Я уверена, что у большинства из вас, когда появляется мысль “мне надо лучше планировать свои дела”, в голове тут же возникают списки дел, куда мы сгружаем хаос наших задач, ставим галочки, когда задача выполнена. Но у таких списков есть одна большая проблема: ОНИ НЕ РАБОТАЮТ.
Некоторые задачи из этих списков мы просто переписываем изо дня в день, вместо того, чтобы их просто сделать. А еще наверняка вы ловили ощущение собственной никчемности, когда делал по списку, 15 задач закрыл, а ощущение, что весь день занимался какой-то ерундой.
В этой статье я поделюсь 4 более эффективными, научно обоснованными методами планирования и организации времени, которые помогут вам правильно приоритизировать задачи и делать не просто больше, а успевать делать то, что действительно продвигает вас вперед и напрямую влияет на ваши цели.
А в конце расскажу, как прокачать ваши списки дел, чтобы они реально работали.
Меня зовут Елена Маршалова, я HR и карьерный консультант, и вы на канале для тех, кто ищет классную работу и хочет построить успешную карьеру.
Почему для 90% людей списки не работают
1. Список дел создает иллюзию продуктивности. Можно очень гордиться собой, что вы закрыли список из 20 задач, но в реальности 15 из них будут мелкими, которые вообще можно было не делать. Иногда мы вообще добавляем в список задачи, которые уже сделали, даже если их не было в списке, только чтобы поставить галочку.
2. Длинные списки добавляют стресс и тревогу, что вообще не хочется ничего делать.
3. В списке обычно дела идут в кучу, и непонятно, какие задачи наиболее приоритетны.
4. Часто мы закладываем в список на день задач изначально больше, чем у нас есть времени на их выполнение. И это заведомо позиция, что в конце дня вы будете недовольны собой и задачи автоматом переезжают на следующий день.
В итоге дела накапливаются, задачи все равно теряются, концентрации нет, а в конце дня возникает чувство, что ничего толком не успели.
Что делать
Первый метод - таймблокинг
Это техника, при которой вы выделяете определённое количество времени на выполнение конкретной задачи.
Например, вместо того чтобы проверять свой телефон каждый раз, как только вы получаете сообщение, вы можете выделить по 30 минут пару раз в день и отвечать на письма в эти промежутки.
Вы также можете оставить пустыми более крупные отрезки. Например, 1 час на решение внезапных дел, которые так или иначе возникают всегда.
В отличие от списков, при котором задачи выполняются в хаотичном порядке, time-blocking позволяет расставить приоритеты и сразу под важные задачи выделить время и сосредоточиться на одной задаче за раз, и тем самым устранить отвлекающие факторы и как мы понимаем успеть больше.
Я читала, что Илон Маск, Билл Гейтс и Уоррен Баффет используют эту методику, а они, я уверена, знают, что делают. Поэтому если не пробовали - рекомендую попробовать.
Второй метод, разработанный в конце 1980-х годов - метод Pomodoro
Он заключается в разделении работы на интервалы по 25 минут (20 минут работа + 5 минут перерыв). То есть в буквальном смысле ставите таймер на 20 минут и выполняете задачу. Потом 5 минут перерыв, переключаете внимание, потом продолжаете. После четырёх отрезков сделайте долгий перерыв — от 15 до 30 минут.
Очень классно работает, если у вас есть свойство заработаться и потерять счет времени, чтобы понять сколько времени вы реально потратили на выполнение той или иной задачи. И также как профилактика выгорания и усталости, потому что здесь у вас есть фиксированные перерывы.
Если вы понимаете, что за день ни одного отрезка в 20 минут не смогли сфокусированно поработать, то это тоже повод задуматься, как вы можете уменьшить количество отвлекающих факторов.
Третий метод: Getting Things Done (GTD)
Метод был разработан Дэвидом Алленом и описан в его книге "Как привести дела в порядок" еще в 2001.
