Излишне выплаченная заработная плата — это проблема, с которой может столкнуться любой работодатель. Как правильно взыскать переплату? Какие действия можно предпринять, чтобы вернуть деньги? И главное — как избежать проблем с законом и сотрудниками?
Последствия излишне выплаченной зарплаты:
- Ошибки в расчетах и отчетности. Многие бухгалтеры сталкиваются с ошибками при начислении зарплаты из-за сложности законодательных норм или сбоев программ.
- Конфликты с сотрудниками. Возврат излишне выплаченных денег часто становится причиной споров и недовольства со стороны работников.
- Юридические риски. Неверное удержание или возврат средств может привести к обращениям в суд и штрафам со стороны трудовых инспекций.
В каких случаях можно удержать излишне выплаченную зарплату?
Согласно Трудовому кодексу РФ, удержать с сотрудника излишне выплаченные суммы заработной платы можно только в трёх строго определённых случаях. Они прописаны в статье 137 ТК РФ:
- Счетная ошибка. Это арифметическая ошибка при расчете зарплаты, например, неправильное сложение или умножение. Важно понимать, что технические ошибки (например, сбой в программе или ошибка бухгалтера при вводе данных) не считаются счетными. Удержание из-за таких ошибок может быть незаконным.
- Вина сотрудника. Если трудовая комиссия или суд установили, что работник не выполнил свои трудовые нормы, или если возник простой по вине работника, можно удержать излишне выплаченную сумму.
- Неправомерные действия сотрудника. Если судом будет доказано, что работник совершил действия, которые привели к излишней выплате зарплаты, работодатель может удержать эти суммы.
Пример:
Компания выплатила Иванову двойную зарплату за месяц из-за арифметической ошибки при расчёте. В такой ситуации бухгалтерия вправе провести удержание из зарплаты в следующем месяце. Однако если ошибка произошла из-за сбоя программы и не связана с неверными расчетами, удержание провести нельзя без добровольного согласия сотрудника.
Когда удерживать нельзя?
Если переплата произошла из-за ошибки в табеле учета рабочего времени, технической ошибки при начислении премии или неверного ввода данных, то такие ошибки не являются счетными, и взыскать деньги без согласия сотрудника нельзя.
Пример из практики:
Сотрудник Петров получил премию, начисленную по ошибке кадрового отдела. Через месяц работодатель заметил ошибку и потребовал вернуть деньги. Петров отказался, и суд встал на сторону сотрудника, так как ошибочное начисление не было связано с его виной, и счетной ошибка не считалась. Работодатель не смог удержать деньги.
Как правильно оформить удержание?
Для того чтобы удержание излишне выплаченной зарплаты было законным, работодателю необходимо правильно оформить документы:
- Приказ об удержании. Унифицированной формы приказа не существует, поэтому можно составить его в произвольной форме. Однако важно указать все необходимые реквизиты, такие как наименование организации, дата составления документа, основание для удержания и сумма, которую планируется удержать.
- Докладная записка. Это внутренний документ, в котором фиксируется причина излишней выплаты и необходимость её возврата. Докладную записку можно оформить от имени руководителя бухгалтерии или кадровой службы. Она поможет избежать споров с трудовой инспекцией.
- Заявление от сотрудника. Если работник согласен вернуть излишне выплаченную сумму, важно зафиксировать это в письменном виде. В заявлении сотрудник может указать сумму и сроки, в течение которых он согласен вернуть деньги. Если сотрудник хочет вернуть всю сумму сразу или просит удерживать более 20% его зарплаты, это также нужно указать в заявлении.
Пример:
Сотрудница Анна получила зарплату дважды: на карту и через кассу. Когда бухгалтерия обнаружила ошибку, Анне предложили добровольно вернуть излишне выплаченную сумму. Сотрудница согласилась, написала заявление с просьбой удержать сумму из её следующей зарплаты. Таким образом, работодатель избежал обращения в суд, а сотрудница вернула деньги без конфликтов.
Что делать, если сотрудник не согласен вернуть деньги?
Если сотрудник отказывается возвращать излишне выплаченную сумму, и удержание невозможно (например, ошибка не счетная), единственным выходом для работодателя остается обращение в суд. Важно понимать, что суды крайне редко встают на сторону работодателей в подобных делах, особенно если речь идет о технических ошибках или неверном расчете премий.
Можно ли удержать деньги, если зарплата выплачена дважды?
Если сотруднику дважды выплачена зарплата — на карту и через кассу, — работодатель не может просто так удержать эту сумму. Сначала необходимо предложить сотруднику вернуть деньги добровольно. Если он откажется, можно обратиться в суд. Такая ошибка не считается счетной, и удержание будет законным только через судебное решение.
Как избежать проблем с излишними выплатами?
- Контроль расчетов. Используйте надежные программы для расчета зарплат, которые минимизируют риск ошибок. Регулярно проверяйте расчеты вручную.
- Обучение сотрудников. Бухгалтеры и кадровые специалисты должны быть в курсе всех изменений в законодательстве и уметь правильно применять их на практике. Специальные курсы помогут улучшить квалификацию и снизить количество ошибок.
- Оперативное реагирование. Если ошибка обнаружена, действуйте незамедлительно: предложите сотруднику вернуть деньги добровольно и оформите все документы. Чем раньше ошибка будет замечена, тем проще будет её исправить.
Работа с излишне выплаченной зарплатой требует особого внимания и правильного оформления документов. Чтобы избежать ошибок и конфликтов с сотрудниками, важно знать, в каких случаях можно провести удержание, а в каких — необходимо действовать через суд. Если вы хотите подробнее разобраться в вопросах расчета зарплаты и избежать проблем, рекомендуем пройти курс "Бухучет с углубленным знанием зарплаты и кадрового дела 2024 + 1С", который поможет вам минимизировать риски и работать с зарплатой без ошибок.