Что такое техника "5 почему" и как она работает?
Техника "5 почему" — это простой, но очень эффективный метод, который помогает выявить коренную причину проблемы. Её суть заключается в том, что при столкновении с какой-либо проблемой нужно задавать вопрос "почему?" несколько раз подряд — обычно около пяти, чтобы добраться до истинного источника проблемы, а не устранять только её поверхностные проявления.
Этот метод был разработан в 1930-х годах в компании Toyota и с тех пор стал широко использоваться в самых разных сферах, особенно в управлении проектами. Техника помогает понять, почему та или иная проблема возникла, и, что важно, не просто устранить её последствия, но и найти решение, которое предотвратит её повторение.
Почему эта техника так эффективна?
Когда проект сталкивается с проблемой, часто бывает искушение быстро найти первое очевидное решение. Однако это решение может не затронуть саму суть проблемы, и она возникнет вновь. Техника "5 почему" позволяет углубиться в корень проблемы, задавая цепочку вопросов, что приводит к более глубинному пониманию ситуации.
Пример:
Предположим, что проект не был завершён в срок. Можно спросить: "Почему проект задержался?" Ответ может быть: "Потому что разработчики не успели вовремя закончить задачи". Но если копнуть глубже и задать следующий вопрос: "Почему разработчики не успели?" — это поможет выйти на более сложные причины, например, нехватка ресурсов, недооценка объёма работы или плохая коммуникация.
1. Основные принципы метода "5 почему"
Техника "5 почему" проста в применении, но требует внимательного подхода и правильной постановки вопросов. Вот основные принципы работы с этим методом:
1. Задавайте последовательные вопросы "почему"
Суть метода заключается в том, чтобы задать пять последовательных вопросов "почему", которые помогут раскрыть проблему на более глубоком уровне. Важно не останавливаться на первом ответе, так как зачастую он может указывать лишь на поверхностные проявления проблемы.
Совет: После каждого ответа задавайте следующий вопрос "почему", ориентируясь на предыдущий ответ. Это помогает углубиться в проблему и не останавливаться на её внешних проявлениях.
2. Старайтесь не перепрыгивать через этапы
Каждый новый ответ должен строиться на предыдущем, это позволит шаг за шагом разбираться в причинах. Не пытайтесь сразу прыгнуть к выводам, даже если вам кажется, что причина уже ясна. Возможно, за очевидным ответом скрывается более серьёзная и глубокая проблема.
Пример:
- Вопрос 1: "Почему проект задержался?"Ответ: "Потому что разработчики не успели закончить задачи вовремя."
- Вопрос 2: "Почему разработчики не успели закончить задачи?"Ответ: "Потому что не хватало ресурсов."
- Вопрос 3: "Почему не хватало ресурсов?"Ответ: "Потому что проект недооценил объём работы на этапе планирования."
- Вопрос 4: "Почему проект недооценил объём работы?"Ответ: "Потому что требования клиента были недостаточно чёткими."
- Вопрос 5: "Почему требования клиента были неясными?"Ответ: "Потому что не проводилось полноценное исследование потребностей клиента."
Таким образом, изначальная проблема "задержка проекта" оказывается следствием более глубокой проблемы, связанной с недостаточной проработкой требований клиента на начальном этапе.
3. Не останавливайтесь на очевидных ответах
Иногда кажется, что ответ уже найден на втором или третьем "почему". Но важно продолжить задавать вопросы, так как истинные причины могут быть гораздо глубже. Бывает, что первые ответы — это лишь симптомы, и настоящая проблема находится на несколько уровней глубже.
Совет: Если ответы начинают повторяться или терять смысл, возможно, вы достигли истинной причины проблемы. Но всегда старайтесь задать полные пять вопросов, чтобы удостовериться, что причина найдена.
4. Вовлекайте команду в процесс
Техника "5 почему" эффективнее всего работает в команде. Scrum-мастер или руководитель проекта может провести мозговой штурм с участием всей команды, чтобы задавать вопросы и вместе искать ответы. Это помогает взглянуть на проблему с разных сторон и учесть мнения всех участников.
