У многих может возникнуть впечатление, что переход на новые версии 1С — это сложный и длительный процесс, сопряжённый с множеством рисков. Однако это не всегда так. Делимся кейсом безболезненного перехода небольшой розничной сети с "1С:Управление торговлей 10.3" на "1С:Розница 3.0". Этот опыт может быть полезен для тех, кто планирует обновление программного обеспечения в своей компании.
Информация о нашем клиенте
Отрасль – Торговля розничная нательным бельем в специализированных магазинах
Исполнитель – Айти Конус, г.Оренбург
Продукт – Розница 3.0
Дата реализации проекта –март 2024 г. – сентябрь 2024 г.
Поделитесь этой статьей с тем, кто работает на 1С или только задумался об использовании 1С. Он скажет Вам спасибо))
И подпишитесь на наш ТГ-канал О внедрении и поддержке 1С без ошибок, где мы пишем о потребностях, проблемах и ошибках бизнеса при автоматизации на 1С, публикуем кейсы готовых внедрений и решений.
Краткое описание
Компания клиента активно управляет своим бизнесом в сфере розничной торговли, предлагая широкий выбор товаров для женщин в 2-х магазинах. В ассортименте представлены как европейские, так и отечественные марки.
Цели и задачи
- Цель:
- Помочь компании перейти на новую конфигурацию «1С: Розница 3.0» — офиса и 2-х магазинов, без остановки работы и потери данных для последующего внедрения маркировки товаров.
- Задачи проекта:
- Перенести остатки товаров на начало 2024 года и операции за 2024 год из «1С: Управление торговлей 10.3» в новую базу «1С: Розница 3.0».
- Разработать правила обмена между «1С: Управление торговлей 10.3» и «1С: Розница 3.0». Это ключевая задача и этап работы. Для того, чтобы обеспечить безболезненный переход, мы предлагаем клиентам наладить двусторонний обмен между текущей базой и новой. Правила обмена разрабатываются и конфигурируются самостоятельно с использованием специального инструмента «Конвертация данных 2». Благодаря этому мы можем переводить часть магазинов и пользователей на новую базу, в то время как другие продолжают работать в старой. Все данные, введённые пользователями в новой базе, автоматически синхронизируются со старой, и наоборот (как в магазине, так и в офисе). Этот механизм обмена разрабатывается обычно с нуля и является ключевым этапом при переходе из старой программы в новую. Благодаря такому подходу, мы смогли перевести сначала один магазин, затем второй, при этом офис продолжал работать в привычном режиме и не заметил разницы. Руководители, собственники и ответственные лица могли наблюдать за процессами в новой базе, сравнивая их с данными из старой базы, а также пробовать вводить данные в новой системе без необходимости дублировать ввод в старой базе.
- Настроить работу системы «1С: Розница 3.0» в двух магазинах, включая подключение необходимого оборудования и обучение персонала.
- Провести консультации и обучение сотрудников по работе с новой системой для обеспечения плавного перехода и ее дальнейшего использования.
Ситуация до старта проекта
Компания клиента использовала устаревшую версию «1С: Управление торговлей 10.3», которая не поддерживается компанией 1С с 1 апреля 2024 года и не поддерживает требования для интеграции с системой «Честный Знак». Это стало причиной обращения клиента в нашу компанию «Айти Конус» с запросом на настройку такой интеграции. Однако настройка интеграции с «Честным Знаком» на базе УТ 10.3 оказалась невозможной из-за ограничений функционала системы.
Почему решили перевести с УТ 10.3 не на УТ 11, а на Розницу 3.0?
Несмотря на то, что у клиента была установлена «1С:УТ 10.3» мы решили перевести их не на «1С:УТ 11», а на Розницу 3.0, т.к. последняя версия включает более широкие функции для розничных магазинов, а также функционал оптовой торговли и комиссионной торговли.
Некоторые отличия УТ 11 от Розницы 3.0 (РТ3), которые сыграли в пользу Розницы у этого клиента:
1. Маркетинговые акции
- РТ3: Можно назначить разные акции (расписания) на разные магазины.
