Сегодня сложно найти сферу деятельности, которая бы не внедряла инновационные подходы и цифровые продукты. Сфера охраны труда (ОТ) - не исключение. Применение высокотехнологичных цифровых инструментов в области ОТ значительно повышает эффективность бизнес-процессов. Расскажем о собственной разработке Группы SRG - информационно-аналитической платформе ORIS.
Справка. Группа SRG входит в Топ-3 российских компаний, оказывающих услуги в сфере охраны труда и развития культуры безопасности. Имея большой опыт создания цифровых решений в FinTech, ERP-системах социальной устойчивости и психологии безопасности, компания стремится поделиться опытом со специалистами отрасли и внести свой вклад в цифровую трансформацию охраны труда.
Для начала разберемся, в чем разница между автоматизацией и цифровизацией. Если автоматизация направлена на повышение эффективности отдельных процессов, то цифровизация подразумевает общую трансформацию бизнес-модели.
Любой специалист по охране труда скажет, что основную часть времени ему приходится тратить на формирование списков, разработку документов, их проверку и т.п. - функции, которые не сильно влияют на показатели безопасности труда, зато отнимают много времени.
Одной из первых задач цифровизации работы в области развития культуры безопасности в компании является автоматизация процессов разработки ЛНА (локально-нормативные акты организации - положения, стандарты, инструкции, журналы, приказы и т.п).
Вторая задача — автоматизация процесса контроля (сроки СОУТ, обучения и инструктажей, ОПР, карточки выдачи СИЗ, планы мероприятий и т.д.), третья - автоматизация регулярных рутинных операций (наряд-допуски, ППР, отчетность и т.п.). Реализация этих задач позволит снизить законодательные риски.
Следующий этап - внедрение электронного документооборота (ЭДО) по ОТ, что позволяет сократить временные издержки, повышает надежность хранения информации. Такие решения можно и нужно использовать. Рынок предлагает варианты. Главное - не переоценивать их эффективность.
Цифровые задачи в ОТ требуют их интеграции в глобальные механизмы управления всей компанией. Для их реализации необходимо выстроить цепочки управленческих, основных (операционных) и поддерживающих процессов. Если мы хотим обучить сотрудника, ознакомить, уведомить и одеть, затрачивая минимальные ресурсы, подойдет автоматизация, а если мы помогаем ему управлять здоровьем, знаниями, навыками, осведомленностью, то это уже влияние на удовлетворенность, профессиональное долголетие, доверие, вовлеченность и производительность. В совокупности это все составляет ядро социальной устойчивости бизнеса.
Для цифровизации процессов социальной устойчивости разработчиками Группы SRG и была создана ERP-система ORIS (ОРИС), главная задача которой заключается в создании цифровых процессов, обеспечивающих стабильную работу компании, учитывая интересы бизнеса и сотрудников.
ERP-система ORIS
Платформа позволяет быстро настроить автоматизацию рутинных задач, предоставляет инструменты для оценки и минимизации рисков, связанных с человеческим фактором, имеет возможность настройки и масштабирования системы под нужды любой компании, легко интегрируется с другими системами и платформами.
В системе ORIS собираются данные по процессам охраны труда, HR, кадров и производства, обеспечивается их увязка с организационной структурой предприятия. Платформа не просто хранит данные, но отслеживает изменения и сохраняет цифровой след.
Рассмотрим подробнее, какую пользу из цифровизации бизнес-процессов охраны труда с помощью системы ORIS смогут извлечь разные службы предприятия.
Службы охраны труда:
- 100 % достоверность текущего состояния ОТ: соответствие законодательству;
- Структурированные данные: СОУТ, ОПР, обучение, СИЗ, материалы и оборудование по рабочим местам, сотрудникам, проектам;
- Формирование планов мероприятий;
- Упрощение подготовки документов: в один клик формирование перечней для СОУТ, ОПР, обучения, медицинских осмотров, закупки СИЗ;
- Отслеживание дедлайнов по всем процессам ОТ;
- Обмен данными через API: интеграция с внутренними системами предприятия исключает необходимость сбора информации вручную;
- Оперативный расчет бюджета;
- Контроль ознакомления с документами по ОТ.
HR и кадровая служба:
- Достоверная информация по каждому сотруднику: условия труда, льготы, компенсации, допуски по состоянию здоровья;
- Согласованность данных между службой ОТ и кадровой службой;
- Психологический профиль сотрудника, включая профессиональную надежность;
- Матрица обязательного обучения по каждому сотруднику, подразделению, дирекции.
- Индекс культуры безопасности: удовлетворенность, СИЗ и другие метрики по сотрудникам.