Совет: Привлеките всех, кто имеет отношение к проблеме, чтобы они могли дать ценные инсайты на каждом этапе обсуждения. Разные участники проекта могут предложить разные перспективы, что поможет глубже понять суть проблемы.
5. Фокусируйтесь на процессе, а не на личностях
Очень важно использовать технику "5 почему" для анализа процессов, а не для поиска виноватых. Цель метода — улучшить систему и предотвратить повторение проблем, а не искать того, кто допустил ошибку. Этот метод должен способствовать улучшению, а не порождению обвинений.
Пример:
Вместо того чтобы спрашивать: "Почему разработчик Иван не успел завершить задачу?", лучше сосредоточиться на процессе: "Почему команда не смогла завершить задачу в срок?" Это поможет не обвинять людей, а анализировать процессы и улучшать их.
Техника "5 почему" — это мощный инструмент для выявления коренных причин проблем, который позволяет избежать повторных ошибок и улучшить работу команды. Важно правильно ставить вопросы, вовлекать команду в обсуждение и фокусироваться на улучшении процессов.
2. Пример применения "5 почему" в проекте
Для того чтобы лучше понять, как техника "5 почему" может быть использована на практике, давайте рассмотрим реальный пример её применения в проекте. Этот метод особенно полезен в управлении проектами, когда нужно выявить причины задержек, недочётов в процессе или других проблем.
Сценарий: Задержка в сдаче проекта разработки программного обеспечения
Представим, что команда разработки программного обеспечения не смогла завершить проект в срок. Это уже привело к недовольству клиента и увеличению бюджета. Scrum-мастер собирает команду на ретроспективу, чтобы с помощью метода "5 почему" выяснить истинную причину задержки и предотвратить повторение этой проблемы в будущем.
1. Вопрос 1: Почему проект не был завершён в срок?
Ответ:
Потому что разработчики не успели реализовать все функциональные требования вовремя.
2. Вопрос 2: Почему разработчики не успели реализовать функциональные требования?
Ответ:
Потому что они столкнулись с непредвиденными техническими проблемами при разработке новой функциональности.
3. Вопрос 3: Почему возникли непредвиденные технические проблемы?
Ответ:
Потому что при планировании работы не были учтены возможные риски, связанные с интеграцией нового API.
4. Вопрос 4: Почему риски не были учтены при планировании?
Ответ:
Потому что при составлении плана спринта не проводилось детальное техническое обсуждение нового API с командой разработки.
5. Вопрос 5: Почему не было проведено детальное техническое обсуждение нового API?
Ответ:
Потому что команда была сосредоточена на других приоритетных задачах, и вопрос интеграции API был отложен на позже, без глубокого анализа на начальном этапе.
Вывод:
Техника "5 почему" показала, что истинной причиной задержки проекта стало отсутствие детального технического обсуждения нового API на этапе планирования. Эта ошибка привела к тому, что команда столкнулась с неожиданными техническими трудностями, которые вызвали задержку. Если бы такие обсуждения проводились заранее, можно было бы предусмотреть возможные риски и предотвратить задержку.
Как это решается?
Используя этот анализ, команда и Scrum-мастер могут внедрить новые практики для предотвращения подобных проблем в будущем:
- Добавить обязательное обсуждение технических рисков на этапе планирования спринтов.
- Проводить анализ рисков перед началом работы с новыми технологиями.
- Вовлекать всех разработчиков в обсуждение возможных проблем при интеграции новых компонентов.
Этот пример наглядно показывает, как метод "5 почему" позволяет не просто устранить поверхностную проблему (в данном случае задержку), а выявить её корневую причину — недостаток планирования и анализа на начальном этапе. Такой подход помогает улучшить процессы в команде и избежать повторения подобных ошибок в будущем.
3. Как избежать поверхностных ответов при использовании метода
Хотя техника "5 почему" достаточно проста, есть несколько распространённых ошибок, которые могут снизить её эффективность. Одной из таких ошибок является получение поверхностных ответов, которые не позволяют добраться до истинной коренной причины проблемы. Чтобы метод сработал, нужно избегать поспешных выводов и сосредоточиться на глубинном анализе. Вот несколько рекомендаций, как избежать поверхностных ответов и сделать анализ более эффективным.
