Бот для диспетчерской службы и автопарков

Клиент и его задача

Компания, специализирующаяся на организации трансферов из крупнейших городов России, обратилась ко мне за сотрудничеством. Этот оператор предлагает своим клиентам исключительно автомобили комфорт-класса и выше, гарантируя высокий уровень сервиса. В компании трудится штат профессиональных водителей, а также заключены договоры с автопарками, которые сотрудничают с организацией, обеспечивая надежность и доступность услуг.

У руководства компании появилась потребность в автоматизации взаимодействия диспетчеров с автопарками. До внедрения ботов (мы их разработали два) эти процессы были организованы в мобильном приложении, которое требовало расходов на аренду. Планы компании - предоставлять услуги в других городах, что предполагало наличие собственного решения.

Этапы работы и описание системы

Наша работа началась с описания процессов между будущими пользователями ботов - диспетчеров и автопарков. В итоге пришли к следующей схеме работы. Для диспетчеров и автопарков созданы отдельные боты. В боте диспетчера реализованы следующее функции:

1. Создать заявку на трансфер: После создания заявка отправляется в бот автопаркам.
2. Редактирование заявок: После редактирования, свободная заявка вновь отправляется автопаркам.
3. Отслеживание статуса заявок: Диспетчеры получают информацию от автопарков о приеме заявки, а также сведения о закрепленном за заявкой транспортном средстве и водителе.
4. Добавление новых автопарков в систему: Упрощенный процесс интеграции новых партнеров.
5. Получение отчетов: Возможность доступа к отчетам о выполненных заявках и случаях отказов.
   

Меню бота диспетчера.

Для бота автопарка реализованы следующие функции:

1. Управление автопарком: Включает добавление новых транспортных средств и редактирование данных о существующих.
2. Получение заявок от диспетчера: Автопарки получают заявки от диспетчеров. При этом контактные данные клиента изначально не доступны.
3. Отказ от принятой заявки: Если заявка отклоняется, то в зависимости от времени, оставшегося до начала её выполнения, может быть начислен штраф.
4. Получение напоминания о начале работы: За два часа до начала выполнения заявки автопарк получает напоминание с контактными данными клиента.
   

Интерфейсные решения

Еще на этапе проектирования стало понятно, что создание заявки через пошаговый ввод данных в бота - это нерабочая схема. Создание и редактирование заявки превратилось бы в трудоемкую процедуру. Было принято решение использовать WebApp для работы с заявками. Тем самым удалось упростить и сделать наглядное представление заявки для диспетчера.

Форма добавления и редактирования заявки.

При тестирования стало понятно, что поиск заявки перебором удобен при количестве заявок 15-20 штук. Когда заявок станет на порядок больше такой поиск будет неудобен. Совместно с заказчиком, пришли к решению, что будем искать заявку по последним четырем цифрам номера телефона клиента. Поиск производится среди актуальных заявок. Для сотрудников автопарков написана краткая инструкция по работе с ботом.

Интерфейс просмотра заявок.

Благодаря активному участию сотрудников компании в тестировании, запуск ботов прошёл без критических замечаний. Особую благодарность хочется выразить диспетчерам, которые не только объяснили водителям причины перехода на использование телеграм-бота, но и активно помогали в освоении новой системы. Внедрение ботов для диспетчерской службы позволило заказчику отказаться от стороннего приложения и окупить инвестиции в разработку уже в первый месяц эксплуатации. В дальнейшем заказчик планирует интегрировать бота с системой 1С, что откроет новые возможности для управления бизнес-процессами.