Ситуация до внедрения:
SINOWAY Group - российская компания, крупнейший поставщик спецтехники из Китая, работающая с 2002 года. В 2023 году компания столкнулась с трудностями в финансовом управлении из-за взрывного роста бизнеса:
- Выручка достигла 10 млрд рублей
- Штат увеличился в 50 раз
- Компания вошла в топ-3 лидеров по продажам SHACMAN
Проблемы в управлении финансами:
- Все финансовые потоки были сосредоточены на двух сотрудниках - бухгалтере и генеральном директоре.
- Счета хаотично хранились и согласовывались в WhatsApp.
- Отсутствовали плановые данные и аналитический учет.
- Фактические данные собирались вручную из разных источников (Excel, 1С:Бухгалтерия, 1С:Альфа-авто, 1С:ЗУП).
- Частые ошибки: забывали оплатить счет или оплачивали его дважды.
- В Excel часто терялись данные и "слетали" формулы.
- Отсутствовали опережающие и запаздывающие метрики.
- Ценовая политика не опиралась на твердые данные.
- Риски не формировались и не страховались.
- Управленческая отчетность собиралась редко и неоперативно.
Предпосылки для автоматизации:
1. Осознание собственниками необходимости опираться на твердые данные для качественных результатов.
2. Понимание потребности в простой и гибкой автоматизированной финансовой системе.
3. Появление финансового директора в конце 2023 года.
Выбор интегратора и продукта для внедрения:
В начале 2024 года было принято решение внедрить финансовую систему БИТ.ФИНАНС. Интегратором выступила компания "Первый БИТ".
ИТ-архитектура до внедрения:
- Таблицы в Google
- CRM для продаж
- 1С:Бухгалтерия (3 базы)
- 1С:ЗУП
- 1С:Альфа-Авто
Все системы работали в облаке, собственный сервер отсутствовал.
Этапы проекта:
1. Подготовка и аудит:
- Формирование образа результата финансовым директором.
- Утверждение финансовой структуры (ЦФО).
2. Внедрение казначейства (1 месяц):
- Настройка ввода данных на оплату с установленными правилами.
- Настройка уровней доступа и ограничений к выбору статей.
- Настройка маршрутов согласования.
- Доработка процесса видимости алгоритмов согласований.
- Реализация процесса распределения платежей НДС.
- Внедрение процесса учета утилизационного сбора по VIN номерам авто.
3. Подготовка к бюджетированию:
- Пересборка команды.
- Проведение профессионального аудита с одной из лучших аудиторских компаний региона.
- Формирование правил и методики БДР и Управленческого баланса.
- Доработка модели формирования себестоимости (полуавтомат) с выгрузкой данных из бухгалтерии.
Результаты:
- Все платежи теперь в системе, оплата производится по графику.
- Переход на 3-дневный процесс оплаты.
- Свободные средства работают на депозитах с лучшими ставками.
- Появилась возможность отслеживать расходование денежных средств в реальном времени.
- Отчетность формируется оперативно, платежный день закрывается до 10:00 следующего дня.
- На основе данных легко формируется БДДС (пока в Excel).
- Финансовый директор тратит на управление финансами всего 30 минут в день.
- Появилась возможность принимать решения на основе актуальных данных.
- Сотрудники финансовой службы могут заниматься важными задачами в других проектах.
- Ускорение получения управленческой отчетности на 50%.
Критерии успеха проекта:
Планы на будущее:
1. Автоматизация сбора фактических данных в БИТ.ФИНАНС.
2. Подготовка шаблонов для бюджетирования в БИТ.ФИНАНС на основе отчетов о движении денежных средств.
3. Разработка автоматической выгрузки платежных ведомостей из ЗУП с формированием ЗРДС в БИТ.ФИНАНС.
4. Реализация автоматической загрузки банковских выписок в БИТ.ФИНАНС с последующей выгрузкой в 1С:Бухгалтерия, ЗУП и Альфа-Авто.
5. Реализация в БИТ.ФИНАНС уникальной методики расчета прибыли, включая упущенную выгоду.