В прошлой статье мини-цикла мы создали полноценную основу для шаблона текстового документа по ГОСТ, которым можно довольно гибко пользоваться на практике. Однако есть еще несколько моментов, о которых стоит поговорить.
3.1 Добавляем листы к шаблону
Если говорить о томе проектной документации, то, напоминаю, в состав его, согласно ГОСТ Р 21.101 в общем случае входят следующие документы:
- титульный лист;
- содержание тома;
- текстовая часть (текстовый документ);
- графическая часть (графические схемы, планы, чертежи).
«А как же ведомость «Состав проектной документации»», — спросите вы? И я отвечу: «допускается не включать данную ведомость в состав каждого тома, а комплектовать ее отдельным томом». И честно говоря, меня удивляют организации, которые с маниакальным упорством вставляют данный документ в каждый том. Если у этого действия нет веской причины в форме безапелляционного требования дуралея уважаемого заказчика, конечно.
Ладно, графическая часть крайне редко выполняется в WORD, однако содержание тома (по форме 2 Приложения В к ГОСТу) надо добавить. Забегая немного вперед, потребуется добавить еще и блок «Приложения», который может пригодиться для текстовой части.
Также Вам может понадобиться обложка для папки, если брошюровка тома выполняется не переплетом с прозрачны пластиком в качестве первого листа. Да, это тот случай, когда инертность мышления и привычка заставляет лепить обложку везде и всегда. По факту это лишнее дублирование информации, которое имеет смысл только в одном случае. Когда надо предоставить пользователю информацию о содержании папки, при этом защитить ценнейший (ибо с подписями) титульный лист от влияния внешних факторов.
Итак, нам нужно создать еще несколько разделов.
Если вдруг выполняете обложку, то это проще всего. Ставите курсор перед разрывом второй страницы и начинаете новый раздел, путем выполнения команды: МАКЕТ —> РАЗРЫВЫ —> РАЗРЫВЫ РАЗДЕЛОВ —> СЛЕДУЮЩАЯ СТРАНИЦА. Это я просто напоминаю, более подробно процесс описан в первой статье, в пункте 1.2.
Далее вы либо повторяете процесс, описанной во второй статье темы, в п. 2.3, либо копируете уже созданную для титульного листа таблицу на новую страницу. И удаляете лишнее (внимание!) для самой первой страницы документа согласно форме.
По факту вы просто удаляет боковик, да блок с подписями. Ну и в четвертую строку, правую ячейку можно вписать «Инв. №» (убрать жирность, уменьшить шрифт до 12 пунктов). Не забудьте увеличить высоту смежных строк на высоту удаляемых. Блок подписей (его из таблицы можно и не удалять, кстати, ограничившись содержимым) у нас ранее был 1,85 см. Блок регистрации изменений — 2 см. Я верю — справитесь.
Не забудьте снимать галочку при редактировании колонтитулов новых и/или старых разделов, чтобы потом не было сюрпризов. Вот если не снимете галочку у второй страницы и удалите боковик на первой, он удивительным образом исчезнет и на второй. Оно вам надо?
Аналогично создадим раздел для содержания тома после соответствующей страницы текстового документа. Если раздел создать сразу после уже третьего листа, то форма его повторится, что нам и нужно. Ну а если там отобразилась вдруг форма последующих листов, не беда. Нужно воссоздать первый лист основной надписи (это первая статья, п.1.5). Верю, однако, что Вам снова поможет волшебный «COPY & PAST».
Главное, не забудьте в любом случае для нашего следующего листа снять галочку про повтор колонтитула предыдущего листа (для верхнего и нижнего). Так как логично, что в форму вы тут же внесете название вновь созданного документа, а потом еще придется мудрить со сквозной нумерацией. Ну и сделаем таблицу.
Таблицу под заданные размеры мы уже многократно выполняли. Точное позиционирование тоже делали, когда настраивали нумерацию листов (вторая статья, п. 2.2). Поэтому, думаю, результат не заставит себя ждать.
Создайте раздел под Приложения к текстовой части. Не думаю, что это вызовет какие-либо трудности. Для него удалим все элементы форм, кроме таблицы, что в верхнем колонтитуле. В ГОСТ Р 2.105 указано, что данные листы должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.
Для таблицы с нумерацией листов сделаем невидимыми (в свойствах ГРАНИЦЫ И ЗАЛИВКА) все границы таблицы (не забудьте про галочку о повторе верхнего колонтитула, чтобы не потерять эту таблицу для вышерасположенного раздела).
Некоторые вставляют в первое поле таблицы верхнего колонтитула данной страницы также информацию о шифре тома. Проще всего это сделать, если шифр будет содержать название файла, но тогда при выводе будет отображаться еще и расширение последнего. Другое дело, если задать его в свойствах файла. Доступ к свойствам осуществляется через правый клик по файлу в проводнике Windows и выборе команды СВОЙСТВА.
