Один из наиболее эффективных способов контроля за состоянием имущества — проведение инвентаризации. Это важный процесс для любой компании, который помогает контролировать и управлять основными средства и товарно-материальными ценностями.
Однако часто инвентаризация становится источником проблем: затягивается по времени, сотрудники допускают ошибки, а по результатам могут обнаружиться недостатки или излишки.
Можно ли избежать таких неприятностей или хотя бы свести количество ошибок к минимуму?
В этой статье расскажем, с какими проблемами может столкнуться бизнес при проведении инвентаризации, и как с помощью решений от компании «Клеверенс» сделать процесс более точным и быстрым.
Что может пойти не так в процессе инвентаризации
Многие компании сталкиваются с рядом типичных трудностей в процессе переучета при использовании ручного метода внесения данных. Что может пойти не так?
Ошибки ввода информации
Человеческий фактор. При ручном вводе данных всегда существует риск ошибок, таких как опечатки или внесение неправильных значений.
Во время монотонной работы сотрудники устают, работают медленнее и начинают чаще ошибаться.
Путаница в наименованиях. Сотрудники могут неправильно записывать наименования и инвентарные номера товаров или активов, что усложняет дальнейший учет.
Большое количество документов. При ручном вводе данных нужно вносить информацию в разные документы и специальные реестры. В этих бумагах не должно быть пустых строк и перечеркиваний. Подчистки, потертости, отсутствие подписей могут стать причиной признания результатов инвентаризации недействительными и потребуется ее повторное проведение.
Долгий процесс
Время. Ручной учет требует значительных временных затрат, особенно если дополнительно требуется контрольное взвешивание, измерения, подсчет или объем имущества слишком большой.
Задержки. Остановка процессов на время проведения инвентаризации может существенно повлиять на эффективность работы компании.
Другие распространенные проблемы
Отсутствие интеграции. При ручном методе полученные данные невозможно интегрировать с другими системами учета, что усложняет получение единой картины.
Командные ошибки. Возможны проблемы с координацией между сотрудниками, особенно если инвентаризация проводится одновременно в разных местах.
Отсутствие актуальности. Сложности в поддержании актуальности данных, например, при частых изменениях в запасах.
Автоматизация процесса учета
Можно ли проводить инвентаризацию быстрее, не задействуя весь штат сотрудников с приостановкой процессов компании на этот период, видеть данные описи имущества в реальном времени и избавиться от бесконечной бумажной волокиты? Да. Если автоматизировать процесс переучета.
Компания «Клеверенс» предлагает программные решения, которые позволят контролировать фактическое наличие имущества, проводить быструю инвентаризацию, отслеживать выдачу, возврат и внутреннее перемещение активов.
Программа «Учет 15»
Мобильное приложение «Учет 15» помогает решить вопросы, с которыми сталкиваются компании и предприятия в процессе ревизии имущества.
В чем преимущества применения автоматизированной программы учета?
В приложении «Учет 15» можно сформировать специальный отчет по каждому сотруднику и закрепленному за ним имуществу. Там же будет отражена информация о местонахождении активов.
Для проверки можно выбрать также конкретное помещение, сопоставить учтенной имущество и его реальное размещение. Это позволит видеть актуальную картину использования основных средств и ТМЦ.
Предусмотрена работа с документами по выдачи/возврату имущества. Возможна отправка на печать документов для подписи.
В программе можно выбрать новое место хранения, будет построен отчет о проведенном перемещении средств.
Если имущество не имеет штрихкодов, для постановки на инвентарный учет. В программе предусмотрен функционал для создания и редактирования штрихкодов или RFID-меток.
Сканирование штрихкодов и RFID уменьшает вероятность ошибок, так как не требуется ручной ввод данных. Существенно сокращается время на инвентаризацию.
В программном решении «Учет 15» можно отметить состояние имущества, которое упростит отчетность. Например, задать параметр «в ремонте», «работает» и т.д.
Подробнее узнать о программном продукте «Учет 15» можно на сайте компании «Клеверенс».
Для получения помощи в выборе программных решений, оборудования и их настройке, вы можете связаться со службой технической поддержки «Клеверенс», уточнить интересующие их вопросы, в том числе и интеграцию программ с наиболее известными учетными системами.
Подписывайтесь на наш канал в Дзене, мы публикуем много полезной информации для всех участников рынка и рассказываем о том, как эффективно ускорить и автоматизировать ваши бизнес-процессы.