В современном мире у большинства из нас столько задач, что порой невозможно определить, с чего начать. В итоге — тревога и постоянное ощущение, что всё важно, и всё надо сделать сейчас.
В прошлой статье «Как перестать тонуть в многозадачности и успевать главное» я писал, что задачи можно сгруппировать по целям или группам, например: рабочие, семейные, хобби, дом и быт и так далее. У нас получаются группы задач. Но как понять, что из этой группы лучше всего сделать в первую очередь? Как из группы задач, сделать очередь? Есть много подходов, но сегодня я раскажу только об одном.
Существует простая техника, которую легко освоить и которая поможет вам выбрать задачи, стоящие вашего времени. Разберём на примерах технику которая называется «ABC-анализ» (или просто ABC), её рекомендуют многие эксперты по продуктивности.
Техника ABC для управления задачами: как выделить главное
ABC-анализ помогает сортировать задачи по трём уровням значимости, чтобы сфокусироваться на самом важном и не распыляться на мелочи.
- A — важнейшие задачи, от которых зависят ключевые результаты или долгосрочные цели. Это задачи, которые окажут наибольшее влияние на ваши цели. Например, если вы готовитесь к важной встрече с клиентом, то задача «Подготовить презентацию» будет в приоритете среди всех рабочих дел.
- B — задачи средней важности, которые желательно выполнить, но их невыполнение не принесёт значительного ущерба или изменений. Такие дела можно сделать в течение дня, но они не окажут кардинального влияния на успех. Например, «Проверить отчёты по завершённым проектам» — это полезно, но не критично для ближайшего успеха.
- C — менее значительные дела, которые можно отложить, делегировать или выполнить при наличии свободного времени. Это, как правило, дела, которые помогают поддерживать порядок, но не требуют вашего срочного внимания. Например, «Проверить почту» или «Провести уборку на рабочем столе».
Что на практике?
Шаг 1: Составьте список задач
Запишите все задачи, которые планируете выполнить за день или неделю. Пусть это будет полный список, чтобы ничего не пропустить и сразу видеть масштаб. Не стоит расстраиваться, если появится неожиданная задача — просто дополните её в список.
Шаг 2: Определите приоритетность
Теперь каждой задаче присвойте одну из категорий — A, B или C. Здесь важно быть честным с собой: задумайтесь, что случится, если не выполните задачу в ближайшее время? Например, если вы развиваете блог, то написание статьи можно отнести к категории A, ведь это движет ваш проект вперёд. Задачи по созданию заголовков для будущих статей — скорее всего, B, а проверка писем от подписчиков — C.
Шаг 3: Следуйте очередности
Теперь всё просто: начинайте с задач категории A и выполняйте их в первую очередь, чтобы ключевые результаты были достигнуты. Когда завершите их, переходите к B и затем — к C. Убедитесь, что вы завершаете хотя бы одну задачу из категории A до того, как начнёте заниматься менее важными делами.
Пример практического применения ABC
Представим, что у вас есть список задач на день:
- Подготовить план предстоящего проекта — задача A, поскольку от неё зависит направление всей работы.
- Запланировать встречи с командой — задача B, важная для внутренней координации, но не срочная.
- Ответить на письма — задача C, так как не влияет на главные цели дня.
⠀Ваш день начнётся с выполнения пункта A — плана проекта. Как только он готов, можно переходить к задачам B и C.
Как начать использовать метод ABC уже сегодня
Чтобы на практике внедрить ABC, сделайте так:
- Составьте список дел и распределите задачи по уровням приоритетности.
- Начните выполнять сначала только задачи категории A.
- Пишите в комментариях, помогла ли вам эта методика сфокусироваться!
Бывают ситуации, когда одного метода может быть недостаточно. Однако его применение сформирует полезное мышление, которое позволит вам определить, что стоит сделать именно сейчас.
Больше практик, лайфхаков и примеров из личного опыта вы найдёте в моем Telegram-канале «Лаборатория личной эффективности». Там же можно обсудить индивидуальные цели и задать вопросы: https://t.me/Agile_Projects