В статье рассматривается сущность платёжного календаря, основы его применения в практической деятельности сотрудника финансово-экономического управления (отдела) предприятия (организации), его отличительные черты. Также в статье описывается правильное применение данного инструмента управления движением денежных средств, детализации поступлений и выплат.
Независимо от масштаба и отрасли компании, структура платежного календаря всегда примерно одинаковая. В ней содержится информация об:
а) остатке денежных средств на начало и конец планируемого периода;
б) поступлениях;
в) платежах.
Универсального шаблона наполнения платежного календаря не существует. Обычно он составляется в разрезе трех групп деятельности: операционной, инвестиционной и финансовой. Поскольку платежный календарь является элементом управленческого учета, каждая компания самостоятельно определяет его, удобные для себя форму и содержание.
Главное условие в содержании платежного календаря - в нем должна быть отражена информация о поступлениях и выплатах компании в разрезе принятых и утвержденных статей движения денежных средств. Возможно с детализацией по контрагентам, если выплаты достаточно крупные и их можно разбить на 3-4 крупных платежа по каждому контрагенту, однако такая детализация должна быть целесообразной и не стоит детализировать так каждый мало-мальски крупный платёж.
Детализация по контрагентам важна в части поступлений в строительной, проектной отраслях, а также на предприятиях с достаточно длительным производственным циклом (больше месяца), которые пользуются позаказным методом планирования своей финансово-хозяйственной деятельности.
Отличительная черта платежного календаря – это краткосрочный детализированный период планирования. Как правило, это период до месяца с разбивкой по дням. Это позволяет ориентироваться в поступлениях и платежах компании, и своевременно предотвращать кассовые разрывы, которые могут возникнуть в течении месяца в любой из платежных дней. Таким образом, с помощью платежного календаря можно управлять и оптимизировать денежные потоки, а значит обеспечить компании непрерывную жизнедеятельность.
Рассмотрим взаимосвязь платёжного календаря с бюджетами компании.
Рациональное финансовое планирование начинается с операционных бюджетов компании. Они становятся основой для формирования бюджетов доходов и расходов. Затем формируется бюджет движения денежных средств, а на его основании формируется платежный календарь.
Соблюдение этой последовательности этапов многим компаниям кажется не важным. Давайте рассмотрим распространенные ошибки финансового планирования и их последствия.
Не стоит начинать формирование БДДС на предстоящий месяц с составления платежного календаря. В этом случае вы столкнетесь с проблемой недостатка информации еще на старте планирования. Для составления платежного календаря нужны данные о том, сколько продукции нужно произвести, какую выручку вы хотите получить, какой объем продаж планируется на предстоящий период и так далее.
Ошибкой будет после операционных бюджетов составить БДДС и платежный календарь, а потом уже сформировать БДР. Такая схема применяется довольно часто, но не является эффективной. Не стоит планировать поступления и платежи, пока не известна прибыль компании в плановом периоде. Возможно, она не может позволить себе произвести те или иные расходы.
Рассмотрим отличия платежного календаря от бюджета движения денежных средств.
Поскольку платежный календарь тесно связан с БДДС и составляется на его основе, давайте убедимся, не являются ли эти инструменты аналогом друг друга. Платежный календарь отличается от БДДС по следующим параметрам:
1) Период планирования. У платежного календаря он всегда более короткий, чем у БДДС. БДДС составляется на месяц, квартал, год или несколько лет. Максимальный период планирования платежного календаря - месяц. В течение этого месяца он может детализироваться по дням и неделям.
2) БДДС и платежный календарь, составленные на месяц — это не одно и то же. В этом случае платежный календарь будет раскрывать и детализировать БДДС по дням.
3) Непрерывная актуализация. Утвержденный БДДС менять крайне нежелательно, в то время как платежный календарь – это живой инструмент. В него можно и нужно постоянно вносить корректировки, перенося платежи в режиме реального времени.
4) Возможность корректировок в ходе исполнения. Платежный календарь позволяет легко корректировать данные, а вот в утвержденном бюджете делать это не рекомендуется. Как минимум, для этого придется созвать бюджетный комитет.
5) Степень детализации. В БДДС информация может быть представлена в разной степени укрупненно. Например, с выделением особо крупных клиентов (покупателей, заказчиков и так далее) и строкой «прочие». В платежном календаре можно настроить еще более подробную детализацию, например, по каждому клиенту, заказчику.
6) Отсутствие план-факт анализа. БДДС требует обязательного анализа исполнения. Платежный календарь выступает как вспомогательное средство, и анализировать его после исполнения функций не нужно.
Итак, платежный календарь во многом похож на БДДС, однако это инструмент с принципиально иным значением. БДДС нужен для того, чтобы спланировать денежные потоки компании. Задача платежного календаря – распределить их таким образом, чтобы компания не столкнулась с проблемой кассовых разрывов.
Далее рассмотрим приоритетность выплат.
Для непрерывного функционирования бизнес-процессов компании лучше всего использовать такую приоритетность платежей:
1) Обязательные платежи. Их неисполнение обязательно повлечет за собой санкции для компании: пени, штрафы или ухудшение кредитной истории. К этим платежам относится заработная плата, налоги, страховые взносы, погашение кредитов и займов, погашение процентов по кредитам и займам, исполнительные документы от судебных приставов.
2) Платежи, от которых зависит непрерывность деятельности компании. В эту группу входит оплата сырья и выплаты ресурсоснабжающим компаниям и субподрядным организациям.
3) Значимые заменяемые платежи. К ним относятся, например, платежи поставщику топлива или арендодателю. Это те контрагенты, которых мы сможем заменить, если возникнут сложности.
4) Платежи наименьшей важности. Например, за канцелярию и обучение сотрудников.
Каждому виду платежей важно присвоить очередность в соответствии со статьями движения денежных средств. Именно это условие превратит ваш платежный календарь в гибкий инструмент для изменений в платежах.
Для финансистов, работающих в строительных (проектных) компаниях, важно выделать в календаре располагаемые денежные средства. Это деньги, оставшиеся у компании после уплаты всех платежей и всех поступлений за период планирования (чаще всего дне недели вперед от даты актуализации платёжного календаря). Это позволит видеть сколько компания может себе позволить «дополнительных платежей». Можно также выделять в сумме располагаемого остатка целевые авансы, которые были выданы, например, на покупку МТР по договору подряда. Это позволит увидеть размер денежных средств, уже зарезервированных под конкретный объект строительства (проектирования).
Кроме того, в платёжном календаре можно отдельно прописать остаток по кредитным линиям (возобновляемым и невозобновляемым). Это позволит понимать на какие средства компания может рассчитывать в случае возникновения кассовых разрывов.
Таким образом, платежный календарь — это полезный инструмент для специалистов любого уровня. Это один из основных инструментов финансиста по управлению поступлениями и платежами компании любой отрасли.