На рассмотрение были внесены поправки в ТК РФ, обязывающие работодателей оплачивать работникам проезд до работы и обратно. В данной публикации мы расскажем про поправки и о том, как отразить компенсации сотрудникам в 1С.
Это связано с тем, что для некоторых категорий работников услуга такси — это производственная необходимость, так как они начинают/заканчивают рабочую смену ночью, когда общественный транспорт не ходит, либо его сеть неразвита. Некоторые работодатели предусматривают оплату услуг такси для сотрудников в трудовом договоре. Но законодательно эта обязанность никак не закреплена.
Отражение операций по начислению и выплате компенсации расходов (проезд) в «1С:КА» и «1С:ERP»
Компенсация по договору оказания услуг облагается НДФЛ, но она не подлежит начислению страховых взносов. А для отражения всей операции по начислению и выплате компенсации в «1С:Комплексная автоматизация»/«1C:ERP» выполните следующие шаги. Откройте тут меню «Зарплата» — «См. также» — «Начисления прочих доходов». Нажмите на «Создать». Укажите организацию/подразделение, на которое будут отнесены прочие доходы. Потом в поле «Вид дохода» укажите вид дохода, который не является объектом налогообложения взносами. Далее добавьте исполнителя, которому будет выплачена компенсация, и ее размер с помощью кнопки «Добавить». Потом проведите документ, а также закройте его.
Возмещение расходов, произведённых за счёт собственных средств в «1С:Бухгалтерии»
Авансовые отчёты составляются и в тех случаях, когда сотрудники используют свои средства. В «1С:Бухгалтерии» раздел «Авансы» останется незаполненным. После проведения документа графа «Получен аванс» будет пустой, но в графе «Перерасход» отразится общая сумма возмещения сотруднику от организации. Расходы возмещаются после утверждения авансового отчёта руководителем.
Отражение возмещения расходов сотруднику, когда деньги под отчёт не выдавались в «1С:Бухгалтерии»
Компания вправе сама разработать способ компенсации расходов работников, произведённых для нужд организации, а также и прописать его в своей учётной политике. Для верного отражения расчётов с сотрудником корректным будет и использование счёта 73.03 «Расчёты по прочим операциям» в «1С:Бухгалтерии».
Для контроля за расчётами надо документально подтвердить одобрение сделки со стороны организации. Этими документами могут быть: заявление сотрудника о возмещении расходов, утверждённые отчёты об израсходованных средствах с прикреплёнными к нему документами на покупку/оплату, еще приказ от имени руководителя о возмещении расходов. Средства, потраченные сотрудниками и возмещаемые организацией на основании таких подтверждающих документов, не признаются доходом работника, не облагаются НДФЛ/страховыми взносами. Компания должна самостоятельно разработать нужные шаблоны документов.
Компенсировать такие затраты сотруднику можно выдачей средств из кассы и перечислением на карточку. Для проверки взаиморасчётов с сотрудником надо будет сформировать ОСВ по счёту 73.03 «Расчёты по прочим операциям» в 1С.