Многие организации сталкиваются с вопросом о том, допустимо ли отправлять расчетные листки на электронную почту работников. Недавно Роструд выступил с разъяснениями по такому вопросу, отвечая на запросы представителей обеих сторон трудовых отношений. В этой публикации мы и расскажем вам, может ли работодатель направлять расчетные листки на почту и о том, как настроить их автоматическую рассылку в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.
Представители Роструда акцентируют внимание на том, что в соответствии со ст.136 ТК РФ организации обязаны уведомлять персонал в письменной форме о составе его зарплаты, о всех начислениях, удержаниях, общей сумме к выплате. Электронные расчетные листки упрощают весь процесс взаимодействия между работодателем и сотрудником, обеспечивая быструю передачу информации.
Важно: пересылка извещения работнику о составных частях зарплаты по почте (по мнению Роструда) не удовлетворяет требованиям законодательства. В том числе, и, если в ней ведется электронный документооборот (ЭДО), который и не предполагает использование электронной почты для обмена информацией.
Изучение/правильное применение законодательных актов, регулирующих ЭДО в сфере трудовых отношений, позволяет избежать нарушений и обеспечивает защиту интересов как работодателей, так и работников. Решая данные вопросы использования электронной документации в трудовых процессах, нужно строго руководствоваться законодательством, чтобы полностью обеспечить правовую безопасность, а также и все нужные надлежащие условия труда для всех сторон.
Ранее ведомство занимало иную сторону по данному вопросу. Оно утверждало, что если же в действующей документации уже прописан механизм уведомления сотрудника о составных частях его заработной платы через электронную почту, то это соответствует законодательству. Однако, последнее изложение Роструда говорит об обязательности использовать для этих целей все же систему ЭДО.
Автоматическая рассылка расчетных листков в «1С:ЗУП»
Прежде всего, требуется в «1С:Зарплата и управление персоналом» войти в учетную запись предприятия. Подключиться можно автоматически и вручную.
- Авто. Открываем подраздел «Органайзер» в «Администрировании» и далее «Настройку почты для рассылок уведомлений». Далее нужно в открывшемся документе заполнить все необходимые данные, а также еще ввести пароль.
- Вручную. Если вариант 1 не получился, то придет уведомление, в котором и нужно будет нажать на «Настроить вручную». Указываем вид учетной записи (IMAP или же POP), адрес POP3-сервера, выбираем нужный порт и отмечаем адрес SMTP-сервера. После этого система авторизует вашу учетную запись.
Чтобы проверить работоспособность, сформируйте и пошлите тестовое письмо. Для этого в том же разделе «Органайзер» необходимо найти «Учетные записи электронной почты» и нажать на «Проверить настройки». После этого заходим в личные данные работников и по каждому заполняем адрес электронной почты.
А настройку рассылок расчетных листков производим в подразделе «Отчеты по зарплате». Выбираем «Расчетный листок» – «Еще» - «Отправить». Далее нужно будет придумать название своей рассылке, выбрать, кому же ее направлять, еще можно настроить расписание для автоматической отправки всех уведомлений.