В наших статьях мы, так или иначе, часто касаемся сферы тренинга изнутри, но еще не рассматривали корпоративное обучение с точки зрения его организации. Кто этим занимается? Какой этап самый важный? Что делать при форс-мажорах?
В этом материале мы немного окунемся во внутренние процессы работы команды организаторов и попробуем ответить на эти и другие вопросы.
Кто такой проджект-менеджер в сфере корпоративного обучения?
Если коротко — это человек, который курирует организацию тренинга или любого другого обучения на всех этапах. Он должен создать комфортные и продуктивные условия для работы команды и снять переживания о тренинге с заказчика.
А чтобы показать клиенту, что причин для беспокойства действительно нет, необходимо верно считать его потребности, погрузиться и прочувствовать его систему ценностей. Это поможет правильно составить программу обучения и добиться поставленной цели. Дмитрий Румянцев в своей книге «Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий» писал: «Первое и самое важное – это идея мероприятия, уникальная, четко сформулированная, продуманная до последней буквы». В нашем случае «идею» можно заменить на «цель», ради которой всё и создаётся.
Из чего состоит организация тренинга?
Из нескольких этапов, которые почти всегда повторяются, хотя и могут меняться в зависимости от масштаба мероприятия.
1.Запрос клиент. Сперва приходит запрос от заказчика на проведение тренинга. Его обрабатывает отдел продаж и передаёт проджект-менеджеру для обсуждения деталей. Как раз здесь важно понять все потребности заказчика и уточнить пожелания. Тогда и клиент спокоен, и команда знает, что всё делает правильно.
2. Подготовка. Авраам Линкольн сказал «Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и первые четыре часа я потрачу на заточку топора». Всё верно – чтобы не рубить дерево тупым топором, следует хорошо подготовиться.
На этом этапе происходит сбор необходимой информации от заказчика, формирование проектной команды, установление дедлайнов и зон ответственности, и определение целей и идей мероприятия.
3. Разработка программы. Это фундамент тренинга, потому что здесь прорабатывается вся контентная часть на основе запроса клиента. В процессе организации события и самого обучения многое может пойти не так, но, если программа составлена правильно, удовлетворяет потребностям заказчика и достигает поставленной цели, всё остальное уходит на второй план.
4. Подготовка материалов. На основе контентной части составляется список необходимых материалов для проведения тренинга: презентация, раздаточный печатный материал, реквизит. Все драфты и макеты отдаются дизайнерам, а список реквизита в отдел реализации, который его закупает.
5. Реализация программы. Непосредственное проведение тренинга. За эту часть отвечают в основном тренеры, а проджект-менеджер координирует проектную команду, подрядчиков и решает вопросы клиента, если такие появляются.
6. Обратная связь. Неотъемлемая и важнейшая часть любого проекта, которая делает будущую работу ещё лучше. Здесь происходит сбор и обработка впечатлений, комментариев и от участников мероприятия, и от проектной команды, которая принимала участие в проведении обучения.
На этом же этапе и клиент делится своими впечатлениями, и, как правило, обсуждает возможные варианты дальнейшего взаимодействия.
Если что-то идёт не так
Большинство программ проходят спокойно или с отклонениями столь незначительными, что они никак не влияют на процесс. Но практика показывает, что в большом и сложном мероприятии обязательно что-то пойдет не так. Ко всему быть готовым невозможно, но можно контролировать своё отношение к форс-мажорам: сохранять спокойствие и продумывать разные варианты выхода из неприятной ситуации.
Например, этим летом Школа возможностей «БУМ» организовывала на одном крупном фестивале HR-уголок – специальную зону, в которой каждый участник может познакомиться с корпоративной культурой компании, оставить свои контакты и резюме, а также пройти первичные собеседования на открытые позиции. В зоне должны были быть холодильник для напитков, вентиляторы и пуфики для лаунж-зоны, но поставщик сказал, что может не успеть привезти оборудование и реквизит в срок.
Тогда команда «БУМ» пошла по ближайшим кафе и сумела договориться с одним барменом на бесплатную аренду холодильника и пуфиков на несколько дней. И несмотря на то, что поставщик всё-таки успел привезти реквизит, у команды уже был запасной план.
Любой тренинг – проводится он для 10 или 1000 человек – одинаково важен. Поэтому и к каждой организации необходимо прикладывать одинаковые усилия, чтобы обучение делать лучше, а команды – сильнее.
Текст — проджект-менеджер Школы возможностей «БУМ» Максим Фёдоров.