Многофункциональное пространство с большим количеством залов, где проводятся как платные, так и бесплатные мероприятия, требует особого внимания к учету. Александр Никифоров, руководитель ArtSpace, поделился как система от AppEvent помогла закрыть все потребности, включая продажу билетов и анализ клиентской базы. Уникальный кейс культурного ивент-центра в самом современном городе России.
Истоки ArtSpace
ArtSpace находится в Иннополисе – самом новом городе в России, которому в следующем году исполнится 10 лет. Иннополис – город айтишников, но IT-специалисты не должны жить без развлечений, изолировано от культуры. Специфика города в том, что здесь проживает 5000 человек, и еще 3000 приезжают на работу. Средний уровень дохода и образования в среднем выше, чем в других городах. Местные привыкли обсуждать возникающие проблемы и искать способы их решения. Так на одном из собраний жители решили создать арт-пространство.
ArtSpace открыл свои двери в августе 2020 года, став городским культурным центром, единственной независимой площадкой, где проходят мероприятия. Александр стал руководителем ArtSpace с момента его основания, даже чуть раньше – в процессе постройки. Переехав в Иннополис в 2018 году, он ожидал, что его компетенции в ивент-сфере могут пригодиться городу, и оказался прав.
С 99-го года я играл в КВН, в том числе телевизионный. Потом был художественным руководителем крупного образовательного учреждения. Позже, работая в управлении культуры родного города, занимался организацией крупных ивентов. В общем, имею очень большой опыт в ивент-сфере.
Подумал, что IT-город не может жить одним IT. Рано или поздно здесь необходимо будет развивать культурную составляющую. Переехал в Иннополис, не получив оффера, и уже через два года возглавил главное творческое пространство города.
– Александр Никифоров, руководитель ArtSpace
Принципы работы и взаимодействия
Стратегические цели были поставлены руководством города. Но вот тактические задачи являются прерогативой Александра: процесс набора персонала, стратегия внутреннего взаимодействия, командная работа. Несмотря на то, что ArtSpace является Домом культуры, в штате нет ни одного культурного работника. Ни кураторов кружков, ни педагогов, ни художественных руководителей.
Поскольку у меня культурологическое образование и большой опыт работы с творческими людьми, я знаю их особенности. Мне не хотелось принимать в штат творческие единицы – мы выстроили взаимодействие с ними по-другому. Все педагоги и коллективы сотрудничают с нами как самозанятые или ИП, и в их деятельность мы не вмешиваемся. Если человек востребован, то у нас получается долгое и взаимовыгодное сотрудничество. Многие резиденты вместе с нами с момента открытия и стали уже добрыми друзьями.
– Александр Никифоров, руководитель ArtSpace
ArtSpace предоставляет полностью оборудованные помещения для творчества, помогает в организации работы, а арендаторы собирают приводят аудиторию и трафик. За четыре года работы самодеятельность горожан поднялась на высокий уровень.
Так при поддержке ArtSpace сформировался и вырос местный стендап-клуб. На начальном этапе площадку предоставляли бесплатно, чтобы начинающие могли прокачать свои скиллы, а зрители привыкли к специфическому айтишному юмору. Теперь местные комики собирают полный зал, а пространство берет арендную плату. Сложилось взаимовыгодное сотрудничество. Такой же подход работает с коллективами и их педагогами. За эти годы выросло и музыкальное комьюнити: местные группы уже дают концерты в других городах.
У людей изначально была потребность в месте для самодеятельности. Поэтому многие творческие личности и коллективы реализовали себя в ArtSpace. С нами активно делились идеями и предложениями, поэтому у нас не было задачи найти и заинтересовать аудиторию. К тому же, первый год в тестовом режиме мы работали полностью бесплатно – это решение было принято совместно с руководством города.
– Александр Никифоров, руководитель ArtSpace
Смена юридического статуса и адаптация
Раньше ArtSpace был в составе автономной некоммерческой организации, а с этого года он является муниципальным автономным учреждением. Это изменение повлекло за собой последствия не только на юридическом уровне.
По муниципальному заданию нам теперь нужно проводить большой объем бесплатных мероприятий. Мы и раньше многие ивенты делали бесплатными, но специфика работы в новом статусе накладывает больше ответственности в части правильного оформления процедур привлечения творческих институций. Не все они могут работать по 44 ФЗ. Приходиться искать новых партнеров.
– Александр Никифоров, руководитель ArtSpace
TOV и городская среда
Внутригородская среда позволяет поддерживать Tone of Voice (манеру общения с потребителем) – быть открытыми и дружелюбными. Особенностью является общение исключительно в Telegram. Это фишка не только ArtSpace, но и всего Иннополиса – отличительная черта городской среды. У сотрудников есть гайд по ведению переписок, взаимодействием с посетителями занимаются администраторы. Но поскольку все друг друга знают, часто запросы направляются напрямую к Александру.
Некий специфический вайб у нас поддерживается. Атмосфера добродушия. Не могу сказать, что это система, которую можно было бы ретранслировать. Но я стараюсь подбирать персонал таким образом, чтобы поддерживать эту атмосферу.
– Александр Никифоров, руководитель ArtSpace
Партнерство с AppEvent
Для муниципального учреждения разработка и поддержка сайта – это сложный процесс, поэтому запустить сайт для продажи билетов не удалось. Вариант работать через Google-таблицы не подходил пространству из-за больших оборотов. Так у ArtSpace появилась задача найти подходящий сервис для продажи билетов и регистрации на бесплатные мероприятия.
Виджет от AppEvent Александр выбрал, пообщавшись с менеджерами компании. Привлекло выгодное предложение с низкой комиссией. Плюсом стала и гибкость системы, позволяющая учесть нюансы муниципального учреждения. Для брони мест на бесплатные мероприятия и покупки билетов на платные было создано два личных кабинета. Для пользователей интерфейс ничем не отличается, поэтому не возникает путаницы и недопонимания.
Сам сервис очень удобный, интуитивно понятный. Когда мы только начали взаимодействие, я оценил степень оперативности поддержки и технические возможности команды. У нас многофункциональный трансформируемый зал: телескопические трибуны, столы, складные стулья – много разных посадок. Я потратил три-четыре часа, чтобы отрисовать, подгрузить и подвязать возможность выбора мест. Остался в приятном шоке.
– Александр Никифоров, руководитель ArtSpace
Александр оценил функцию возврата билета. Менеджеры, которые занимаются организацией мероприятий, часто заглядывают в списки пользователей. Иногда возникают корректировки. Например, мероприятие переносится из-за погодных условий. Поскольку пользователи заполняют необходимую информацию, с ними могут связаться лично. Для отчетности организации необходимо считать количество людей, зарегистрированных и пришедших по факту, это удобно отслеживать в системе.