В бизнесе, особенно в производственном, одно из самых сложных испытаний — это согласование ритмов разных процессов. Продажи и производство — это два ключевых аспекта деятельности любой компании, и они функционируют с различными скоростями, что иногда приводит к возникновению проблем. Разобраться в этих различиях и научиться управлять ими — задача не из легких, но крайне важная для успеха бизнеса.
Продажи: непредсказуемые и рывковые
В отделе продаж жизнь течет по своему ритму. Продажи всегда характеризуются определенной долей непредсказуемости. Менеджер может готовить клиента к сделке в течение нескольких месяцев, а затем неожиданно получить звонок с просьбой выставить счет. Бывают дни, когда все усилия кажутся напрасными, и нет ни одной продажи, а на следующий день могут возникнуть сразу десять заказов.
Эти резкие всплески продаж нельзя контролировать напрямую, они зависят от множества внешних факторов, таких как поведение клиента, сезонные колебания, рыночные условия и т.д. Важно понимать, что, несмотря на активное планирование и прогнозирование, сам факт закрытия сделки — это процесс, который сложно предсказать с точностью до дня или часа.
Особенно заметны эти колебания в конце месяца, квартала или года, когда компании часто ставят цели по продажам, стремясь выполнить или перевыполнить план. Тогда менеджеры работают с максимальной интенсивностью, чтобы дожать всех клиентов и увеличить объем продаж. Это создаёт давление не только на отдел продаж, но и на производство, которое должно оперативно обработать поступившие заказы.
Производство: стабильное и плавное
В отличие от продаж, производство в идеале должно работать равномерно и стабильно. Это особенно важно для производственных компаний, где каждый шаг заранее распланирован. Идеальное производство — это процесс, в котором все задачи расписаны на недели или даже месяцы вперед. Материалы закуплены, чертежи готовы, рабочие спокойно и методично выполняют свои задачи, переходя от одного этапа к другому.
Работники на производстве достигают максимальной эффективности, когда повторяют однотипные действия. Каждый следующий цикл выполняется быстрее, так как мастерство рабочих растет, они лучше понимают процесс, оптимизируют свои действия, сокращая время на замену оснастки или настройку станков. В этом и заключается преимущество плавного и равномерного производства — предсказуемость и оптимизация каждого этапа.
Противоречие между продажами и производством
Несмотря на кажущуюся гармонию в продажах и производстве по отдельности, при их взаимодействии могут возникнуть точки напряжения. Продажи, как мы уже отметили, происходят рывками и часто непредсказуемо. В то время как производство нуждается в планировании и ритмичности.
Представьте себе ситуацию: отдел продаж получает неожиданный заказ, который требует срочного выполнения. Внезапно вся производственная цепочка выбивается из графика, потому что производственный план был составлен с учетом других заказов. Это особенно критично, если компания работает не на склад, а выполняет заказы по мере их поступления, или если продукция уникальна и требует индивидуального подхода.
В таких случаях на производстве начинается хаос. Рабочие сбиваются с ритма, не хватает материалов, оборудование перестраивается на другие задачи. Это не только увеличивает затраты, но и создает стресс для всей команды.
Как решить проблему разных скоростей?
Основное противоречие между отделом продаж и производством можно решить, создав специальное промежуточное звено — так называемый "сглаживатель процессов". Это звено помогает обработать полученные заказы, спланировать закупки и распределить задачи на производстве. Оно действует как буфер, который сглаживает рывковую природу продаж и плавную ритмичность производства.
Основная задача такого буфера — это анализ полученных заказов и их распределение в соответствии с производственными мощностями и графиком. Если продаж немного, они могут быть выполнены сразу, без задержек. Однако если заказов становится много, их необходимо грамотно распределить во времени, чтобы не перегружать производство и не создавать проблем.
Важно также, чтобы на стороне производства был определенный запас мощности. Это даст возможность гибко реагировать на внеплановые заказы, не нарушая основного графика работы. Таким образом, продажам и производству можно будет функционировать в согласованном ритме, минимизируя возникновение сбоев и задержек.
Необходимые условия для работы сглаживающего процесса
Для того чтобы этот "сглаживатель" эффективно функционировал, необходимо выполнение двух ключевых условий:
- Стабильный поток заказов. Отдел продаж должен генерировать достаточно заказов, чтобы сглаживающий процесс имел смысл. Если заказы поступают редко и нерегулярно, их можно сразу отправлять в производство. Но как только поток заказов стабилизируется, появляется необходимость в их распределении.
- Запас производственных мощностей. Производство должно обладать достаточным запасом ресурсов — и материальных, и человеческих, — чтобы справляться с внеплановыми заказами, не нарушая основного графика работы.
Когда оба этих условия выполняются, продажи и производство начинают работать синхронно, что позволяет компании развиваться, увеличивать обороты и избегать проблем, связанных с задержками или перегрузками.
Пример внедрения буферного звена
Примером успешного внедрения сглаживающего процесса может служить компания, производящая мебель на заказ. Ранее компания сталкивалась с проблемами из-за резкого всплеска заказов в конце месяца, когда клиенты стремились оформить покупки. Это приводило к сбоям в производственном процессе: рабочие не успевали выполнять заказы в срок, возникали задержки с поставкой материалов, а продукция иногда не соответствовала стандартам качества.
Решение заключалось в создании буферного отдела, который распределял заказы в зависимости от их приоритетности и доступных мощностей. Благодаря этому производственный процесс стабилизировался: рабочие заранее знали, какие заказы им предстоит выполнить, и могли лучше планировать свои действия. В результате компания смогла значительно сократить сроки выполнения заказов и улучшить качество продукции.
Вывод
Разные скорости в продажах и производстве — это естественное явление, которое можно и нужно учитывать в управлении бизнесом. Создание буферного звена между этими процессами помогает избежать сбоев и достичь более высокой эффективности.
Если у вас возникают проблемы с согласованием ритмов продаж и производства, обратитесь за консультацией. Мы поможем разработать индивидуальное решение, которое позволит вашему бизнесу работать более слаженно и эффективно.