Линейные руководители:
- Доступ к документам по ОТ;
- Отслеживание дедлайнов по всем процессам ОТ, относящимся к подразделению;
- Видимость допусков и ограничений по сотрудникам подразделения;
- Психологический профиль сотрудников.
Работник:
- Доступ к документам по ОТ;
- Отслеживание дедлайнов по всем процессам ОТ;
- Получение уведомлений и напоминаний по опасностям и вредным факторам.
Система представляет собой веб-платформу с выводом данных в личный кабинет мобильного приложения и предусматривает роли для каждого сотрудника организации. Все пользователи опираются на одни и те же исходные данные. В случае их изменений участники соответствующих процессов будут уведомлены.
Результаты внедрения ERP-системы ORIS:
1. Сокращение сроков на сбор исходной информации
- Система автоматически обновляет данные через основного владельца. Например, кадровая служба обновляет данные при приеме, увольнении или переводе сотрудников, а производственное подразделение вносит изменения по оборудованию и рабочим зонам. Эти изменения запускают цепочку согласования и уведомлений.
- Изменения автоматически включаются в списки для внепланового СОУТ, ОПР, обучения и закупки СИЗ.
2. Электронное подписание и ознакомление с документами
- Система поддерживает электронное подписание и ознакомление с документами по ОТ, включая СОУТ и ОПР, выдает сертификаты сотрудникам и интегрируется с другими системами для обмена данными о подписанных документах.
3. Синхронизация данных СОУТ и ОПР
- Система связывает рабочие места с оргструктурой и сотрудниками, синхронизируя данные по опасностям, вредным факторам, номерам рабочих мест и табельным номерам.
- Пользователи могут просматривать структурированные данные в одном месте.
4. Сокращение затрат на контроль
- Все дедлайны и несоответствия подсвечиваются в системе, позволяя пользователям ориентироваться только на уведомления о красных зонах.
5. Забота о сотрудниках
- Система знает об опасностях и вредных факторах для каждого сотрудника и ненавязчиво направляет уведомления и напоминания.
6. Коммуникации и обратная связь
- Благодаря опции проведения опросов по ОТ, можно собирать обратную связь по СИЗ, отправлять и получать уведомления об инцидентах. Данные структурируются и анализируются автоматически.
7. Оценка профессиональных рисков (ОПР)
- Работники сами могут идентифицировать опасности и зоны риска, руководители и служба ОТ их верифицируют.
8. Разработка локальных нормативных актов (ЛНА)
- 58 типов документов по охране труда на основе данных о структуре компании, рабочем месте и работнике формируются автоматически.
9. Взаимодействие с поставщиками профессиональных услуг и СИЗ
- Упрощается взаимодействие с поставщиками за счет предоставления им данных об объемах работ, готовые списков и заявок.
КАК ЭТО РАБОТАЕТ?
Примеры цифровой трансформации бизнес-процессов:
1. Идентификация рабочих зон и управление доступом:
- После проведения СОУТ каждая рабочая зона получает свой уникальный идентификатор. Система знает, в каких рабочих зонах есть риски с высокими значениями или факторы с превышением ПДК/ПДУ.
- При установке СКУД по доступу в производственное помещение, система может предотвратить доступ сотрудника в помещение при наличии ограничений по здоровью или отсутствии соответствующего обучения/инструктажа/СИЗ.
2. Оценка психологического профиля и развитие навыков:
- Служба HR может получать уникальную статистику, собранную у сотрудников компании, формируя требования к развитию гибких и профессиональных навыков для каждого подразделения.
- Развивающий контент можно автоматизированно добавлять в рабочие инструкции, сокращая время на адаптацию нового сотрудника.
3. Автоматизация процессов СОУТ и обучения:
- Не нужно создавать списки для проведения СОУТ или обучения, система знает кого, когда и чему обучать.
- ORIS автоматически формирует список-перечень с уже заполненными исходными данными.
- Система направит новые данные (классы условий труда, надбавки, право на сокращенную рабочую неделю, дополнительный отпуск и т.п.) в соответствующие службы.
- ПАБ (поведенческие аудиты безопасности). Расчет потенциала травматизма, наблюдения за действиями работников, анализ данные по опасным действиям не входят в требования законодательства по ОТ, но является эффективным инструментом для профилактики травматизма.
Цифровизация охраны труда требует пересмотра подходов к управлению и принятия новых бизнес-парадигм. Фокус на качестве данных, автоматизации процессов, инновации, повышение прозрачности и ответственности, а также интеграции безопасности в бизнес-процессы являются ключевыми аспектами трансформации. Эти изменения не только способствуют повышению эффективности и конкурентоспособности компании, но усиливают социальную устойчивость и культуру безопасности.
Узнать больше про цифровизацию процессов охраны труда можно на нашем сайте, а также в наших соц. сетях: Теlegram и Вконтакте