«Ничего не успеваю» — привычная мантра занятого человека. Кажется, чтобы справляться со всеми делами, нужно увеличить продолжительность суток или работать еще эффективнее. Однако на деле не работает ни один из этих вариантов. Единственный способ успевать запланированное — брать на себя меньше ответственности.
Бывает, что помимо собственных дел, мы берем на себя еще и чужие. Например, коллега попросил помочь с задачкой, или мы хотим доказать свою значимость и взять на себя новый сложный проект, а может, нам просто нравится быть спасателями и тушить чужие пожары. Окружение видит в нас приятного человека, наша самооценка растет, а вот сил становится все меньше. И оказывается, что пока мы занимались чужими делами, собственные уже покрылись пылью, а дедлайны по ним горят.
Чужими обязательствами могут быть дела родных и друзей: отвезти машину родителей в автосервис, полить цветы соседей, придумать подарок для учителя ребенка. Все это занимает время и цепляет на себя новые маленькие задачки. В итоге наши обязательства растут, на них требуется больше ресурсов.
Чтобы справиться с этим потоком задач, тренер по личной эффективности Марк Форстер предлагает сократить количество дел: отказаться от лишних обязательств, оставив только нужные и важные.
Определяем имеющиеся обязательства
Присмотримся повнимательнее к нашим to-do спискам. Для этого запишем все имеющиеся обязательства. Важно вспомнить как рабочие, так и домашние дела, ведь каждое требует нашего внимания и сил. Учитывайте не только регулярные обязанности: уборку, готовку, выгул собаки, но и задачи, которые давно ждут своего часа: например, сдать анализы, купить новые тарелки, разобрать почту, рассортировать мусор.
Присмотримся к получившемуся списку повнимательнее. На этом этапе наша задача — вспомнить, откуда у нас взялись все эти дела, почему их важно выполнить, с какими крупными обязательствами они связаны.
Допустим, вы дизайнер, в основном работаете с сайтом, но хотите попробовать себя в направлении UX и присоединиться к команде мобильной разработки. Для этого вам нужно договориться о смене направления с руководителем, влиться в новую команду, изучить то, что уже сделано, найти курс по UX-дизайну и пройти его. Все эти задачи можно отнести к обязательству «Стать UX-дизайнером, вырасти в зарплате».
Приоритизируем обязательства
Скорее всего, окажется, что у вас слишком много обязательств, выполнить которые невозможно. Если мы не откажемся от некоторых из них, то несделанные, постоянно откладываемые дела начнут давить на нас.
Возможно, техника MoSCoW поможет исправить эту ситуацию.
Ее придумал Дай Клегг, сотрудник компании Oracle. С ее помощью он приоритизировал задачи при разработке ПО. Однако она показала свою эффективность и при личном планировании.
MoSCoW расшифровывается следующим образом:
- Must have — обязательно сделать
- Should have — следует сделать
- Could have — желательно сделать
- Won’t have — можно не делать
Теперь нужно взять наш список обязательств и распределить их между этими четырьмя категориями. Для этого внимательно посмотрим на каждое обязательство и честно оценить, насколько оно важное и срочное, можно ли его отложить или вовсе отказаться от него.
Так, в категорию Must попадут обязательства, выполнение которых необходимо для жизни — работа, воспитание детей, домашние дела. Should — это задачи, которые помогают развиваться в профессии и приносят удовольствие. Could — дела, выполняемые по остаточному принципу, если остались силы. Won’t — то, что на самом деле не так уж и нужно.
Учимся говорить «нет»
Теперь, когда мы распределили наши обязательства по различным категориям, важно выстроить работу с ними. Для начала наведем минимальный порядок: сгребем все неважное в одну кучу и отложим это в дальний ящик стола.
Мы вернемся к этим делам позже, а пока нужно сосредоточиться на работе над действительно важными и срочными проектами.
Если коллеги и друзья хотят подкинуть в вашу копилку дополнительные задачи, но ресурса на это не осталось, важно научиться говорить «нет». Это непросто, но помните, что только так можно защитить себя от стресса и выгорания.
Чтобы не обидеть собеседника, нужно не просто отказать ему в помощи, но объяснить причину. Например: «Я бы рад помочь, но у меня сейчас очень много дел, я боюсь, что не успею и подведу вас». Вместо помощи, можно предложить альтернативное решение проблемы: «Может, Иван свободен и поможет?» или «А что если не тратить время на поход в магазин, а заказать доставку?»
Этот разговор может быть не самым простым, потому важно не делать этого на бегу, чтобы между вами и просящим не осталось недосказанностей.
Ранее я рассказывал о том, как грамотно планировать работу, когда не знаешь, с чего начать:
Подписывайтесь на мой телеграм-канал. Там еще больше полезных материалов и рекомендаций для тех, кто хочет организовать свое время и эффективнее справляться с рабочими и повседневными задачами.
Сложно ли вам отказываться от запланированных задач? Или стараетесь сделать все во что бы то ни стало? Расскажи в комментариях.