В своей деятельности предприниматель неизбежно сталкивается с другими участниками бизнеса — контрагентами. При этом возникает риск потери ресурсов, поэтому предварительная проверка контрагентов является важной мерой предосторожности. В этой статье мы подробно разберём, зачем нужна проверка, как она осуществляется, какие действия необходимо предпринять и какие инструменты использовать для оценки надежности партнера.
Кто такой контрагент
При работе с недобросовестными контрагентами можно столкнуться не только с финансовыми потерями и утратой материальных ценностей, но и с серьёзным ущербом для своей репутации. Это касается как взаимодействия с контролирующими органами, так и отношений с другими партнёрами.
В качестве контрагентов могут выступать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели (ИП), а также физические лица. Особую опасность представляют так называемые фирмы-однодневки, которые могут привести не только к безвозвратной потере средств, но и к срыву поставок и нарушению графика работы других компаний.
Ответственность за проверку контрагентов полностью лежит на предпринимателе, который заключает договор с неблагонадёжным партнёром. Хотя в законодательстве прямо не закреплено понятие «должная осмотрительность», действия налоговой службы и судебная практика показывают, что налогоплательщик обязан проверять своего контрагента.
Создание пакета документов, который будет служить доказательством проведённой проверки, является не просто желательным действием, а обязанностью налогоплательщика. Это гарантия защиты от возможных рисков. Время, потраченное на проверку контрагента, и полнота всех необходимых действий позволят создать надёжный барьер для защиты ваших интересов во всех инстанциях.
Риски сотрудничества с контрагентами
Основные риски, с которыми сопряжено сотрудничество с ненадежными партнерами, заключаются в следующем:
* Финансовые потери, безнадежные долги и убытки, а в крайних случаях — даже банкротство.
* Ухудшение имиджа, потеря репутации надежного партнера и разрыв долгосрочных отношений с постоянными клиентами и поставщиками.
* Отказ обслуживающего банка в проведении подозрительных денежных операций и даже блокировка расчетного счета.
* Налоговые претензии и утрата статуса добросовестного налогоплательщика.
Особенно серьёзную проблему представляют санкции со стороны налоговой службы. Если у вас не будет убедительных доказательств вашей осмотрительности, налоговая служба может признать необоснованной вашу налоговую выгоду при вычете НДС или неправомерным учет расходов для налогообложения прибыли. В результате вам будут доначислены налоги, а также вы будете находиться под особым контролем.
Как определить недобросовестного контрагента
Важно быть особенно осторожным, если вы сталкиваетесь с явными признаками недобросовестности контрагента. К таким признакам можно отнести:
* отсутствие регистрации в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) или в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП);
* состояние банкротства или ликвидации;
* отсутствие сотрудников, помещения и имущества, что свидетельствует о том, что компания не осуществляет традиционную расходную деятельность, такую как выплата заработной платы, содержание помещения и материальные затраты;
* невозможность предоставить лицензии, необходимые для ведения лицензируемых видов деятельности;
* отсутствие подтверждения того, что компания является структурным подразделением более крупного объединения;
* наличие «массового» руководителя, который руководит большим числом организаций;
* наличие «массового» учредителя, который выполняет аналогичные функции для многих компаний;
* использование «массового» адреса, по которому зарегистрировано множество различных организаций.
Принципы проверки контрагента
Несмотря на то что в законодательстве существует так называемая «презумпция добросовестности», налогоплательщик обязан проверять своего контрагента перед заключением договора о сотрудничестве. Важно убедиться, что вы имеете дело с честным партнёром.
При проверке контрагента следует соблюдать основные принципы:
* Законность действий.
* Полнота проверки.
* Актуальность сведений.
* Соответствие масштабов проверки объёмам, времени и значимости партнёрских отношений.
* Равенство прав сторон: обе стороны должны иметь возможность получать информацию и вести переговоры на основе партнёрских отношений.
Что именно надо проверять?
