Передача дел от старого к новому директору компании требует ответственного подхода с обеих сторон. Оба участника должны быть заинтересованы в процессе: один, чтобы избежать возникновения спорных ситуаций и налоговых требований в будущем, второй – получить максимально полную информацию.
Виды передачи дел
Передача дел может быть разделена на 2 основных типа:
1. Добровольная передача дел:
Ситуация, когда директор увольняется по собственному желанию или по соглашению сторон. При этом у него отсутствуют конфликты с собственниками, и увольняющийся директор не заинтересован в сокрытии информации или нанесении ущерба компании.
2. Принудительная передача дел:
Обратный пример. Имеет место при наличии конфликта с собственниками или нежелании увольняться. Тогда директор может стремиться скрыть ранее совершенные сделки или иные хозяйственные операции.
В обоих случаях важно подписать с увольняющимся директором акт приема-передачи дел. Если это невозможно, рекомендую составить акт об отказе и подписать его у нескольких должностных лиц.
Что указать в акте приема-передачи дел?
Акт должен содержать следующие документы и информацию:
- Учредительные документы (с приложением списка)
- Договоры по хозяйственной деятельности
Уточню, что здесь можно описать каждый договор, но в моей практике были случаи, когда их было около сотни. Тогда достаточно указать перечень коробок с договорами.
- Кадровые документы (с приложением списка)
- Документы, подтверждающие оприходование и отгрузки (УПД)
Например, сделать распечатку списка из 1С Бухгалтерии и прошить.
- Материальные ценности
- Ключи, карты доступа и т.д.
- Инвентаризационные описи, если такая инвентаризация проводилась недавно
- Остатки денежных средств в кассе на дату передачи дел
- Остатки денежных средств на каждом расчетном счете
- Носители информации
- Иные документы, специфичные для деятельности компании (например, свидетельства на товарные знаки и т.д.)
Рекомендации для увольняющегося директора
Увольняющемуся директору стоит обратиться в банк с заявлением о прекращении полномочий и недействительности его карточки с образцами подписей. Это поможет избежать недоразумений со списанием денежных средств под его электронной подписью (ЭЦП) и заблокировать все ЭЦП, выданные ему ранее.
Выводы
Учитывая сложность ситуации и индивидуальные особенности каждой компании, единый алгоритм передачи дел выработать сложно. Предложенный список – примерный, то есть может варьироваться в зависимости от конкретных условий.
Имея опыт работы более 18 лет в сфере корпоративного права, произведя смену десятка директоров, буду рада помочь с решением ваших ситуаций, связанных со сменой единоличного исполнительного органа.
P.S.: Про случаи корпоративных споров и принудительной передачи документов через суд я расскажу отдельно в следующих статьях
Другие статьи канала: