Штрафы, блокировка счетов и другие санкции - это реальность компаний, которые столкнулись с проблемой несоответствия данных в РСВ (расчет по страховым взносам) и персональных сведениях сотрудников. Расхождения в ФИО, СНИЛС или ИНН могут привести к серьезным проблемам. Особенно часто с таким препятствием сталкиваются работодатели иностранных граждан. Далее в статье расскажем, почему такая проблема возникает, как ее решить и предотвратить.
В чем проблема?
Проблема заключается в отсутствии или игнорировании нормативов при переводе иностранных документов, что приводит к несоответствию данных в базе ИФНС, а также к задваиванию СНИЛС.
ИНН
ИНН выдается единожды и на имя иностранца, указанное в нотариально заверенном переводе паспорта. В дальнейшем, независимо от изменений в ФИО, человек живет с этим ИНН и, чаще всего, даже не задумывается о приведении своих документов в порядок, что в конечном итоге приводит к несоответствиям данных работодателя и базы ИФНС.
Например, при первом посещении России иностранец Jurabek получает перевод паспорта с написанием имени Журабек и оформляет по этим данным ИНН, после чего по каким-то причинам уезжает на родину. При повторном заезде он получает перевод паспорта с написанием Джурабек, оформляет разрешительные документы и устраивается на работу. Работодатель отправляет отчет и получает уведомлении о некорректности предоставленных данных.
СНИЛС
СФР выдает задвоенные СНИЛС, т.к. их база позволяет это делать. Происходить это может следующим образом:
- Работодатель запрашивает для своего иностранного сотрудника СНИЛС по форме АДВ-1 на новое ФИО и получает его.
- Иностранец самостоятельно приходит в СФР и предоставляет свои документы. Такой визит зачастую заканчивается выдачей нового СНИЛС на новое ФИО.
В 2024 г. СФР начало активную работу по объединению лицевых счетов - номеров СНИЛС. На сегодняшний день работы пока не закончены, поэтому не редко выявляются ошибки.
Рассмотрим реальный случай задвоения СНИЛС. После получения уведомления о несоответствии СНИЛС, специалист компании "Капитал Кадры" направил работника-новичка в СФР для корректировки данных в базе. При посещении нашелся его первоначально зарегистрированный в 2013 г. СНИЛС, но на другое буквенное сочетание ФИО. Инспектор привел документ в соответствие с действующим ФИО и выдал его на руки.
Однако незадолго до этих событий предыдущий работодатель мигранта уже заказывал ему СНИЛС, по данным которого "Капитал Кадры" трудоустроило сотрудника и отправляло отчетность. В итоге, у человека 2 СНИЛС на одно и тоже ФИО, один зарегистрирован в 2013 г., а другой в 2024 г.
В ответ на запрос в СФР по этой ситуации компания получила информацию о том, что процесс объединения лицевых счетов занимает до 2-х недель. При этом уведомления об упразднении всех иных номеров СНИЛС и присвоении иностранцу одного действующего не последовало - ИФНС требует это уведомление от работодателя иностранного гражданина для приведения в соответствие его данных в их базе (при условии, что сам человек не приходит в налоговую и не обращается с этой проблемой).
Сроки сдачи и ответственность
Отчеты о персонифицированных сведениях подаются до 25 числа каждого месяца, кроме ежеквартальных РСВ, которые по обычаю сдаются до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января. В указанные месяцы сдавать ежемесячный отчет о персонифицированных данных не нужно.
Разберем на примере. До 25 мая вы сдаете ежемесячный отчет за апрель, до 25 июня - за май, а в период до 25 июля сдается уже РСВ.
Далее разберем наиболее частные причины наложения на работодателя санкций.
Санкции за нарушения при сдаче РСВ
В 2024 году налоговая служба может применить следующие санкции:
1. Штрафы:
- Несвоевременная сдача: 5% от суммы страховых взносов, подлежащих уплате по РСВ, за каждый полный или неполный месяц просрочки. Минимальный размер штрафа - 1000 руб.
- Непредоставление отчета при полной уплате страховых взносов: 1000 руб.
2. Другие возможные санкции:
- Блокировка счета компании (в т.ч. ИП): при несвоевременной сдаче РСВ (в течение 20 дней после установленного срока).
- Неуплата или неполная уплата взносов: ФНС потребует уплатить недостающую сумму, штраф и пени в течение 10 дней. В случае неуплаты налоговая может списать эти суммы со счета.
Полный список штрафов и санкций вы найдете на нашем сайте.
Санкции за нарушения при сдаче персонифицированных сведений
При сдаче персонифицированных данных СФР сверяет данные о сотрудниках с информацией в своих базах. Если данные не совпадают, работодателю грозит штраф в размере 500 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Тем не менее, если отсутствующая/неверная часть РСВ/персонифицированных сведений не влияет на итоговый расчёт страховых взносов, ФНС пока не торопится сразу штрафовать, сначала запрашивает пояснения или уточнения. Но это скорее исключение, нежели правило, распространяющееся на работодателей, которые добросовестно платят страховые взносы. В противном случае у ФНС есть основание штрафовать - 126 ст. НК РФ.
Что делать, если вы столкнулись с несоответствием данных?
Представим ситуацию: вы отправили отчет по 10 сотрудникам, но у 3-х из них выявились расхождения в данных документов. В ответ вам приходит протокол о частичном приеме отчета с уведомлением об уточнении данных, где указаны иностранные граждане, в чьих данных были найдены какие-то несоответствия и элемент, по которому идет расхождение отчета и базы ФНС (как правило, это СНИЛС, иногда ИНН).
В такой ситуации необходимо отправить письмо с пояснениями (приложить АДИ-РЕГ от СФР - номера СНИЛС) и отправляем по ТКС, через своего оператора электронного документооборота, чтобы избежать возможных претензий со стороны ФНС.
Затем стоит провести тщательную проверку документов своих иностранных работников. Убедитесь, что ФИО, указанное в патенте, ИНН и СНИЛС соответствует данным, указанным в нотариально заверенном переводе паспорта иностранного гражданина.
Запросите актуальные номера СНИЛС сотрудников в СФР по форме АДВ-3. В случае выявления несоответствия данных, отправляйте сотрудников в СФР для корректировки. Предварительно инструктируйте сотрудников о необходимости получить уведомление о едином лицевом счете (СНИЛС).
Как избежать проблем?
- Своевременно обновляйте данные сотрудников: Вносите изменения в ФИО, СНИЛС, ИНН, адреса и другие данные, как только они появляются.
- Своевременно и полном объеме оплачивайте страховые взносы: В случае выявления несоответствий, ФНС пойдет навстречу мирного решения проблемы.
- Проконсультируйтесь с юристом: Если у вас есть вопросы или сомнения, обратитесь к юристу, специализирующемуся на трудовом праве и налогообложении.
- Обратитесь в кадровое агентство. Услуга "аутстаффинг" - вывод за штат, позволит вам снизить нагрузку бухгалтерского и кадрового отделов посредством делегирования оформления и ведения иностранных сотрудников кадровому агентству.
Помните: Своевременная проверка и корректировка данных помогут вам избежать штрафов, проблем с налоговой инспекцией и обеспечить стабильную работу вашего бизнеса.
Санкт-Петербург: +7 (812) 386-51-83
Москва: +7 (495) 108-38-17
Сайт: www.guestworkers.ru