Чтобы понять, насколько надёжен и честен ваш партнёр, необходимо провести несколько важных проверок:
1. **Регистрация в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) или Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).**
2. **Полномочия руководителя и отсутствие дисквалификации.**
3. **Отсутствие статуса компании-банкрота.**
4. **Количество учредителей, руководителей и адресов регистрации.**
5. **Паспорт руководителя или наличие легитимной доверенности иного лица.**
6. **Участие в арбитражных делах.**
7. **Наличие долгов по судебным искам.**
8. **Результаты хозяйственной деятельности (прибыль, убытки).**
9. **Наличие лицензий и патентов.**
10. **Разрешения на работу иностранных граждан.**
11. **Статус недобросовестных поставщиков.**
12. **Размер уставного капитала организации.**
13. **Количество и структура видов хозяйственной деятельности.**
14. **Наличие нужного вам вида деятельности.**
15. **Регистрация во внебюджетных фондах.**
Проведение такой аналитической работы позволит вам избежать следующих проблем:
- Сотрудничества с партнерами, которые не выполняют свои договорные обязательства.
- Крупных неприятностей, связанных с заключением договоров с фирмами-однодневками.
- Столкновения с мошенниками, которые используют манипулятивные и обманные приёмы.
- Блокировки расчётного счёта в банке.
- Налоговых санкций.
Как проверить контрагента?
В нормативной правовой базе четко не определен исчерпывающий перечень действий по проверке контрагента. Но целый ряд позиций, исходя из сложившейся практики и рекомендаций юристов, считаются традиционными. Компания, осуществляющая проверку контрагента, по своему усмотрению может дополнить этот список. Одно условие – их законность.
Проверку можно выполнять:
самостоятельно
с привлечением сторонних организаций на условиях аутсорсинга или при помощи квалифицированного юриста.
Компании, самостоятельно выполняющей проверки контрагентов, целесообразно разработать и утвердить собственный порядок, определяющий направления проверки, последовательность действий, источники информации, форму итогового отчета, список ответственных исполнителей. Кроме того, в каждом случае нужен план проверки конкретного контрагента.
Выбор варианта зависит от числа, объемов и сложности проводимых проверок контрагентов, результатов анализа экономической эффективности в том и другом случае. Что выгоднее: держать штат специально обученных сотрудников или платить сторонней организации за предоставленные услуги. Еще аргумент – наличие или дефицит юридических знаний.
Проверка некоторых контрагентов может оказаться очень короткой, и уже первые шаги продемонстрируют их очевидную неблагонадежность. Можно смело отказаться от услуг такого партнера. Но если первая часть проверки показала, что с партнером «все хорошо», не стоит останавливаться, и лучше пройти весь путь до конца. Только тогда вы будете уверены в своем выборе.
Важный момент – работая с проверенным контрагентом, надо помнить о бдительности и осторожности. После 2-3 лет или в связи с переменами в компании – партнере лучше подстраховаться и повторить проверку. Обстоятельства могут существенно измениться в худшую сторону. Тогда надо пересмотреть договор.
Главные шаги в ходе проверки контрагента:
сбор информации из всех доступных источников;
формирование отчета по форме, утвержденной руководителем организации;
анализ отчета и подготовка проекта решения руководителя о заключении договора с данным партнером.
Источники информации для проведения проверки контрагента можно условно объединить в четыре крупные группы. Соответственно, организация проверки должна проводиться по этим основным направлениям:
Документы организации;
Реестр;
Интернет – ресурсы;
Содержание договора.
Какие необходимы документы для проверки контрагента
Чтобы получить предварительную информацию о контрагенте и составить его объективный портрет, необходимо запросить копии документов. Это обычная практика, и партнер обычно с готовностью выполняет эту просьбу.
Вот примерный список копий документов, которые могут быть запрошены (первые три обязательны):
- Выписка из Реестра (ОГРН, ОГРНИП, ИНН);
- Учредительные документы (Устав);
- Документы, подтверждающие полномочия руководителя (паспорт, решение, приказ);
- Лицензии и патенты;
- Документы, подтверждающие наличие ресурсов для выполнения обязательств;
- Данные о персонале организации;
- Бухгалтерский отчет;
- Информация о постановке на налоговый учет;
- Уведомление о предоставлении налоговой декларации.
Конечно, список документов, запрашиваемых у ООО и ИП, может значительно различаться. Однако большую часть интересующей информации можно получить из открытых бесплатных интернет-ресурсов.
Как найти контрагента в реестре
Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) или Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) представляет собой полный и достоверный документ, содержащий важную информацию об организации. Она включает в себя следующие данные:
- ОГРН, ОГРНИП и ИНН;
- ФИО руководителя и учредителя;
- адрес организации;
- виды экономической деятельности;
- сведения о лицензиях;
- информацию о банкротстве или ликвидации.
