Под тендеры компании-участники обычно выделяют либо штатную единицу, либо целый отдел. Как в любой структуре, в таких отделах накапливаются горы документации, отчетности и аналитических данных.
Как все это структурировать? Какими программами пользоваться вместе с агрегатором? Или хороший агрегатор сможет заменить все программы разом?
Рассмотрим на примере «Тендерплана».
Поиск тендеров
Настроив нужные ключи, в левом столбце сервиса «Тендерплан» пользователь видит весь список с минимумом необходимой информации. Наименование закупки, способ закупки, цена и срок окончания приема заявок. Данные наглядные и позволяют мгновенно освежать знания по той или иной процедуре.
Перейдя в карточку, в среднем окне агрегатора мы видим уже более подробную картину — размер обеспечений, наименование заказчика, сроки рассмотрения и торгов, документацию, контакты заказчика, протоколы и разъяснения, а также комментарии коллег (если они были оставлены).
Для поиска закупок этих данных более чем достаточно. Кроме того, всегда можно воспользоваться выгрузкой выборки в Excel и получить те же данные, но в табличной форме. А это — возможность сортировки, поиска по каким-либо критериям и выделение цветами. С помощью условий фильтрации выборку можно сделать любого размера и подходящую под любые задачи.
Таким образом, инструментов агрегатора (собственного функционала и интеграции с табличным редактором) более чем достаточно для проведения работы по поиску торгов.
Обработка закупки — просчет себестоимости и логистика
Самый сложный и самый рискованный этап работы с любой закупкой. Именно от грамотного расчета себестоимости и обозначения собственной цены зависит, получит ли организация прибыль. Не будет ли проблем с поставкой из-за неверно рассчитанной логистики. Не будет ли проблем с приемкой потому, что искомый товар уже 10 лет как не производится (а ответственный за техническую часть специалист это проглядел).
Казалось бы, работа на этом этапе не может обойтись без сторонних программ, в которых нужно фиксировать любые шероховатости при изучении документации. И в дальнейшем собирать все данные в кучу для передачи руководителю, принимающего решение об участии в тендере.
Плюс необходима настройка внутренней коммуникации среди сотрудников. Некий месседжер, чат, в котором специалисты будут обмениваться друг с другом информацией и помогать работать над закупочной документацией.
Отчетность за возможность закупки товара, его стоимость для участника, технические тонкости, список поставщиков — все это фиксируется по стандартам, принятых в компании. Возьмем самый простой пример — тот же Excel.
Сотрудник 1 изучил техническое задание и понял, что у компании есть поставщик искомого товара. Зафиксировал все технические характеристики в новосозданной таблице (а зачастую такое фиксируется прямо в Техническом задании) и передал документ дальше.
Сотрудник 2 отвечает за ценообразование — он связался с поставщиками и выяснил оптимальную стоимость закупки товара. Накинул минимальную маржу и вывел нижний порог цены для участия в аукционе. Плюс сверил сроки поставки.
Сотрудник 3 — логист. Получив документ с расчетом цены заявки (которая включает в себя закупку товара и маржу), он плюсует к этой цене стоимость доставки. Которую определяет, исходя из условий Проекта договора, который тоже заблаговременно нужно изучить. Поставка может быть разовой или частями, с определенными сроками или по заявкам, в один филиал или по всей стране — нюансов много.
Сотрудник 4 — юрист. Он изучает Проект договора на наличие подводных камней, а также проверяет репутацию заказчика. Не найдя противоречий, в том же самом документе (который уже прошел трех его коллег) фиксирует свои выводы.
Наконец, документ со всей необходимой информацией ложиться на стол руководителю. Он изучает данные от всех подразделений и выносит вердикт об участии компании в этой закупке.
Сложно? Скорее муторно и долго. Пока документация пройдет всех заинтересованных, может пройти ни один рабочий день. А тем временем в тендерах каждый день промедления — риск вообще не успеть подать заявку.
При этом роли сотрудников 1,2, 3 и 4 может выполнять один человек. И тогда процесс затянется еще больше, ведь ему нужно планомерно и тщательно вникать в разные условия одной документации, не забывая все фиксировать.
Но что если бы все сотрудники могли работать над документацией одновременно? Тогда кратно сокращается время до принятия решения и тендер может лечь на стол руководителю уже через несколько часов.
Для этого в «Тендерплане» был внедрен целый ряд инструментов — метки, онлайн-просмотрщик и совместные комментарии. Пометивший нужный тендер меткой «Интересно» специалист запускает цепочку работы над документацией, описанную выше. Только не поочередную, а одновременную — прямо в документации. Каждое звено выделяет цветами и комментирует те аспекты, за которые отвечает.
Вывод? На этапе обработки тендера тоже можно обойтись без помощников. Хороший агрегатор — он в то же время и канал общения между сотрудниками.
Подача заявки, аукционы и неудачи
Какое самая нелепая причина проигрыша аукциона? Особенно, если их очень много в работе одновременно. Как ни странно, это пропуск времени начала торгов.
А правда ли любой, даже самый опытный специалист не застрахован от просрочки времени подачи заявки? Или подписи договора, что еще страшнее — это грозит включением в РНП.
Календарь решает все проблемы. Не тот, который с котятами и висит на стене. А тот, который прямо в агрегаторе. С автоматической пометкой всех значимых событий по интересному тендеру — от времени подачи заявки до времени подписания договора. Без необходимости запоминать десятки дат, листать десятки площадок и сопоставлять часовые пояса.
А что касается тендерных неудач… Такая простая вещь, как метка на тендер, автоматически сортирует их по причинам поражений. Накапливая процедуры в той или иной метке, для полноты картины можно прибегнуть к изучению документации. Ведь в ней, как мы уже выяснили, фиксируется вся предварительная работа по закупке.
И причины поражений могут вскрыться самые разнообразные — высокая цена из-за неверной логистической цепочки, медленные и дорогие поставщики, некомпетентные тендерные специалисты и куча ошибок в заявке и так далее.
Как связать тендерный отдел и работу остальной части компании?
Современные компании уже жить не могут без CRM-систем. Самих систем на рынке становится все больше, они решают все больше задач и все больше автоматизируют многие процессы. А что, если интегрировать ваш тендерный агрегатор и CRM-систему?
Тогда тендерный отдел обретет связь с остальными подразделениями в компании. И в одном инструменте смогут работать и анализировать не только отделы продаж, закупок и так далее — к ним присоединиться и тендерный отдел.
В «Тендерплане» такая функция тоже реализована. Вы можете связать свою тендерную деятельность с прочими сотрудниками, интегрировав сервис прямо в свою CRM-систему.
Итог
Таким образом, современный тендерный агрегатор вполне самодостаточен. Он ищет, считает, анализирует, выгружает данные в таблицы или прямо в CRM, а главное — позволяет взаимодействовать всем заинтересованным прямо внутри себя, без сторонних сервисов.
Это упрощает поиск и обработку закупок. А значит, остается больше времени для аналитики всей своей ниши, своих заказчиков и конкурентов.