инспекцию / УЦ при себе необходимо иметь:
· Документ, удостоверяющий личность (паспорт);
· СНИЛС;
· Защищенный носитель и документы на него. Можно использовать существующий носитель, или приобрести новый у изготовителя или в сертифицированном центре. Для этой цели подходит сертификат соответствия ФСБ РФ с интегрированным СКЗИ: JaCarta ГОСТ, РуТокен ЭЦП, E-Smart ГОСТ, а также Rutoken-S, JaCarta, Rutoken-Lite, E-Smart и другие модели (пп.в п.22 Приказа ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@).
В целом, КЭП ФНС отличается универсальностью и может быть использована при взаимодействии с любым онлайн-сервисом или электронной площадкой для обмена документацией, отправки деклараций в налоговую и сдачи отчетов.
Я рекомендую не откладывать в долгий ящик получение КЭП и обратиться в Инспекцию или УЦ непосредственно сразу же после регистрации предприятия, чтобы исключить возможные проблемы при передаче важных документов в налоговую в дальнейшем.
Последовательность действий ИП и ООО для получения КЭП
Первым делом после государственной регистрации предприятия необходимо получить КЭП для руководителя / индивидуального предпринимателя. Для этого:
· Выбрать место получения КЭП (налоговая / УЦ);
· Записаться на выдачу КЭП в Инспекции / оформить заявку и оплатить счет от УЦ;
· Явиться руководителю / индивидуальному предпринимателю лично в назначенное время со всеми необходимыми документами в налоговую / УЦ;
· Получить: Сертификат ключа проверки электронной подписи, носитель, программное обеспечение (при необходимости). Это и есть Ваша КЭП, при наличии которой вы сможете дистанционно осуществлять огромное количество действий.
Действия, которые Вы можете осуществлять после получения КЭП
1. регистрация в личном кабинете юридического лица/ индивидуального предпринимателя на сайте налоговой инспекции.
Для каких целей используется личный кабинет?
· Внесение изменений в ЕГРЮЛ;
· Постановка / снятие с учета обособленных подразделений;
· Получение актуальных сведений о Едином Налоговом Счете и Едином Налоговом Платеже;
· Подача заявлений на возврат или зачет налоговых переплат;
· Уточнение ошибочных платежей;
· Получение выписки ЕГРИП на себя;
· Запрос справок о состоянии расчетов с бюджетом;
· Заявления на уточнение персональных данных.
И т.д….
Важно понимать, что возможность отправки отчетности в личном кабинете не предусмотрена. Для этой цели нужно использовать сервис электронной отчетности (ЭО).
2. Несколько слов о сервисе электронной отчетности
Электронная отчётность — это сервис, позволяющий отправлять налоговые и бухгалтерские отчеты в надзорные органы не на бумажном носителе, а через интернет.
Система считается уникальным инструментом в юридическом смысле, поскольку с её помощью можно направлять запрашиваемые сведения непосредственно из программы 1С с применением КЭП.
Подключение данного сервиса осуществляется бесплатно на сайте ФНС после получения электронной подписи.
В настоящий момент налоговая инспекция предлагает пилотный проект, обеспечивающий возможность бесплатной отправки бухгалтерских и налоговых отчётов в электронном формате через сайт ФНС России.
При необходимости можно воспользоваться платной услугой по отправке отчётов в электронном виде, которую оказывают специальные операторы электронной отчетности. На практике, это те же самые УЦ, которые оформляют КЭП на возмездной основе. Если Вы выбрали место получения КЭП в УЦ, специалисты вам сразу же предложат как сервис по отправке отчетности, так и сервис электронного документооборота (ЭДО) с Вашими контрагентами, но об этом я расскажу в другой статье.
Подводя итоги вышесказанного, можно сделать вывод, что КЭП ФНС является важным и удобным инструментом как для физических лиц, так и для организаций и ИП. С её помощью обеспечивается возможность моментальной доставки важной бухгалтерской и налоговой документации адресату; получения сведений о состоянии Вашего ЕНС, о наличии переплат перед Инспекцией; подачи заявлений в налоговую; ЭДО с контрагентами.