Многие из нас тратят немало сил уже в процессе «первоначального планирования», и этот метод помогает приоритизировать и прописать последовательность выполнения задач, а не возвращаться снова и снова к планированию.
На первом этапе все имеющиеся мысли, идеи, задачи, проекты, дела нужно выгрузить из вашего ума во внешнюю систему - лучше использовать доски ноушен или трелло.
Дальше вы пропускаете каждую задачу через алгоритм (проговорить голосом блоки):
1) Если вы чувствуете, что данную задачу можно завершить здесь и сейчас, то просто выполните задачу, вычеркивайте и больше не думайте о ней. Иногда, проще выполнить и забыть, то что не требует много времени, чем стараться удержать это в памяти. Такой подход сократит и уровень стресса, и ваш список дел.
2) Остальные задачи вы разбираете на проекты, задачи для делегирования, задачи со сроками, просто важные задачи в порядке очередности и задачи, которые вы откладываете в свой бэклог.
И что мне нравится, и я похожий принцип использую, когда ощущаю, что закапываюсь в количестве задач, что вы не просто выписываете огромный список дел. А вы сразу сортируете, группируете, часть мелких просто закрываете, часть ненужных откладываете себе, привязываете к датам, и у вас в работе уже вполне перевариваемый объем задач, которые сейчас реально нужны. А не список из мелочевки.
И четвертый метод - матрица Эйзенхауэра
Она помогает расставлять приоритеты задач по четырем категориям: важные и срочные, важные, но не срочные, срочные, но не важные, и не важные и не срочные. Понятно, что первыми мы делаем срочные-важные, вторыми важные-не срочные, а уже потом если останется время, занимаемся неважными.
Причем? чтобы быть эффективным, нужно стремиться увеличивать число важных не срочных дел. Но парадокс, что по-честному чаще всего наш день занимают срочные неважные - выдернули звонком, кому-то ответить в почте, коллега подошел попросил помочь, вспомнили, что забыли продукты заказать...
Матрица очень классно помогает концентрироваться на действительно значимых задачах.
Еще раз повторю: задача планирования - не успеть больше. Задача планирования - запланировать и сделать то, что напрямую влияет на ваши цели. В работе, в жизни.
Поэтому если у вас сейчас есть какой-то список дел, которые вы хотите сделать, очень рекомендую вам оценить каждую задачу по степени важности от 1 до 5 и по степени срочности от 1 до 5. И посмотреть, в каких квадратах они оказались. А еще поделитесь в комментариях, я уверена, вы будете удивлены.
И как я обещала, несколько рекомендаций как прокачать свои списки дел, чтобы они было более эффективными:
- Для каждой задачи указывайте предполагаемое время, которое потребуется на её выполнение. И сразу планируйте с учетом вашего времени на эти дела. И оставляйте 30% времени свободным на какие-то внезапные задачи, которые всегда появляются.
- Я для себя решила: если задача три раза переходит на следующий день, я удаляю её из основного списка и переношу в бэклог. Это правило помогает избавиться от постоянного откладывания и сфокусироваться на более актуальных задачах.
- Третье: ведите рабочие и личные задачи в едином пространстве. Это уменьшает когнитивную нагрузку, так как вам не нужно держать в голове разные списки. И опять же помогает лучше планировать время, потому что вы понимаете весь объем задач, который лежит на вас.
Заключение
Друзья, эти техники работают для меня. Надеюсь, вы себе тоже взяли что-то на вооружение и попробуете. Поделитесь, пожалуйста, в комментариях, что себе взяли, мне всегда интересно и важно получать от вас обратную связь.
Спасибо, что дочитали до конца, будет очень здорово, если поделитесь своим опытом, что вам помогает больше успевать.
Напомню, что основная моя специализация - это развитие карьеры, и я помогаю вам находить классную работу, расти по карьере, решать разные карьерные кризисы. Поэтому если вы пока не пришли к работе мечты, я буду вам полезна. В описании канала вы найдете ссылки на мой Телеграм-канал "Лена про карьеру" и на мой сайт.