Организация вправе вновь принять на работу ранее уволенного сотрудника. Давайте разберемся, как правильно оформить повторный прием на работу в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.
Представьте ситуацию: ваш бывший сотрудник хочет вернуться в компанию.
Это вполне возможно! Для повторного трудоустройства нужно заключить новый трудовой договор (статья 68 Трудового кодекса РФ). При этом, как и при приеме на работу любого другого человека, вам понадобится собрать все необходимые документы от бывшего сотрудника (статья 65 Трудового кодекса РФ).
Не забудьте о налоговых нюансах! Для корректного расчета НДФЛ и предоставления стандартного налогового вычета при повторном приеме на работу сотрудник должен предоставить письменное заявление и документы, подтверждающие его право на налоговый вычет (статья 218 Налогового кодекса РФ).
По обоюдному согласию можно включить в новый договор условие об испытательном сроке (статья 70 Трудового кодекса РФ).
Что касается табельного номера, то по локальным нормативным актам организации при приеме на работу сотруднику может быть присвоен индивидуальный табельный номер. При повторном приеме работника за ним либо сохраняется ранее действующий табельный номер, либо может быть присвоен новый.
Кстати, организация вправе отказаться от ведения новой личной карточки повторно принятого работника (форма Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1), согласно приказу Минтруда России от 19.05.2021 №320н.
И, конечно, если вы привлекаете к работе иностранного гражданина, то обязаны уведомить территориальный орган МВД РФ о заключении с ним трудового договора или договора ГПХ (пункт 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 №115-ФЗ).
Оформление повторного приема на работу в программе 1С:Зарплата и управление персоналом
При повторном приеме работника в программе 1С:Зарплата и управление персоналом нужно проверить и актуализировать ранее зарегистрированные данные в справочнике Физические лица (раздел Кадры). Создавать новое физлицо (дублировать) взамен ранее уволенного считается ошибкой. При этом состояний сотрудника в справочнике Сотрудники (раздел Кадры) может быть несколько, например Увольнение и Работа.
Для оформления документа Прием на работу (раздел Зарплата) нужно создать нового сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники) на основании данных прежнего физического лица (раздел Кадры – Физические лица).
При заполнении строки Полное имя (при вводе либо при переходе на заполнение любого другого поля) программа автоматически уведомит пользователя сообщением (появится всплывающее окно) Найден похожий человек (рис. 1).
Когда вы выбираете бывшего сотрудника из списка физических лиц, вся его предыдущая история работы в компании отобразится в специальном поле "История". Нажав кнопку "Да, это тот, кто мне нужен", вы автоматически заполните его личные данные в карточке сотрудника (смотрите рисунок 1).
Чтобы избежать ошибок в расчетах налогов и взносов, перед тем как снова принять сотрудника на работу, в его карточке (раздел "Кадры" - "Сотрудники") нужно указать "Статус застрахованного лица" (раздел "Страхование") и "Статус налогоплательщика" (раздел "Налог на доходы").
Если сотрудник подал заявление на стандартный вычет на ребенка при повторном приеме на работу, то в ранее оформленном документе "Увольнение" (раздел "Кадры" - "Приемы, переводы, увольнения" или "Все кадровые документы") на вкладке "Дополнительно" нужно поставить флажок "Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения" (смотрите рисунок 2).
Также в программе необходимо проверить и при необходимости указать "Доходы с предыдущего места работы" (раздел "Кадры" - "Сотрудники" - "Налог на доходы"). Внесите доход, полученный от другого работодателя в промежутке между увольнением из организации и повторным приемом, для корректного расчета НДФЛ и предоставления вычетов.
По умолчанию после записи нового сотрудника ему будет присвоен новый табельный номер. В настройках кадрового учета (раздел "Настройка" - "Кадровый учет") можно отключить флаг "Контролируется уникальность табельных номеров".
После применения настройки при создании (редактировании) нового сотрудника появится возможность ввода табельного номера, действовавшего до увольнения.
Для приема сотрудника на работу необходимо оформить кадровый документ "Прием на работу" (раздел "Кадры" - "Приемы, переводы, увольнения" или "Все кадровые документы"). Документ можно оформить из карточки сотрудника после записи изменений по кнопке "Оформить документ" - "Прием на работу" или по ссылке "Принять на работу" (смотрите рисунок 3).
Давайте рассмотрим нюансы оформления приема на работу, если сотрудник устраивается на испытательный срок или является иностранным гражданином.
Испытательный срок:
Если сотрудник принят на испытательный срок, то в документе "Прием на работу" (раздел "Кадры" - "Приемы, переводы, увольнения" или "Все кадровые документы") на вкладке "Главное" нужно указать соответствующий срок в месяцах по строке "Испыт. срок (мес.)".
Срочный трудовой договор:
Для регистрации срока действия трудового договора на закладке "Трудовой договор" необходимо установить флаг "Срочный трудовой договор до" и указать дату окончания договора.
Уведомление о заключении договора с иностранным гражданином:
Для создания "Уведомления о заключении договора с иностранным гражданином" (приложение №7) можно воспользоваться сервисом "1С-Отчетность" (раздел "Уведомления" - "Создать" - "Иностранные работники") или воспользоваться кнопкой "Создать на основании" из документа "Прием на работу" (раздел "Кадры"), рис. 4.
❗ Форма уведомления из сервиса 1С-Отчетность заполняются вручную. Уведомление из кадровых документов заполняется автоматически.
После проведения документа по кнопке Печать (рис. 4) можно сформировать, вывести на печать и сохранить все печатные формы документов по команде Комплект документов при приеме на работу.
Надеюсь, эти инструкции помогут вам без проблем оформить повторный прием на работу в 1С!