17 октября 2024 г. в рамках «11-го Бизнес-форума 1С:ERP 2024» состоится церемония награждения победителей конкурса лучших проектов в сфере корпоративной автоматизации «1С:Проект года 2023». Победителем конкурса в предметной области «Управление информационными технологиями (ITIL)» стал совместный с Деснолом и ТД «Аникс» проект внедрения ESM-подхода на базе Итилиум — прототипа 1С:ITILIUM, который Деснол, разработчик и интегратор решения, развивает совместно с фирмой «1С» с начала 2024 г. О том, как ESM-подход помог бухгалтерии, рассказала Инесса Заячковская, руководитель департамента бухгалтерского учета и контроля ТД «Аникс».
Ускорение документооборота
— Для меня важно поддерживать актуальность остатков активов компании и обеспечивать достоверность этой информации. Первый результат, который мы видим, — это оцифрованные данные по активам холдинга. Оборудование, инвентарь, расходные материалы — все это занесено в Итилиум (прототип 1С:ITILIUM), описаны процессы движения этих активов, проведены тестирования.
Второй эффект, который получила бухгалтерия, — ускорение документооборота с подрядчиками и заказчиками услуг и снижение нагрузки на бухгалтера, который занимается данной работой. Это стало возможным благодаря введению электронных актов выполненных работ.
Теперь электрик, который приезжает в магазин ремонтировать печь, после завершения работы формирует в мобильном приложении электронный акт выполненных работ. Этот документ сразу же попадает в учетную систему.
Но основные результаты еще впереди: интеграция между системой Итилиум и системой бухгалтерского учета («1С:Бухгалтерия») поможет обмениваться данными и работать в единой экосистеме. Кроме того, в планах — введение электронных чек-листов для проведения ревизий товарно-материальных ценностей и оборудования в магазинах по аналогии с чек-листами по проверке безопасности магазинов.
Консолидация информации о бюджете
Сейчас мы ведем бухгалтерский учет 12 юридических лиц холдинга, и в основном все они «живут» в разных учетных системах. Главная сложность в том, чтобы консолидировать весь учет в одном месте, в одной системе, и видеть всю картину целиком. Это станет возможным благодаря реализации третьего этапа проекта цифровизации процессов управления и учета в холдинге — интеграции с бухгалтерской системой.
Это даст мне возможность поддерживать актуальность остатков активов компании и обеспечивать достоверность этой информации за счет проведения инвентаризации оборудования, различных ревизий — локальных плановых или масштабных по всему холдингу. Обладая достоверной информацией по нашим активам, мы сможем качественно и эффективно управлять бизнес-процессами.
В ходе проекта главным открытием для нас, заказчиков, стало то, что мы увидели, что упустили блок управления затратами. Благодаря цифровизации процесса управления и учета активов мы стали видеть, сколько средств мы тратим на эксплуатацию оборудования. Эти данные отражаются в системе, накапливается статистика. Но проект открыл нам глаза на то, что мало просто видеть — надо управлять этими процессами, т.е. на основе этих данных принимать решения. Наш следующий этап — третий блок проекта автоматизации — управление теперь уже видимыми затратами.
Успешные практики и правила
Очень хорошая практика в проекте — приглашать к сотрудничеству тех, кто будет работать с разработанной системой, мобильным приложением, электронными актами. В нашем случае это сотрудники нашего внутреннего подрядчика — компании «Монтажспецсервис» и специалисты внешних компаний-подрядчиков, которые оказывают услуги по ремонту и сервисному обслуживанию технологического оборудования. Это простые работяги, слесари, электрики, инженеры — и понятно, что поначалу у них было большое сопротивление новому. Команда проекта обсуждала с ними, что нужно изменить, какую кнопку добавить, что убрать, и адаптировала программу под эти пожелания, чтобы ремонтникам и сервисникам стало удобно работать.
Вторая успешная практика, на мой взгляд, заключается в том, что мы и сейчас находимся в одном информационном поле с пользователями системы, рассказываем им о важности этих изменений, о том, что компания хочет управлять своими активами и эффективно распоряжаться финансами, чтобы направлять их на развитие. И они, эти простые парни, помогают бизнесу быть эффективным. А эффективный бизнес — это стабильная зарплата, перспектива развития, уверенность в завтрашнем дне.