Выписку можно получить как в электронном, так и в бумажном виде по запросу. Электронную версию можно бесплатно запросить на официальном сайте ФНС в специальном сервисе. Бумажный документ также предоставляется налоговой службой по запросу. Если у вас есть время, вы можете заказать выписку в многофункциональном центре (МФЦ).
Однако стоит учесть, что этот процесс займет немного больше времени (примерно 7 дней). Кроме того, за бумажную выписку необходимо будет заплатить. В дальнейшем выписка может потребоваться не только для проверки контрагента, но и в случае судебных разбирательств. Если вашей компании часто требуются выписки, вы можете оформить подписку для доступа к этим ресурсам.
Как найти контрагента в интернете
В наше время существует множество интернет-ресурсов, где можно бесплатно найти любую интересующую вас информацию о контрагенте. Наиболее доступным сервисом, предоставляющим комплексную информацию о контрагентах, является «Прозрачный бизнес» — сервис налоговой службы.
Кроме того, каждая структура в системе органов власти имеет свой сайт, где вы можете найти сведения о вашем контрагенте по различным вопросам:
* Наличие долгов — сайт судебных приставов;
* Судебные дела — картотека арбитражных дел;
* Проверки прокуратуры — реестр проверок;
* Недобросовестные поставки или исполнение услуг — Единая информационная система «Закупки»;
* Бухгалтерские отчеты — сайт Росстата;
* Сведения о банкротстве — интернет-портал «Федресурс»;
* Полномочия руководителя — реестры дисквалифицированных, номинальных или массовых руководителей;
* Правомочность доверенности — сайт Федеральной нотариальной палаты;
* Лицензии и патенты — сайты Ростехнадзора, Росздравнадзора, Роспотребнадзора, Роспатента.
Если для вашей компании не так важна экономия средств на поиске необходимой информации, как быстрый и простой способ создания отчета о контрагенте, то существует множество платных специальных сервисов для проверки контрагентов.
К таким сервисам относятся: «Контур», «Фокус», «СПАРК», «Прима-Информ», Кейсбук. Кроме того, коммерческие банки предлагают услугу «Спецпроверка контрагентов», например, Сбербанк, Тинькофф, Альфа-Банк, ВТБ, Локо-Банк и многие другие.
Если вы снова захотите расширить свой бизнес и вам потребуется кредит, его легко можно оформить на общую сумму до десяти миллионов рублей. Срок оформления составляет до шести месяцев.
Как составить договор с контрагентом
Договор — основа сотрудничества
Договор — это основной документ, который определяет условия взаимодействия между партнерами. Поэтому крайне важно тщательно проанализировать его с юридической и экономической точек зрения, обращая особое внимание на следующие аспекты:
- Условия сотрудничества
- Сроки выполнения обязательств
- Стоимость работ и услуг
- Порядок оплаты
- Дата подписания
- Подпись контрагента
Юристы настоятельно советуют проводить предварительные обсуждения условий с контрагентом лично или в режиме видеосвязи. Однако заключение договора должно осуществляться только при личной встрече, даже если пакет проверки уже подготовлен. Во время личной встречи рекомендуется повторно проверить паспорт руководителя, а если присутствует доверенное лицо — также паспорт и доверенность.
Даже после согласования проекта договора возможны изменения в его тексте или отказ от подписания в предложенной редакции. Если партнер заинтересован в сотрудничестве, он будет готов к таким изменениям. В противном случае стоит задуматься о чистоте его намерений. Однако все это должно происходить в допустимых пределах, без необоснованных придирок.
Ответственность за выбор и проверку контрагента
Предприниматель несет полную ответственность за выбор и проверку контрагента. Вот несколько ключевых моментов, которые следует учесть:
- Проверка контрагента позволяет избежать серьезных ошибок при выборе партнеров
- Пакет документов, подтверждающих проверку контрагента, служит доказательством «должной осмотрительности» предпринимателя при взаимодействии с налоговой службой и в судебных разбирательствах
- В процессе проверки контрагента необходимо соблюдать принцип равноправия сторон, не допуская давления и пренебрежения по отношению к партнеру
- Согласование условий и заключение договора должны осуществляться на основе личного общения с руководителем или лицом, действующим по доверенности
- Полноценная самостоятельная проверка контрагента возможна только при условии глубокого знания законодательства и наличия квалифицированных сотрудников в штате
- При подготовке условий для долгосрочного и масштабного сотрудничества рекомендуется поручить проверку контрагента специализированной организации или опытному юристу
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!