Оптимизация расходов с помощью HR-tech: как компании обходятся без офиса

Еще недавно полностью дистанционная работа казалась фантастикой. Сегодня же многие предприятия успешно функционируют без физических офисов, опираясь на современные технологии. Рассмотрим, как это работает на практике.

Работа без офиса: суть концепции и реализация

Хотя пандемия 2019-2020 годов ускорила переход на удаленку, некоторые компании практиковали этот подход задолго до нее. Например, дизайн-студия Gagarin Studio, сотрудничающая с крупными клиентами, к 2021 году уже 7 лет работала дистанционно. А IT-отдел Travelmart, лидера в цифровизации бизнес-поездок, с 2017 года объединял специалистов со всей России в виртуальном пространстве.

Ключевым фактором стала доступность технологий. Сегодня практически у каждого есть доступ к интернету через смартфон, а остальные вопросы решаются с помощью специализированного программного обеспечения.

IT-решения для HR в цифровую эпоху охватывают:

1. Рекрутинг: автоматизированный отбор резюме, обновление вакансий, поиск кандидатов в соцсетях.
2. Адаптацию новичков: использование приложений и платформ для обучения и заполнения «карт новичка».
3. Обратную связь: централизованный сбор отзывов сотрудников для выявления проблемных зон.
4. Обучение: комбинирование онлайн-курсов с очными тренингами.
5. Оптимизацию рабочих процессов: системы управления персоналом для онбординга, оценки KPI, управления карьерой и вознаграждениями.

Эти технологии не только облегчают работу HR-специалистов, но и позволяют проводить комплексный анализ рабочих взаимодействий, что критически важно для эффективной удаленной работы.

Эффективное взаимодействие без личных встреч

Несмотря на массовый переход на удаленку в 2020 году, многие компании в последующем году задумались о возвращении в офис. По данным опроса KPMG, только 17% из 500 опрошенных фирм планировали сохранить дистанционный формат, тогда как в разгар пандемии эта цифра достигала 69%.

Рост числа удаленных работников за 14 лет составил 159%.

Однако опыт компаний, успешно внедривших удаленную работу с помощью HR-технологий, показывает, что этот формат может быть эффективным:

1. Полностью дистанционный SMM-отдел PR-агентства использует таск-трекеры и групповые чаты для координации работы, что повысило продуктивность и мотивацию сотрудников.
2. Внедрение онлайн-инструментов для контроля и коммуникации в агентстве делового туризма позволило не только сохранить персонал, но и повысить эффективность его работы.
3. Использование электронного документооборота позволило облачному провайдеру удаленную работу как с сотрудниками, так и с клиентами и партнерами.

Преимущества и вызовы удаленной работы

Основные риски дистанционного формата включают:

• сложность поддержания командного духа;
• снижение вовлеченности новых сотрудников;
• уменьшение связи с корпоративной культурой.

Однако преимущества часто перевешивают:

• повышение комфорта и мотивации сотрудников;
• возможность использования HR-технологий для решения вопросов взаимодействия и вовлеченности;
• внедрение единых систем управления персоналом (HCM) для эффективного контроля и анализа.

Организация управления удаленным офисом через HCM

Системы управления человеческим капиталом (HCM) позволяют эффективно решать HR-задачи в удаленном режиме:

1. Наем: автоматизация работы с резюме и кандидатами.
2. Оформление: централизованное хранение и обработка документов.
3. Адаптация и удержание: интеграция процесса адаптации в общую модель развития сотрудника.
4. Оценка и KPI: автоматический сбор данных о компетенциях и эффективности.
5. Увольнение: автоматизация процесса и анализ причин.

Современные решения, такие как Mirapolis HCM, предоставляют комплексный подход к управлению персоналом, поддерживая работу географически распределенных команд. Система успешно применяется как в крупных корпорациях, так и в компаниях среднего бизнеса, практикующих работу без офиса.

Пример модуля найма сотрудников в Mirapolis HCM.

Таким образом, опыт многих организаций показывает, что переход на удаленную работу может быть эффективным при правильном использовании HR-технологий. Системы типа HCM позволяют управлять всеми аспектами работы с персоналом дистанционно, значительно оптимизируя процессы и освобождая время HR-специалистов для решения более сложных задач.