Складской учет — это основа для эффективного управления рестораном. А бухгалтер-калькулятор — один из ключевых сотрудников заведения, который может даже влиять на рентабельность. В статье рассмотрим важные составляющие эффективного складского учета, которые помогут избежать потерь и обеспечить устойчивость бизнеса.
Систематизация товаров
Прежде чем начинать учет, необходимо четко структурировать складскую номенклатуру. Есть пять элементов номенклатуры:
- Товары. Можно назвать товары атомами складского учёта. Это сырьё, которое вы закупаете у поставщиков: например, «Огурцы свежие» или «Сыр пармезан».
- Заготовки. Это полуфабрикаты, которые вы будете использовать для приготовления блюд: например, «Фарш говяжий» или «Морковь очищенная».
- Блюда. Это конечный продукт, который получает гость: например, «Плов узбекский» или «Оливье».
- Модификаторы. В эту категорию попадают дополнения к блюдам, чтобы официанты могли максимально точно зафиксировать заказ: например, «На миндальном молоке» или «Сырный соус».
- Технико-технологические карты (ТТК). Этот документ подробно описывает ингредиенты и технологию приготовления блюда или заготовки. Благодаря ТТК учётная система распознаёт, какие продукты и в каком количестве можно списать со склада, когда блюдо проходит через кассу.
Справочник номенклатуры должен содержать все эти элементы. Важно, чтобы они были однородными: без лишних сокращений и с правильным порядком слов.
Ещё нужно обратить внимание на:
- базовые единицы измерения;
- возможность объединения или разделения товаров (возможно, вам будет удобнее добавить «Укроп» и «Петрушку» в одну категорию — «Зелень»);
- сложносоставные ТТК, например, на бульоны или торты (полуфабрикаты и содержание ТТК будет зависеть от процессов на кухне).
Инвентаризация
Регулярная инвентаризация помогает выявить расхождения между учетными данными и фактическим количеством товара на складе. Важно проводить инвентаризацию не реже одного раза в месяц, а для ключевых продуктов — каждую неделю.
Алгоритм разбора инвентаризации:
- Просмотреть каждую позицию по убыванию недостачи или излишка.
- Проверить пересортицу (например, «Курица грудка» вместо «Курица бедро»).
- Проверить внутренние перемещения между складами.
- Проверить, что накладные занесены корректно.
- Проверить, все ли акты списания занесены.
- Проверить корректность ТТК.
Чтобы адекватно проанализировать результаты инвентаризации и предпринять эффективные меры, следует установить для каждого товара пороги отклонений. Для этого нужно измерить в единицах товара объём недостач или излишков и разделить на общий оборот товара в штуках, а не в деньгах.
Например: для моркови естественная погрешность составляет до 5%. Если за месяц произошла недостача 25 кг моркови из использованной 500 кг, это норма. Но если недостача составляет 15 кг при обороте в 50 кг, стоит выяснять и устранить причину.
Анализ себестоимости
Себестоимость блюда — это то, что вы тратите на продуктовую составляющую блюда. Подробно показываем связь себестоимости и фудкоста на схеме:
Чтобы разобраться с себестоимостью и установить выгодные цены, составьте отчёт о об изменении себестоимости в учётной системе. Вы увидите, как изменилась себестоимость каждого блюда за месяц. Если колебания превышают 3%, стоит разобраться, что произошло и что с этим делать.
Еще больше важной и полезной информации о ведении учета — в нашем полезном руководстве. Изучайте и внедряйте, и пусть все цифры сходятся.