Контекст проекта
Наш клиент — крупный бизнес в рекламной сфере, специализирующийся на создании и публикации текстового контента. Команда работала над множеством материалов, управляя проектами как с постоянными сотрудниками, так и с фрилансерами.
Основной проблемой была неупорядоченность коммуникаций и потеря данных: переписка велась в разных мессенджерах, почте, и вследствие этого файлы терялись, пропадали важные обновления и сроки.
Цель и ожидания клиента
Главной задачей было навести порядок в работе над текстами:
- обеспечить прозрачность процессов,
- организовать хранение материалов в единой системе,
- упростить доступ к задачам и собрать аналитику по их прохождению.
Вся команда должна была видеть актуальную информацию и быстро находить необходимые документы.
Наш подход и решение
Мы настроили Яндекс.Трекер с учетом специфики клиента:
- Автоматизация потоков задач: Чтобы каждая задача плавно перемещалась по этапам, мы настроили автоматические переходы между процессами. Как только один сотрудник завершает свой этап, задача автоматически передается следующему — от создания черновика до финальной публикации.
- Разделение доступа: Для внешних сотрудников были настроены ограниченные права доступа — они видят только свои задачи, что повышает безопасность данных и удобство управления.
- Обучение команды: Мы провели несколько тренингов, где рассказали команде, как пользоваться системой и эффективно работать в Трекере. Для руководителей были организованы отдельные встречи, чтобы дать им представление о возможностях мониторинга и управления.
- Подключение почтовой интеграции: Для удобного обмена сообщениями мы настроили интеграцию с почтой, что позволило оставить привычный формат коммуникации для некоторых сотрудников.
Результаты проекта
- Снижение хаоса в задачах: Весь процесс теперь прозрачен — задачи не теряются, сроки четко отслеживаются, а у сотрудников больше не уходит время на поиск информации.
- Ускорение работы: Благодаря автоматическим переходам и единой системе хранения задач время на выполнение задач сократилось на 30%. Руководители теперь могут отслеживать ход работы и выгружать актуальные данные.
- Прозрачность и аналитика: Вся информация о задачах доступна в одном месте, что позволяет собирать статистику, анализировать процессы и выявлять слабые места.
Отзыв клиента
Клиент остался доволен — руководители отметили удобство использования системы и гибкость консультантов, которые учитывали их запросы и вносили изменения на протяжении проекта. В ближайшее время планируется доработка API для еще более быстрого обмена данными и интеграции с другими системами.
Выводы
Этот кейс показал, насколько важно для успеха проекта сочетание технологической адаптации и готовности команды к изменениям. Мы увидели, что эффективное корпоративное управление и четкое руководство помогают сгладить переход на новые системы и быстро адаптировать инновации.
Хотите упростить рабочие процессы в своем бизнесе и повысить производительность? Обращайтесь к нам за консультацией!
Если у Вас во время прочтения статьи появились вопросы, мы будем рады ответить на них в комментариях или в сообщениях на VC.ru
Подписывайтесь на наш аккаунт на VC. ru, чтобы не пропустить следующие статьи о других инструментах консалтинга в управлении проектами. А также узнайте больше об инновациях в личном блоге нашего эксперта Цымбала Андрея.
Если Вам нужна помощь в настройке Вашего бизнеса, переходите на сайт нашего агентства оставляйте заявку и мы с Вами свяжемся.
Мы — МИТ Менеджмент — Маркетинг Инновации Технологии Менеджмент, можем провести инвентаризацию Ваших проектов, выявить точки роста, обучить сотрудников по индивидуальным программам, помочь с внедрением методик тайм-менеджмента и OKR.