График отпусков – обязательный документ, позволяющий работодателю планировать работу и замещение сотрудников, а работнику — свой отдых.
Разберемся в особенностях составления графика отпусков, рассмотрим, нужно ли учитывать желание сотрудников пойти в отпуск в определенное время, какие категории сотрудников могут претендовать на отдых в любое время, можно ли отпуск разделить на части и чем грозит отсутствие или несоблюдение графика отпусков.
Что такое график отпусков? Всем ли организациям нужно его утверждать?
График отпусков — документ с информацией о времени и продолжительности оплачиваемых отпусков нанятых по трудовому договору работников. В нем указывается, сколько дней отпуска есть у каждого из сотрудников и на какие даты они запланированы.
График отпусков обязателен для всех работодателей, где есть работники по трудовому договору. Исключение приведено в ст. 309.2 ТК РФ – микропредприятия и некоммерческие организации имеют право заменить график отпусков письменным соглашением с работником (письмо Роструда от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1). Проверить, относится ли ИП или организация к микропредприятиям, можно в реестре налоговой службы.
Чем грозит отсутствие графика отпусков и его несоблюдение?
Отсутствие графика отпусков и его несоблюдение является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):
· на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб. или предупреждение;
· на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
· на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.
При повторном нарушении:
· для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
· для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
· для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.
Особенности составления графика отпусков
Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах работодателя. Также график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой, это актуально для больших компаний, в этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ сотрудникам кадровой службы, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.
При составлении графика учитывают все оплачиваемые дни отпусков:
1. Основной отпуск — для большинства сотрудников это 28 календарных дней, но у некоторых может быть больше. Например: 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет; 30 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для инвалидов; 30-40 суток (ст. 28 Федерального закона от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы); 42-56 календарных дней — для работников, занятых на работах с химическим оружием (ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 № 136-ФЗ), отдельных категорий педагогических работников (ст. 335 ТК РФ).
2. Дополнительный — отпуск, который предоставляют за вредные условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему областях и по некоторым другим причинам.
3. Дни оплачиваемых отпусков, которые остались у работников с предыдущих лет.
Отражать в графике отпусков нужно всех сотрудников, с кем действуют трудовые отношения на момент составления и утверждения графика отпусков, с правом на ежегодные основные и дополнительные отпуска. Это касается также сотрудников, трудящихся удалённо и по совместительству у других работодателей. Отметим, что в график отпусков также включаются сотрудники, которые планируют уволиться в предстоящем году, даже если они уже написали заявление и планируют уйти из компании в январе (Письмо Минтруда РФ от 27.03.2020 № 14-2/В-321). Исключение для включения в график отпусков – мобилизованные работники. Трудовой договор с ними приостанавливается (ст. 351.7 ТК РФ), поэтому планировать их отдых не нужно.
Не включайте в график исполнителей по договорам ГПХ. На них трудовое законодательство не распространяется. Если планировать отпуск исполнителей по договорам ГПХ, то возрастает риск признания гражданско-правовых отношений трудовыми. Также учитывать в графике отпусков не нужно работников, которые в новом календарном году точно не будут использовать отпуск, например, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком.
По какой форме составлять график отпусков?
При составлении графика отпусков можно использовать утвержденную рекомендованную форму Т-7 или разработать свой бланк (письмо Роструда от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1). Рационально взять Т-7 за основу и расширить необходимой дополнительно информацией.
Когда составлять график отпусков?
Утвердить график отпусков на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца текущего года, т.е. до 17 декабря. Но если эта дата выпала на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Таким образом, начать процедуру составления графика рекомендуем уже осенью. Тем более, что до утверждения проект графика отпусков необходимо согласовать с профсоюзной организацией (при наличии). Правила согласования ЛНА с профсоюзом прописаны в ст. 372 ТК РФ.
Обязательно ли учитывать пожелания работников о датах отпуска?