- УТ11: Акция действует на всю компанию.
2. Условия предоставления скидок
- РТ3: Все что в УТ11, плюс:
За время продажи
Тип получателя (получивший карту год назад),
Одноразовый код (промокод, купон), Идентификатор предыдущего чека
3. Рабочее место кассира (РМК)
- РТ3: Можно настроить весь РМК, назначить или убрать кнопки, менять шрифт, цвет, переименовать, панели, настроить объединение одинаковых товаров (УТ не умеет), запретить выбор дисконтных карт руками, включить проведение опросов. Можно сделать разные настройки для разных магазинов, для разных пользователей. Без доработок, конечно.
- Условия предоставления скидок
4. Виды скидок
- РТ3: Как в УТ, плюс:
Использовать вид цены
Запретить розничную продажу (например, торговля алкоголем после 23:00),
Процент от суммы предыдущей покупки - УТ11: Процентная, суммовая, подарок, вывод сообщения продавцу.
5. Обмен с сайтом
- РТ3: Есть
- УТ11: Есть
6. Пользователь/продавец
- РТ3: Различные понятия пользователя системы (1С), и продавца. На одном рабочем месте можно заходить разными продавцами в РМК без перезапуска системы. Продавец – это не пользователь, это автор чека.
- УТ11: Продавец – это пользователь системы. Для смены продавца необходимо выйти из 1С и войти под другим пользователем.
7. Сертификаты
- РТ3: Сертификат – это номенклатурная позиция. Можно присвоить диапазон номеров. Сертификат можно купить, хранить на складе, вести учет в разрезе сертификатов (где лежит, кому выдан, когда использован, срок действия, попытка повторного использования). Можно аннулировать. Есть отчеты по сертификатам.
- УТ11: Сертификат – отдельный справочник. Нет в отчетах о розничных продажах. Нельзя аннулировать, положить на склад, проверять их количество и срок годности.
8. Персонал
- РТ3: Можно вести графики выхода сотрудников (планируемые и фактические), смены. Есть положение о премировании, можно настроить расчет премии продавцам от продаж (индивидуальных, коллективных). Есть ведомости на выплату ЗП, выплата ЗП, обмен с 1С: Бухгалтерией.
- УТ11: Нет
9. Логирование действий кассира
- РТ3: Можно включить и вести контроль «подозрительных» действий кассира. Настроить какие действия являются подозрительными (удаление товаров из чека, и так далее). Анализировать лог за период, статистику.
- УТ11: Нет
10. Система отчетности
- РТ3: Много отчетов, ориентированных на управление розничными продажами: Розничная выручка с детализацией – сколько оплачено картами, сколько подарочными сертификатами, сколько наличными, количество чеков, средний чек, примененные скидки;
- УТ11: Отчеты ориентированы на оптовые продажи. Розничный блок минимален.
11. Комиссионная торговля
- РТ3: Есть
- УТ11: Есть
С учетом вышеперечисленных критериев, мы решили, что «1С:Розница 3.0» подходит клиенту больше, чем «1С:УТ 11». И клиент с нами согласился.
Система «1С: Розница 3.0» не только полностью соответствовала требованиям клиента, обеспечивая необходимый функционал для интеграции с «Честным Знаком», но и предложила ряд дополнительных возможностей. Эти новые функции оказались полезны для клиента и привнесли улучшения, которых не было в УТ 10.3. В частности, РМК, работа с подарочными сертификатами и отчеты.
Этапы нашей работы:
1. Экспресс-обследование и составление Спецификации требований
Мы провели обследование функций и операций, которые клиент выполняет в текущей системе «1С: Управление торговлей 10.3». Выявили особенности бизнес-процессов клиента (например, работа с подарочными сертификатами). После этого мы смоделировали эти функции и особенности в новой базе без доработок. Написали документ с описанием того, как эти функции будут выполняться в новой базе и дали к ней доступ клиенту, чтобы он мог увидеть и «пощупать», как это будет выглядеть.
