Современные бизнес-реалии часто требуют привлечения внештатных специалистов для выполнения различных задач. Однако работа с такими сотрудниками вызывает больше вопросов и сложностей по сравнению с штатным персоналом. В данной статье мы рассмотрим, как эффективно организовать взаимодействие с внештатными специалистами, чтобы сократить затраты ресурсов и оптимизировать внутренние процессы.
Мы уже писали о специфике работы с внештатными специалистами - Внештатные сотрудники: самозанятые или ГПХ?
Налоговый контроль
Работа с самозанятыми становится все более популярной формой сотрудничества, однако такие специалисты обладают рядом налоговых льгот, что делает их взаимодействие с предприятиями объектом особого внимания со стороны налоговых органов. Компании, работающие с самозанятыми, должны учитывать несколько ключевых моментов. Во-первых, лицо может быть самозанятым только при отсутствии трудовых отношений с данным предприятием в последние два года. Во-вторых, перечень задач, которые могут выполнять самозанятые, ограничен законодательно, и они не могут заниматься продажей подакцизных и маркируемых товаров.
Закрывающие документы
Процесс закрытия работ и получения закрывающих документов может вызывать трудности при работе с внештатными специалистами. Одним из способов оптимизации этого процесса является использование электронного документооборота. Это позволяет сократить время на личные встречи для подписания документов, так как они могут быть подписаны электронной подписью. Для того чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан одной из разновидностей электронной подписи: простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной.
Потеря статуса самозанятого
Самозанятые специалисты ограничены лимитом доходов, после достижения которого они теряют свой статус. Текущий лимит составляет 2,4 миллиона рублей в год. Работодатель не обязан следить за всеми источниками дохода самозанятого, но должен быть осведомлен о рисках, связанных с утратой статуса. Если самозанятый теряет свой статус, предприятие должно уплатить налоги и взносы за него, становясь налоговым агентом. Если компания не готова к таким обязательствам, перед каждым платежом рекомендуется запрашивать у исполнителя подтверждение статуса самозанятого.
Квалификации взаимоотношений с самозанятыми как подмены трудовых отношений
Вопрос соответствия взаимоотношений с самозанятыми статусу может вызвать пристальное внимание налоговых органов. Рассматривается ситуация, когда самозанятый выполняет функции штатного сотрудника, но договор заключен другой формы ради экономии на налогах. Такой подход может привести к штрафам и обязательствам по уплате налогов и взносов. Чтобы избежать подозрений, рекомендуется избегать ситуаций, когда самозанятый сотрудничает исключительно с одним предприятием ("моноклиентство"), регулярные выплаты вознаграждения происходят по графику, схожему с зарплатной системой, и количество самозанятых превышает разумные пределы.
Критерии, которые могут вызвать подозрения и которых стоит избегать:
- Единственный контрагент, с которым работает самозанятый – ваше предприятие;
- Периодичность выплаты вознаграждения. Подозрительными считаются выплаты, которые схожие с оплатой труда – два раза в месяц, например, 12 и 27 числа;
- Количество самозанятых, с которыми работает компания – данный фактор также отслеживается.
Отсутствие чека
Отсутствие чека от самозанятого может создать проблемы для предприятия, так как чек является подтверждением расходов и законности сотрудничества. Существуют определенные сроки для передачи чека: при наличной оплате - в момент расчета, при безналичной - до 9 числа следующего месяца. Нарушение этих сроков ведет к штрафу для самозанятого. Бухгалтеру рекомендуется включить в договор пункт об ответственности исполнителя за несвоевременную передачу чека. Сотрудничество с внештатными специалистами может принести как преимущества, так и вызовы для бухгалтерии. Правильная организация процессов и контроль над финансами помогут минимизировать риски и сосредоточиться на развитии бизнеса.
Автор: Дарья Волохова, заместитель руководителя Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