Коллективные созвоны, неожиданно и массово появляющиеся в календаре, стали триггером для многих. Они могут раздражать коллег, выматывать, сдвигать график – в результате вредить бизнес-процессам в целом.
Зафиксируем рекомендации, позволяющие сделать конф-коллы эффективнее и экологичнее для их участников:
· Собираем созвон, когда это действительно необходимо. Для этого предварительно оцениваем, нельзя ли обойтись отправкой информации в виде структурированного письма по электронной почте или сообщения/презентации в рабочем чате мессенджера.
· Тему встречи формулируем так, чтобы она была понятна не только организатору, но и всем присутствующим.
· Цель и повестку прописываем и отправляем заранее для ознакомления и подготовки.
· Обозначаем модератора встречи и/или ответственных по блокам.
· Материалы/файлы для демонстрации заранее открываем в отдельном окне, чтобы быстро переходить к ним, избегая поиска в рабочих папках.
· Планируя тайминг встречи, учитываем, что при общении онлайн сложнее держать концентрацию (особенно тем участникам, которые не являются активными спикерами). По объемным проектам можно заранее спланировать несколько встреч или, разбив по направлениям, провести отдельные созвоны с ответственными лицами. Отпускать коллег, чьи вопросы уже обсудили – тоже хороший вариант.
· Обязательно фиксируем статусы и договоренности по итогам встречи с отправкой их всем заинтересованным (можно попросить подтвердить корректность в рамках зон ответственности).
В следующий раз предлагаю поднять тему очных встреч. Знаю от сотрудников, что многие по ним скучают.