Работодатель может, но не обязан учитывать мнение работников по времени их отдыха при составлении графика отпусков (письма Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785, от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Но есть отдельные категории работников, которые могут выбирать удобное для себя время отдыха. Такие сотрудники могут написать заявление и уйти в отпуск даже вне графика. Это, например:
· работник, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
· имеющий трех и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей возраста 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
· работник — в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 127 ТК РФ);
· пострадавшие в результате радиационных аварий или катастроф (ст. 14, 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1, ст. 1 ФЗ от 26.11.1998 № 175-ФЗ, п. 15 ч. 1 ст. 2 ФЗ от 10.01.2002 № 2-ФЗ);
· супруги военнослужащих (п. 11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
· ветераны боевых действий (п. 11 ст. 16 ФЗ от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
· награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России» (п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
· удостоенные высшего звания или награжденные государственным орденами высшей степени (Герои СССР, Герои России, кавалеры Ордена Славы трех степеней, Герои Труда, Герои социалистического труда) (ч. 2 ст. 6 ФЗ от 09.01.1997 № 5-ФЗ, ч. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
· работники, которые ранее были отозваны из отпуска, — по неиспользованной части отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
· работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
· женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
· совместители, если они идут в отпуск на основном месте работы (ст. 286 ТК РФ).
Но часто для поддержания корпоративной атмосферы работодатель по возможности учитывает пожелания по датам отпуска всех сотрудников.
Можно ли делить отпуск на части?
Согласно статье 125 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Единолично определять, как делить отпуск на части и сколько они длятся, работодатель не вправе. В частности, он не может требовать включать в период отдыха выходные, считает Роструд. Стороны должны прийти к соглашению на этот счет.
Важно, что если на момент составления графика отпусков у работодателя нет письменного соглашения с работником о разделении его отпуска на части, то они об этом не договорились и отдых работнику обязаны дать целиком, без дробления (письмо Роструда от 10.01.2024 № ПГ/28100-6-1).
Нужно ли ознакамливать работников с графиком?
Нужно ли знакомить работников с графиком – вопрос неоднозначный. Есть общая норма части 2 статьи 22 ТК РФ об обязанности работодателя знакомить под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами. Роструд в Письме от 15 февраля 2021 г. N ПГ/01488-6-1 указывает, что график отпусков – локальный нормативный акт, соответственно, работодатель обязан ознакомить работников с принимаемыми локальными нормативными актами под подпись. Однако, в другом Письме № 14-2/ООГ-17846 от 19.01.2024 Минтруд отвечает, что знакомить персонал с графиком отпусков под подпись не обязательно, при этом необходимо согласно статье 123 ТК РФ уведомить под подпись о дате начала отдыха не позднее, чем за 2 недели до его начала.
Чтобы избежать споров с работниками и претензий трудовой инспекции, рекомендуем ознакомить работников с графиком отпусков под подпись. Можно дополнить форму № Т-7 или форму, которую разработали самостоятельно, дополнительными графами: с подписью о том, что работникам известна дата начала отпуска, и датой ознакомления с графиком.
Что еще важно учесть?
1) Роструд и Минтруд занимают разные позиции по вопросу, как определять начало отпуска в графике. В Трудовом кодексе четкого ответа тоже нет.
Эксперты Минтруда считают, что в качестве начала отпуска в графике достаточно указать только месяц (письмо Минтруда от 26.09.2024 № 14-6/ООГ-5659). Роструд же полагает, что надо писать конкретную дату. Иначе между работодателем и работником могут возникнуть разногласия по конкретному времени отдыха (пост в Телеграм-канале Роструда от 31.10.2023).
Таким образом, не нарушение указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска. Однако на практике это неудобно, так как потом нужно дополнительно согласовать с работником конкретные даты отпуска, а еще придется уведомлять сотрудников не позднее, чем за 2 недели до наступления месяца.
2) При составлении графика отпусков важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится.
3) Если человек устроился на работу после утверждения графика отпусков, работодателю не нужно сразу менять документ. Право на отпуск у вновь принятого работника возникает спустя 6 месяцев работы — тогда надо обсудить с ним даты отдыха для дополнения графика (если работодатель согласен, дать отпуск можно и раньше — по заявлению сотрудника).
Роструд приводит на своем официальном сайте два варианта для действий работодателя:
· внести изменения в сводный график отпусков;
· составить дополнительный график и приобщить его к сводному.
В данной статье мы подробно разобрали нюансы составления графика отпусков, а в следующей статье рассмотрим, можно ли не пойти в отпуск по графику, в каких случаях возможен перенос отпуска, как отозвать работника из отпуска, а также возможна ли замена отпуска денежной компенсацией.