Теперь можно воспользоваться уже знакомым инструментом вывода данных WORD через поля. Так мы вставляли номера страниц: ВСТАВКА —> ЭКСПРЕСС-БЛОКИ —>ПОЛЕ.
Я, надеюсь, что вы догадались, что теперь для всех мест использования шифра, можно вставить его из свойств документа? Молодцы!
3.2 Автоматическая нумерация в пределах раздела и сквозная нумерация листов в документе
Вообще ГОСТ Р 21.101 не устанавливает требований к оформлению текстовых документов, вместо этого он дает ссылку на ГОСТ Р 2.105 — 2019 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам».
Помимо очевидного и обязательного титульного листа в текстовый документ по этому ГОСТ включают при необходимости: содержание, предисловие (ГОСТ 1.5), обозначения и сокращения, термины и определения (ГОСТ 7.32), приложения, ссылочные нормативные документы, ссылочные документы, библиография, лист регистрации изменений (ГОСТ 2.503, ГОСТ 21.101).
Под содержание для текстового документа мы оставим первый лист. Его можно сделать автоматически средствами WORD, но об этом потом.
Сейчас добавим еще два отдельных листа для последующих страниц текстового документа. Это будут пусть «Ссылочные нормативные документы» и «Лист регистрации изменений».
Для добавления новых листов используем команду ВСТАВКА —> РАЗРЫВ СТРАНИЦЫ. Ну или через МАКЕТ —> РАЗРЫВЫ —> СТРАНИЦА. Главное, что это не будет начало нового раздела.
Для листа ссылочных нормативных документов можно создать произвольную таблицу с невидимыми границами.
Для «Листа регистрации изменений» создадим таблицу приближенную к тому, что требуют нормативные документы. Мы этих таблиц сделали уже великое множество, я думаю, что с этим не возникнет никаких проблем. Так или иначе, она будет в редакции шаблона, который я выложу уже в следующей статье.
Ну а теперь, когда наш текстовый документ достаточно разросся, мы перейдем к самому интересному, ради чего данная статья и публиковалась. В нашем шаблоне по ГОСТ с несколькими разделами нужна сквозная нумерация страниц всего документа и нумерация листов каждого из разделов, начиная с единицы. Все должно работать автоматически при добавлении или удалении листа в любом разделе.
Сколько мне крови в свое время попортила ручная сквозная нумерация документа в несколько сотен страниц (экология, мать ее), пока не нашел время заняться вопросом настройки документа. А решение оказалось довольно простым (найдите исходную статью, если интересно и хотите подробностей: Gregory K. Maxey, «Page Numbering»).
Нам снова потребуется работать с полями. Можно использовать инструменты, которые уже помогали нам с нумерацией и шифром проекта, но куда удобнее воспользоваться следующими комбинациями клавиш:
- сочетание CTRL+F9 позволяет вставить в месте расположения курсора свойство: появятся фигурные скобки, куда можно вписать его название;
- сочетание ALT+F9: переключает вид поля, то есть отображение названия свойства на его значение, и наоборот.
Единственное, что надо учитывать — WORD может тормозить и даже тупить. Иногда нужно вручную обновить свойство поле (об этом позже) или закрыть документ и открыть его заново.
Давайте на втором листе (который не содержание) текстового документа (не содержания тома) разместим следующий текст. Вставлять свойства в скобках {}, естественно, надо через команду CTRL+F9. Наименование свойства можно вводить вручную, латинскими буквами.
Далее перейдем к виду значений через ALT+F9. Я был удивлен, но на одной из машин вдруг стала ругаться видеокарта, типа такую команду выполнить нельзя. Ну что же. Если правым кликом мыши выбрать свойство, то оно будет подсвечено серым цветом. Появляется возможность вызвать контекстное меню, где будут присутствовать следующие команды: ОБНОВИТЬ ПОЛЕ, КОДЫ/ЗНАЧЕНИЯ ПОЛЕЙ. Нам нужно будет выбрать вторую. А для обновления значений, вестимо — первую.
В значениях у вас должно получиться что-то подобное тому, что на рисунке. Если цифры другие, то обновите поля. Итак, PAGE — текущая страница, NUMPAGES — всего страниц в документе, а SECTIONPAGES — количество страниц в данном разделе (ну мы не зря создавали все эти дополнительные листы).
Страницы нумеруются по порядку.
Если мы перейдем на окно формата нумерации страниц: ВСТАВКА —> ФОРМАТ НОМЕРОВ СТРАНИЦ или через контекстное меню при выборе поля со значениями, то получим возможность изменить способ нумерации страниц.