1. Убедитесь, что каждый ответ основывается на фактах
Одна из главных причин получения поверхностных ответов — это предположения или догадки вместо реальных данных. Когда вы работаете с методом "5 почему", старайтесь опираться на факты и конкретные события, а не на мнения или догадки.
Пример:
- Поверхностный ответ: "Мы не закончили вовремя, потому что команда не была достаточно опытной."
- Глубинный подход: "Мы не закончили вовремя, потому что разработчики столкнулись с конкретными техническими трудностями, которые ранее не были учтены."
Фокусируйтесь на том, что действительно произошло, а не на оценочных суждениях или общих утверждениях.
2. Избегайте обвинений и личных выводов
Метод "5 почему" должен быть направлен на анализ процессов, а не на поиск виновных. Если ответы сосредотачиваются на действиях отдельных людей или их качествах, это может создать обвиняющую атмосферу, что только усложнит поиск реальных причин проблемы.
Совет:
Сосредотачивайтесь на процессах, системах и условиях работы, а не на личных ошибках отдельных членов команды.
Пример:
- Поверхностный ответ: "Проект задержался, потому что Иван не успел выполнить свою задачу."
- Глубинный подход: "Проект задержался, потому что планирование задач не учло зависимость между задачами Ивана и других участников команды."
Это позволяет команде сосредоточиться на улучшении процесса, а не на поиске виновных.
3. Применяйте технику "5 почему" ко всем аспектам проблемы
Иногда в процессе анализа можно случайно сосредоточиться на одной части проблемы, упуская из виду другие важные аспекты. Чтобы избежать этого, убедитесь, что вы рассматриваете все возможные аспекты и направления.
Пример:
Если проблема касается как времени выполнения задачи, так и качества результата, применяйте "5 почему" к обоим аспектам. Спрашивайте, почему задачи не были выполнены вовремя, и почему качество выполнения оказалось ниже ожиданий. Это даст более полное представление о проблеме.
4. Не останавливайтесь на первом очевидном ответе
Первые ответы на вопрос "почему" часто бывают очевидными и поверхностными. Не поддавайтесь искушению остановиться после первого или второго вопроса — продолжайте задавать вопросы, пока не доберётесь до коренной причины проблемы.
Совет:
Даже если на втором или третьем "почему" кажется, что причина проблемы ясна, задайте ещё несколько вопросов, чтобы убедиться, что вы действительно добрались до сути.
Пример:
- Вопрос 1: "Почему клиент не доволен проектом?"Ответ: "Потому что ему не понравился конечный результат."
- Вопрос 2: "Почему ему не понравился результат?"Ответ: "Потому что функциональность не соответствовала его ожиданиям."
- Вопрос 3: "Почему функциональность не соответствовала его ожиданиям?"Ответ: "Потому что требования клиента не были полностью учтены при разработке."
Продолжение вопросов выявило проблему в процессе взаимодействия с клиентом, а не просто неудачу в создании продукта.
5. Привлекайте команду для сбора разных мнений
Иногда один человек может не заметить всех аспектов проблемы. Чтобы глубже понять причины, важно привлекать команду или всех тех, кто был вовлечён в работу. Разные участники могут предложить различные перспективы, что поможет найти истинную причину проблемы.
Совет:
Используйте метод группового обсуждения, чтобы каждый участник проекта мог высказать своё мнение. Это создаст более полное понимание ситуации.
Пример применения рекомендаций:
Проблема: Финальная версия программного продукта оказалась неработоспособной.
Вопрос 1: Почему продукт оказался неработоспособным?
Ответ: Потому что финальное тестирование выявило множество критических ошибок.
Вопрос 2: Почему критические ошибки не были найдены раньше?
Ответ: Потому что тестирование на ранних этапах было недостаточно глубоким.
Вопрос 3: Почему тестирование было недостаточно глубоким?
Ответ: Потому что время на тестирование было сокращено, чтобы успеть к дедлайну.
Вопрос 4: Почему время на тестирование было сокращено?
Ответ: Потому что на разработку ушло больше времени, чем планировалось.
