Эта история в начале деятельности компании происходила с завидной регулярностью, как под копирку. Начинается какой-либо удаленный проект, куда засылается команда для его реализации. У команды есть, конечно, надежный руководитель (это важно!), который за все отвечает. По правилам игры он должен докладывать о ходе происходящего, и он действительно это делает. В самом начале даже регулярно. Потом реже. Потом информацию уже надо извлекать. Потом начинает сорока на хвосте приносить, что все не так, и все не то, когда твоя девушка больна как тебе докладывают. Ну а там уже, если срочно не брать билеты и не мчаться разбираться по месту — можно снова получить опыт вместо успешной реализации.
Конечно, шибко умные, сразу же могут накинуться с неприятными вопросами: «а как так получилось» и «почему никто не подумал», «очевидно, что надо». Я очень люблю этих прекрасных людей. И, конечно, мы (руководство) всегда к ним прислушиваемся. Им очевидно же, что прораба надо было заставить писать каждый день отчеты по выполненным работам в письменном виде — восхитительно, с завтрашнего дня и начнем! Теперь это обязательно для каждого сотрудника ежедневно и в трех экземплярах под угрозой лишения премии.
Но если серьезно, то в ранее опубликованных статьях было много слов про управление и про то, что оно требует использования системных инструментов для организации каждой составляющей процесса. В том числе продуманного механизма обратной связи. Без нее все работает крайне плохо. Другое дело, что принцип Бритвы Оккама никто не отменял. А вот чтобы этим режущим лишнее инструментом пользоваться, нужно опять же понимать, как это все работает. О чем я неустанно напоминаю. Причем понимать не через личное «я хочу (мне интересно) это знать», а через «мне нужно это знать для того, чтобы выполнить свою функцию».
Дабы не получилось, что сотрудники вместо того, чтобы производить ценность, плодили исключительно бумажные замки… ну или виртуальные (с учетом текущего прогресса и повальной компьютеризации). А с другой стороны не явился хаос и не произошло бесконтрольное движение в сторону, противоположную от заветной цели. Короче, надо чаще задавать вопрос «зачем» и можно ли без конкретно этой информации обойтись.
Был я на отчетном совещании в очень крупной компании, так там на доклад выходил человек, называл пару страшных аббревиатур, несколько цифр и под довольные аплодисменты совета директоров возвращался к своему месту. Пара минут на все про все. А после получаса такого времяпрепровождения можно отправляться на фуршет, отмечать сэкономленное время — красота. Иронизирую, конечно.
И в противовес этому на крупных заводах, так называемый вечерний селектор — тягостное, мучительное часто мероприятие, при должной не организации может затягиваться на значительное время. Послушаешь минут пятнадцать, как там в транспортном цехе опять не смогли наладить зарядку погрузчиков и сорвали производственный план, потому что все вокруг резиновые изделия, начинаешь догадываться, почему у нас тут все так, а не иначе. Нет, сразу скажу — бывает и не все страшно: «начальник цеха такой-то, происшествий нет, работаем по плану, доклад окончил».
Да, на каждом уровне управления требуется своя информация. А уровней, как мы помним, не менее, чем три: оперативный, тактический и стратегический.
- Стратегический уровень. Решения носят долгосрочный характер и определяют путь развития организации.
- Тактический уровень. Принимаются решения о том, как достичь стратегических целей: какие ресурсы и на каких условиях привлечь, чтобы и своего добиться и в трубу не вылететь.
- Оперативный уровень. На нём принимаются решения об отдельных операциях и задачах, в основном носящих производственный характер.
И смешивать уровни нельзя.
Так что возвращаясь к затравочной ситуации с прорабами на удаленке — причина не в формате отчета или его отсутствии как класс. Я тут на каком-то управленческом семинаре услышал историю. Заказчик оплатил выполнение определенной работы к фиксированной дате. Одним из условий договора было предоставление еженедельного отчета о ходе реализации. Далее все как по классике. Несколько отчетов приходили в срок, потом в пятницу на почте оказалось пусто, потребовалось напоминание. Но и пришедший заполненный документ вдруг потерял большую часть информативного содержания. Дальше больше. Когда руководителю заказчика все это надоело, он вызвал подрядчика на ковер, тот и заявил «понимаете — у нас не все получилось, как планировали и мы не хотели вас расстраивать».
И ведь лучше не скажешь, ну если перевести с этого гламурного на русский: «мы вообще не думали, как будем это делать, поэтому ничего не получилось, но ваш аванс уже потратили и отступать нам некуда — за нами Москва (не иначе «Матросская тишина»)». Предполагаю, что эта история закончилась как на картинке с обложки статьи. Ибо чудеса случаются все-таки редко, а успешное завершение проекта при указанном раскладе без них категорически маловероятно.
Вообще я заметил, что когда у сотрудника траблы с отчетами: то он их не может оформить правильно и аккуратно, то он тут впахивает ему катастрофически некогда — он их не присылает, выдавливает из себя с задержками, это проблемный сотрудник. Либо некомпетентен, либо потерял контроль за вверенными процессами, либо ему совершенно все равно «за результат» и он просто тянет время, либо еще что-то… но все одно, для работодателя не несущее ничего хорошего. Конечно, это наблюдение работает, когда информацию от человека требуют по делу и не каждую минуту. Видел я одну организацию, где бумажку требовали по каждому чиху, чтобы что-то распечатать, например…
У нас по итогу все выводы были сделаны. И бойцов на усиление стали направлять и беседы провели нужные и формы отчетности все утвердили, да косяки внутри себя кое-какие подправили. Правда новых при этом наворотили, но это вообще стандартная ситуация… Да, кстати, руководителю для выполнения своих обязанностей тоже информация уже от своего руководителя нужна: где мы находимся, куда надо двигаться вообще и т. д. Тоже этакий регулярный отчет, а не только команды и ценные указания. В этом мы отличаемся от бездушных технических систем. Ибо информационный вакуум, сколько раз я это видел, долго пустотой не будет, но заполнится он догадками, на основании которых человек может наворотить многое.
