В бухгалтерском учёте точность играет ключевую роль, поскольку отчётность предназначена для проверяющих органов, и каждый рубль имеет значение. Однако для управленческого учёта абсолютная точность не является необходимостью.
Если документы по какой-то сделке не поступили, но известно, что она состоялась и войдёт в отчёт за прошедший месяц, её следует зафиксировать и считать фактом. Лучше позже внести корректировки, если что-то было отражено неправильно, чем ждать полтора месяца, пока дебет и кредит сойдутся и учёт станет абсолютно точным. Такой уровень детализации не всегда необходим. Если данные на 90% соответствуют реальности, этого уже достаточно для анализа прошедшего периода.
Управленческую отчётность следует рассматривать с таким подходом: лучше быть "в целом правым", чем "точно ошибиться". Как только отчётность составлена, следует немедленно приступить к анализу. Необходимо рассмотреть результаты прошедшего периода, задавая вопросы: где произошли наиболее существенные отклонения? Почему они случились? Сделали ли мы всё запланированное для достижения целей этого периода? Если нет, то почему? А если сделали, то почему не достигли результата? В чём была ошибка? Какие новые риски появились? Какие из предусмотренных рисков реализовались?
Результаты анализа должны быть зафиксированы. Каждый руководитель подразделения, анализируя свои планы и бюджеты по итогам месяца, должен составить аналитическую записку, в которой отвечает на эти вопросы. В конце документа должны быть выводы с предложениями по поводу отклонений и факторов, неблагоприятных для выполнения планов.
Отчётность и анализ должны вести к принятию решений. На основе анализа необходимо вырабатывать решения о дальнейших действиях. Должна быть организована процедура, в рамках которой бюджетный комитет и управленческая команда рассматривают анализ и предложения от руководителей подразделений и принимают решения. Эти решения могут касаться организационных изменений, перераспределения ресурсов или корректировки планов и целевых показателей.
Не следует бояться корректировки планов. Некоторые руководители задаются вопросом: нужно ли корректировать цели на год? Ведь цель уже поставлена, как её можно изменять, мы должны к ней стремиться и так далее. Это правильно, но если текущая ситуация существенно изменилась, и первоначальная цель стала недостижимой, необходимо ставить новые цели и корректировать планы. Слепо придерживаться плана, который уже не актуален, — неэффективно. Зачем двигаться в направлении, которое не соответствует реальности?
Планы должны меняться с такой скоростью, чтобы адекватно отражать текущие реалии и обеспечивать соответствие наших действий этим реалиям. Поэтому изменения в планах необходимы. Хотя корректировать планы чаще, чем раз в месяц, обычно невозможно, эта периодичность позволяет держать их в актуальном состоянии.
Автор: Александр Кочнев