2. Доработка и настройка конфигурации «1С: Розница 3.0»
В результате обследования были выявлены особенности работы с подарочными сертификатами. В старой базе у клиента для них были сделаны доработки. Функционал работы с подарочными сертификатами в «1С: Розница» более широк и почти всё покрывалось типовым функционалом, кроме отчета для учета подарочных сертификатов.
3. Настройка Распределенной информационной базы (РИБ) и автоматический обмен данными. Поскольку у клиента есть два магазина и офис, и все они расположены в разных местах, для более устойчивой работы магазинов мы предложили организовать Распределенную информационную базу (РИБ). Это очень важный нюанс работы информационной системы сети магазинов, т.к. обеспечивает устойчивость и безопасность работы.В магазинах установлены отдельные автономные базы 1С, а в офисе — своя отдельная база 1С. Информация из офиса передается в магазины автоматически каждые 5 минут, и аналогично данные из магазинов попадают в офис также с интервалом в 5 минут. Таким образом:
- В базе офиса содержится вся информация по всем магазинам и другим операциям (приходы, перемещения, оптовые отгрузки).
- Магазины не зависят от работы офиса и стабильности интернета, так как не подключаются к удаленной базе офиса, а работают с локальной базой, установленной непосредственно на компьютере в магазине.
- Данные о продажах и других операциях одного магазина физически отсутствуют в базе другого магазина.
4. Перенос данных
Перед настройкой обмена между базами мы, по договоренности с клиентом, перенесли все остатки на начало 2024 года и все операции за 2024 год.
5. Разработка обмена между старой и новой базой
Мы разработали удобный обмен данными между старой и новой базами с помощью инструмента «Конвертация данных 2». Это позволило нам постепенно переводить магазины и пользователей на новую систему, при этом все данные синхронизируются между базами старой и новой программы на время перехода без дублирования ввода данных.
6. Подготовка к запуску системы
Поскольку работал обмен между старой и новой базами, до перехода на новую систему все пользователи могли просматривать операции в новой базе. Перед запуском мы установили базы «1С: Розница 3.0» во всех магазинах и провели обучение кассиров по выполнению их функций в новой системе. Также мы написали для них инструкции.
7. Запуск системы в эксплуатацию в магазинах
Запуск системы был поэтапный:
- В один из дней мы запустили новую системы в первом магазине, поскольку работал обмен между старой и новой базе (см.выше) переход прошел безболезненно.
- Во внерабочее время мы отключили старую базу, запустили новую, переподключили всё оборудование к новой базе, а утром вместе с кассирами открыли кассовую смену и оказывали им поддержку при работе с новой программой по мере необходимости.
- После того как клиент убедился в стабильности работы первого магазина мы перевели второй магазин.
- После того как клиент полностью адаптировался к работе в новой базе в офисе, мы отключили наш самописный обмен между старой и новой базами. Все операции отражались в новой базе. Старая база использовалась как архив до 2024 года.
Итог
Таким образом задача проекта были выполнены. Клиент успешно перешел на новую систему «1С: Розница 3.0», что позволило решить ключевые задачи автоматизации и подготовится к интеграции с системой «Честный Знак».
Кроме того, в ходе проекта клиент перешел с файлового режима работы баз на клиент-серверный, что значительно ускорило выполнение всех операций во всех базах: документы проводились быстрее, отчеты формировались быстрее и система больше не зависела от размера базы данных (файловая база данных имеет ограничение размера до 10 Гб и перестает работать при его достижении).
С оригиналом статьи Вы можете ознакомится на нашем сайте: Безболезненный переход небольшой розничной сети с УТ 10.3 на Розницу 3.0
Если Вам нужна консультация по этой статье или другая консультация по 1С, обращайтесь к нам:
тел.: +7 (3532) 50-56-93
сайт: https://itkonus.ru/
Подписывайтесь на наш телеграм-канал: https://t.me/itkonus_blog