Переключаем на «НАЧАТЬ С» 1 страницы. В этом случае в свойство PAGE будет попадать порядковый номер страницы в рамках раздела. А ведь у нас это фактически 5-я страница (а если не считать обложку, как правильно, то и 4-я).
Конечно, если разделов не много, то можно воспользоваться формулами.
Вместо {PAGE} следует {={PAGE}+3}. Внимание, чтобы в формуле использовать свойство, следует повторно вставить скобки с помощью CTRL+F9, если скобки напишете вручную — не заработает.
С помощью формул можно решить вопрос с нумерацией первых и последующих листов для отдельного документа. Но нам также надо реализовать сквозную нумерацию листов для всего документа, который может содержать любое количество листов. Это можно сделать через механизм закладок.
В конце каждого раздела после текста можно увидеть разделитель разделов, который следует выделить (его нужно перенести на новую строку, иначе не получится его выделить). Это требует некоторой сноровки. Иногда проще вести начало с начала разделителя, иногда со строки после него.
Давайте выделим разрыв раздела после титульного листа (не обложки).
После выделения необходимо сделать перекрестную ссылку на выделенную область: ВСТАВКА —> ЗАКЛАДКА (разрыв должен быть выделен). Введите имя закладки (только латинскими буквами, без пробелов). Поставьте галочку СКРЫТЫЕ ЗАКЛАДКИ, выбираем ДОБАВИТЬ.
Создадим закладки для остальных разрывов разделов: R2, R3, R4. Проверить их можно, перейдя в окно ЗАКЛАДКА и выбирая соответствующую закладку из списка, выполнить команду ПЕРЕЙТИ.
Наш лист, где мы тренировались с формулами, находится после третьего созданного разрыва. Давайте скорректируем формулу.
Таким образом, добавив формулу {={PAGE}+{pageRef R1}+{ pageRef R2}+{ pageRef R3}}, мы к текущему номеру страницы прибавляем номер страницы, где находится закладка. Текущая страница + титульный лист (1) + содержание тома (1) + первый лист текстовой части (1). Нетрудно догадаться, что при сохранении формулы — в следующих листах сквозная нумерация сохранится, ну а для приложений потребуется добавить в формулу страницу с закладкой прошлого раздела: {={PAGE}+{pageRef R1}+{ pageRef R2}+{ pageRef R3}+{ pageRef R4}}.
Итак, теперь вы можете скорректировать поля для ячеек рамки и поля общей нумерации с учетом всего вышеизложенного. Для вашего удобства можете составлять уравнения сначала в тексте на соответствующей странице, потом копировать в ячейку рамки.
Для каждой страницы вверху — с учетом закладок прошлых разделов.
Для рамок: 1 или {PAGE} — для первого листа и номер листа следующей закладки плюс один — для определения общего количества листов раздела. Для последующих листов раздела {={PAGE}+1}.
Это универсальный случай. В текущей версии WORD, когда я воплощал в шаблоне все, что написал в этой статье, выяснил, что теперь для каждого раздела можно задавать свой формат нумерации для отображения в колонтитуле (в справке указано, что данная возможность реализована начиная с Word 2016). Так что, если вдруг у вас что-то пошло не так с закладками, то следует включить режим редактирования колонтитула и на вкладке КОЛОНТИТУЛЫ найти НОМЕР СТРАНИЦЫ И ФОРМАТ НОМЕРОВ СТРАНИЦЫ. Соответственно, для каждого раздела следует установить «НАЧАТЬ С 1», если хотите работать с закладками по классическому методу.
Ну а в купе с возможностью задавать особый колонтитул для первой страницы раздела, открываются некоторые возможности по оптимизации схемы локальной и сквозной нумерации. Однако, оставим этот вопрос в качестве домашнего задания для любознательных и деятельных натур. Пока все.
Если вдруг статья оказалась полезной, то Вы можете поблагодарить автора чашкой кофе. Приветствуются комментарии и, конечно, подписка на канал.
Источники, дополнительная информация:
1. ГОСТ Р 21.101 — 2020 «СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации»).
2. ГОСТ Р 2.105 — 2019 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам».
3. Справочная система MS WORD.
Ознакомиться с содержанием журнала.
Уважаемые коллеги, желаю хорошего дня. Подписывайтесь, чтобы иметь возможность обсудить со мной вашу задачу в комментариях. Буду рад лайку, альтернативному мнению или истории по теме статьи.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №1: Оценки, суждения и предложения по рассматриваемым вопросам являются личным мнением автора.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №2: Техническая информация, представленная на сайте, не является официальной и предоставлена только в целях ознакомления. Владелец сайта не несет никакой ответственности за риски, связанные с использованием информации, полученной из данного источника.
Все изображения, если не указано иное, либо выполнены автором, либо взяты из открытых источников.