Вопрос 5: Почему на разработку ушло больше времени, чем планировалось?
Ответ: Потому что объём работы был недооценён при планировании.
Таким образом, метод "5 почему" показывает, что корневая проблема — это недооценка объёма работы на этапе планирования. Это глубже, чем первоначальный ответ про "недостаточно глубокое тестирование", и даёт возможность улучшить планирование и управление проектом в будущем.
Эти рекомендации помогут вам использовать метод "5 почему" эффективно и глубже анализировать проблемы, находя настоящие причины, а не их поверхностные проявления. Это сделает процесс анализа более точным и поможет улучшить качество управления проектами.
Почему метод "5 почему" полезен для руководителей проектов
Метод "5 почему" — это не просто техника для выяснения проблем, это мощный инструмент для управления проектами, который помогает выявить корневые причины сложностей и неудач. В отличие от других методов, которые сосредоточены на быстрых исправлениях, "5 почему" нацелен на глубокий анализ, позволяющий предотвратить повторение ошибок и улучшить работу команды.
Вот несколько ключевых причин, почему этот метод так важен для руководителей проектов:
1. Помогает выявить корневые причины, а не устранять симптомы
Одна из самых частых проблем в управлении проектами — это сосредоточение на устранении видимых симптомов, а не на решении первопричин. Метод "5 почему" позволяет глубже погружаться в проблему и находить её источники, что делает возможным решение не только текущей проблемы, но и предотвращение аналогичных в будущем.
Пример: Если проект задерживается, вместо того чтобы просто настаивать на ускорении темпов работы, руководитель проекта может с помощью метода "5 почему" выяснить, что задержка вызвана, например, неправильной оценкой объёма задач или недооценкой рисков. Таким образом, можно предотвратить задержки в будущих проектах, улучшив планирование.
2. Повышает качество решений
Когда вы работаете с корневыми причинами проблемы, решения становятся более качественными. Это помогает не только устранить текущее затруднение, но и создать долгосрочные улучшения в процессах. "5 почему" способствует более структурированному подходу к принятию решений, помогая избегать поспешных выводов и неправильных шагов.
Совет: Используйте "5 почему" как инструмент для регулярного анализа проблем в проекте. Это позволит вам принимать более обоснованные решения и улучшить качество управления проектом в целом.
3. Улучшает командную работу и культуру
Совместное использование техники "5 почему" помогает вовлекать команду в анализ проблем и решение сложностей. Это создаёт более открытую и доверительную атмосферу, где каждый участник чувствует, что его мнение важно. Вовлечение всех членов команды в процесс анализа делает её более сплочённой и мотивированной на улучшение.
Пример: В процессе обсуждения проблем с помощью "5 почему" члены команды могут предложить свои идеи и взгляды, что помогает находить более эффективные решения. Это также создаёт чувство общей ответственности за успех проекта.
4. Предотвращает повторение ошибок
Поскольку "5 почему" фокусируется на выявлении корневых причин, этот метод помогает предотвратить повторение тех же проблем в будущем. Вместо того чтобы тратить ресурсы на устранение следствий, вы работаете с причиной, что делает процесс управления проектом более предсказуемым и эффективным.
Пример: Если команда обнаружит, что частая проблема связана с неправильной оценкой рисков на этапе планирования, можно внедрить новые практики для лучшей оценки рисков в будущем, что поможет избегать подобных ошибок.
5. Простота и доступность
Метод "5 почему" не требует сложных инструментов или специальных знаний. Он легко применим к любой ситуации и может быть использован практически в любых условиях. Это делает его идеальным инструментом для повседневной работы над проектами.
Совет: Даже если у вас ограничено время, использование техники "5 почему" поможет вам быстро и эффективно анализировать проблемы и находить их истинные причины.
Итог
Техника "5 почему" — это простой, но эффективный метод, который помогает руководителям проектов и их командам выявлять корневые причины проблем и работать над их решением на глубоком уровне. Этот метод способствует более качественному анализу, улучшению процессов и предотвращению повторных ошибок. Внедрив "5 почему" в процесс управления проектами, вы сможете более эффективно управлять рисками, повышать качество работы команды и достигать лучших результатов.