Зачастую, малые предприятия и индивидуальные предприниматели не составляют на бумаге и не утверждают штатное расписание, считая его абсолютно лишним документом из архаичного прошлого. Возможно, они даже правы, но...
Как Вы сможете доказать, что в организации не было свободных вакансий, когда проводилось сокращение штата? Или другой пример, что называется случай из жизни:
Одна организация искала замену начальнику подразделения, который собирался уходить на пенсию и предупредил о своем увольнении. Разместила объявление в сети интернет.
На объявление откликнулась женщина. Ее опыт работы и образование подходили под описание вакансии. Но что-то было с ней не так, и руководитель не хотел брать ее на работу. Ей отказали, без объяснения причин, она и их не потребовала. Через некоторое время в организацию пришла повестка в суд, в качестве ответчика.
Соискатель подал исковое заявление о признании незаконным отказа в приеме на работу и об обязании заключить с ней трудовой договор.
Но в штатном расписании была только одна штатная единица (ставка), и она, на момент обращения женщины, уже была занята тем самым руководителем, которому искали замену. Таким образом, в суде получилось решить всё быстро и без хлопот.
Это все лирика. На деле штатное расписание обязательный документ, как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей – если они используют наемный труд. Об это нам говорит Трудовой кодекс: часть первая статьи 15 и часть вторая статьи 57.
За отсутствие штатного расписания организация может быть привлечена к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а за повторное нарушение - по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Для индивидуальных предпринимателей 5000 рублей, для юридических лиц до 50000 рублей.
Как же составить штатное расписание?
Порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Как правило, штатное расписание содержит:
- Перечень структурных подразделений
- Перечень должностей
- Сведения о количестве штатных единиц
- Должностных окладах
- Надбавках
- Месячном фонде заработной платы
(Письмо Роструд от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1).
Исходя из своих потребностей, организация может самостоятельно разработать необходимую ей форму штатного расписания (Письма Роструд от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Кроме того, все необходимые данные содержит унифицированная форма Т-3, предусмотренная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Я всегда пользуюсь ей - незачем изобретать велосипед.
Штатное расписание – это локально нормативный акт, поэтому Организация должна издать приказ об утверждении штатного расписания. Изменения в штатное расписание, так же вносятся приказом.
Составляя штатное расписание обязательно нужно учесть принцип «За равный труд, равноценная оплата труда» (статья 22 ТК РФ). Также не забыть, что в отдельных категориях работ, название должности обязательно должно соответствовать наименованию в Профессиональном стандарте или Квалификационном справочнике.
Должностные оклады - указывается конкретный размер по каждой должности. А вот если должность предполагает сдельную оплату труда, тогда в графе оклад ничего не пишется, а в примечаниях пишите «оплата труда сдельная» и ссылка на документ по которой рассчитывается оплата труда.
Надбавки к должностному окладу прописываются, в зависимости от вашей системы оплаты труда, но только те, что идут по должности, персональные надбавки работников, фиксируются в трудовом договоре. Например, надбавка «За работу в ночное время», установленная всем работникам занимающим должность, указывается в штатном расписании в графе «Надбавки». Надбавка «За выслугу лет» указывается в трудовом договоре, ссылкой на документ в котором указываются условия и размер установления надбавки.
Мы будем, рады помочь вам в составлении штатного расписания, которое у вас затребуют при проверке и государственная инспекция по труду, и налоговая инспекция и социальный фонд.