Вам станет яснее, если мы скажем, что ФФД — это формат фискальных данных? Вряд ли, если только вы не эксперт по контрольно-кассовой технике. Попробуем рассказать о сложном доступно.
Представьте, что вы приходите в частную клинику. Прежде всего вас просят заполнить стандартную анкету пациента. Обычная процедура. Такую заполняют все новые клиенты клиники. Строчки анкеты для всех одинаковы, разнятся лишь индивидуальные данные пациентов — кто-то ставит в графе возраст «37», а кто-то «73», ну и так далее. Одним словом — это шаблон. Анкета оценивает параметры здоровья всех пациентов по единому алгоритму.
Вот и кассовые чеки создаются точно так же — по определенному шаблону, который формирует их внешний вид: в каждом отображается наименование проданного товара, его количество, ИНН пользователя онлайн-кассы и еще много-много строчек, описывающих всевозможные детали. Разняться лишь «индивидуальные показатели» — цифры, суммы, количество товара или объем потребленного по тарифу ресурса (например, электричества).
Итак, стандарт, по которому онлайн-касса создает чек, и называется форматом фискальных документов — ФФД. Можно сказать, что формат фискальных документов — это строго установленный набор реквизитов кассового чека.
Таких «стандартов» несколько. Их «разработчиком» является Федеральная налоговая служба — именно она определяет, какие реквизиты должен содержать чек в той или иной версии ФФД.
Какие форматы фискальных документов существуют?
В 2024 году сохраняются три действующих версии ФФД — 1.05, 1.1 и 1.2. Каждая онлайн-касса на программном уровне поддерживает ту или иную версию ФФД.
От версии ФФД зависит не только набор определенных реквизитов чека в бумажном и электронном вариантах, но и то, какие фискальные документы в принципе может формировать онлайн-касса — например, отчеты об открытии и закрытии смены, уведомления о продаже маркированного товара и т.д.
Кому какой ФФД использовать?
Начнем с самой новой версии — ФФД 1.2. Этот формат был введен в 2021 году как обязательный для всех тех, кто продает товары, подлежащие маркировке. Ну а маркировке, как вы знаете, сегодня подлежит довольно широкий перечень товаров. Молочная продукция, вода в упаковке, лекарственные препараты, парфюмерная продукция, автопокрышки и т.д., и т.п. Если хотите точно узнать, относится ли товар к перечню маркированных, — зайдите на официальный сайт системы «Честный знак» и посмотрите здесь.
С помощью кода маркировки легко прослеживается путь товара от изготовителя до прилавка — таким образом, валидный код маркировки исключает попадание в оборот контрафактной продукции.
Логика работы формата фискальных документов 1.2 в том, чтобы проверять валидность кода маркировки непосредственно в момент продажи товара. Кассир сканирует код маркировки, в режиме реального времени код проверяется в единой системе цифровой маркировки и прослеживания товаров. Если все в порядке, онлайн-касса формирует чек и отправляет уведомление в систему «Честный знак» о том, что товар с конкретным кодом выбыл из оборота.
Ясное дело, что если вы продаете маркированные товары, то просто не можете использовать никакую другую версию ФФД, кроме 1.2. Только она обеспечивает требуемое федеральным законодательством взаимодействие между продавцом и системой «Честный знак». Таким образом, практически весь ритейл сегодня работает исключительно в формате 1.2.
Ну а предприниматели и организации, которые реализуют услуги или торгуют товарами, не требующими маркировки, могут использовать другие актуальные версии — 1.05 и 1.1.
О чем налоговой службе «рассказывает» ФФД?
Кассовый чек может многое рассказать Федеральной налоговой службе о той финансовой операции, которую он описывает: например, в какой день и в какое время кассир Григорьева отпустила покупателю три круассана с шоколадной начинкой и бутылку газировки «Веселые пузырьки», как именно покупатель расплатился за покупку — банковской картой, наличными или с помощью мобильного приложения Сбербанка…
Налоговую службу, разумеется, отнюдь не погода интересует, стоявшая вот день, когда были куплены три круассана и газировка у кассира Григорьевой, а сухие цифры и детали. Что это за чек? Чек прихода или чек возврата прихода? А может быть, это чек коррекции? Информация об этом должна быть отражена в соответствующем теге. Каков размер прихода? А какой ИНН у торговой компании, являющейся владельцем онлайн-кассы? А порядковый номер чека за смену? А регистрационный номер кассы? А заводской номер фискального накопителя?
ФНС всегда хочет как можно больше подробностей — они помогают ей правильно исчислять налоги. Именно с этой целью контролирующий орган периодически изменяет требования к количеству реквизитов кассового чека — в сторону расширения, конечно же. Ну а весь массив таких вот подробно описывающих ваши операции фискальных документов даст ФНС полную картину финансовой деятельности вашей компании. Именно поэтому появляются новые версии ФФД— для более детальной аналитики и более эффективного налогового администрирования.
Формат 1.05 — как самый на сегодняшний день «древний» — содержит меньше всего реквизитов, он отображает следующие основные сведения: наименование товара, способ оплаты (наличные или безналичный расчет), информация о системе налогообложения пользователя онлайн-кассы, о сумме продажи и НДС, об адресе и месте расчета и некоторые другие теги.
Для формата 1.1 обязательным является более расширенный список реквизитов. Помимо вышеперечисленного, чек в этом формате расскажет налоговой о том, какое количество товаров, работ или услуг было продано, покажет цену за единицу, а также итоговую цену с учетом наценок, скидок и НДС.
Самая свежая версия ФФД — версия 1.2 — отличается весьма длинным списком обязательных реквизитов. Один из важнейших — реквизит [M]. Он отображает информацию о том, прошел или не прошел проверку маркируемый продукт.
Кроме того, версия 1.2 позволяет онлайн-кассе сформировать четыре типа фискальных документах, которые в более старых форматах создать невозможно. Это такие документы, как:
- запрос о коде маркировки в систему Честный знак»,
- ответ от «Честного знака» (содержит сведения о статусе товара),
- уведомление о продаже конкретного маркированного товара,
- подтверждение от «Честного знака» о том, что информация о продаже получена.
Ищите ошибки в реквизитах — потому что налоговая их тоже ищет
Смысл в том, что онлайн-касса должна формировать корректные чеки — только это убережет вас от штрафа.
Убедитесь, что ваша контрольно-кассовая техника правильным образом настроена и формирует весь массив обязательных для вашей версии ФФД реквизитов.
Чеки с некорректно заполненными реквизитами налоговая может просто отправить «в карантин». Вывести потом из него фискальные документы в некоторых случаях не такое уж и простое дело (о том, как выводить чеки из «карантина», мы рассказывали здесь).
Ну а самое неприятное — за каждый кассовый чек, созданный с нарушением (а ошибка в реквизитах — это именно оно, нарушение) налоговая может начислить компании штраф — от 5 до 10 тысяч рублей.
✅ Хотите, чтобы ваши чеки всегда были правильными и не вызывали со стороны ФНС никаких вопросов? Смотрите наш бесплатный вебинар, посвященный работе с онлайн-кассой и налоговым проверкам.
И подпишитесь на канал, если еще не сделали этого! У нас много полезного контента.