Но вообще, я писал про пользу МБА для инженера — так вот очень многое из того, что тогда придумывалось и внедрялось, оказывается, уже придумали до нас. Но не так хорошо, как мы, конечно. Для наших условий, я имею в виду. Если все скопировать тупо из учебников, то у нас один фиг ничего не заработало бы без доработки напильником. А так проекты стали реализовываться куда лучше, а на любой вопрос сотрудника «а зачем я должен это делать» всегда можно поведать поучительную реальную историю про то, что будет, если не сделать так, как ему сказали… а после дать волшебного пинка, чтобы не задавал глупых вопросов включился в работу с должным энтузиазмом.
Формат письменного отчета мне нравится куда больше, конечно. При опять же определенных условиях, когда автору предварительно объяснишь, что это не про то, как у нас, прекрасная маркиза, все «хорошо» или «плохо», а исключительно про факты. Выводы руководитель сделает сам или запросит мнение у подчиненного. Эмоций так всегда меньше.
Последние часто вредят. У нас многие люди обладают, видите ли, развитым эмоциональным интеллектом — тщательно отслеживают настроение начальника, корректируя по ходу то, что собирались донести.
Плюс у нас какой-то стереотип и традиция обходить лесом любые неприятности, строить потемкинские деревни и ладно бы только в своих головах, так еще и в чужих. А чужие-то не обязательно дураки, несоответствие чувствуют на уровне «ну не может быть все хорошо». И в этом плане письменный отчет снова выигрывает, так как исключает моральное давление, которое испытывает иногда сотрудник под оком Саурона руководителя. Какой отечественный фильм не посмотришь — там главнюки орут, топают ногами, истерят при малейшем намеке на приближающиеся трудности. Так и хочется сказать: да тебе лечиться надо, дядя. Нет, в жизни, конечно, бывают и такие. Несколько раз лично сталкивался. Стиль управления, видите ли, у них такой. Ну-ну…
Даже во время войны, когда нервы были на пределе, я читал, хотя по началу отношение к ответственным было безапелляционным и в какой-то степени максималистским (не смог в поставленные сроки добыть звезду с неба в рамках доверенной тебе трудовым народом деятельности, будешь ее добывать на лесоповале), быстро пришло понимание, что так нельзя. Товарищей стали не снимать с занесением, а направлять к ним помощников, всячески с ними работать. Категорическое наказание было как раз в случае, если не доложил или исказил информацию. Тогда швах однозначный.
Так вот, возвращаясь к отчетам. Понятное дело, что они могут быть также устными как личными, так и перед группой лиц. Цель устного доклада, помимо всего прочего: уточнить и прояснить какие-то моменты по ходу. Чаще всего называют это дело совещанием или планеркой. Заодно и круг задач можно сразу присутствующим нарезать. Тут важно все это дело протоколировать. Потому как любое не зафиксированное есть размышление на тему. Обожжешься пару раз и начнешь, как некоторые, везде диктофон с собой носить, да любые телефонные разговоры записывать.
Регламентация того, что, как, кому и в какой срок сообщается — такой же элемент построения подсистемы отчетности. Исходя из опыта предполагаю, что на каждом уровне управления это будет зависеть от специфики организации. Не поленитесь, подумайте, да зафиксируйте все эти положения в каком-то внутреннем документе организации. А потом не забудьте дополнить на эту тему должностные инструкции, да свои типовые договоры с субподрядчиками. Не факт, что сразу наступит счастье, но предпосылки для него так и создаются.
Как видите, основными целями любой отчетности являются:
- документированное отслеживание прогресса по процессам, проектам и поручениям, достижению поставленных целей;
- выявление отклонений по срокам, качеству, стоимости реализации;
- обратная связь по пониманию исполнителями объема и содержания поставленных им задач;
- выявление рисков проекта;
- сбор статистики по реализации сходных проектов и поручений.
Как считаете, можно без этой информации реализовать хоть один проект?
Отдельному сотруднику, я это всегда пытаюсь донести, от отчетов также большая польза. Это и самодисциплина, регулярное планирование собственной деятельности, письменное уведомление руководителя о проблемах, выявленных трудностях, препятствующих выполнению задач и поручений. Крайне немаловажное дело, экономящее по итогу нервы.
Если включить в отчет еще и чек-лист по регулярным делам, то вообще красота. Точно знаешь, что сохранил результаты работы на сервере, выложил в облако, подал заявку и вообще ничего не забыл.
Ну и напоследок хочу донести, что хороший руководитель никогда не ориентируется только на один источник информации, каким бы доверенным он не был. Помните о том, что любая важная информация будет проверена.
Ознакомиться с содержанием журнала.
Уважаемые коллеги, желаю хорошего дня. Подписывайтесь, чтобы иметь возможность обсудить со мной вашу задачу в комментариях. Буду рад лайку, альтернативному мнению или истории по теме статьи.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №1: Оценки, суждения и предложения по рассматриваемым вопросам являются личным мнением автора.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №2: Техническая информация, представленная на сайте, не является официальной и предоставлена только в целях ознакомления. Владелец сайта не несет никакой ответственности за риски, связанные с использованием информации, полученной из данного источника.
Все изображения, если не указано иное, либо выполнены автором, либо взяты из открытых источников.