«Как мне все успеть?», «Я ничего не успеваю», «У меня столько дел!»
Каждый день у нас появляются новые задачи: что-то необходимо срочно сделать, кому-то позвонить, с кем-то договориться и т.д. Если эти задачи своевременно не разрешать, то они начинают накапливаться, провоцируя тревогу и беспокойство.
В этом контексте мне вспомнился случай, когда одна девушка мне рассказала, что для того, чтобы все успевать она фиксирует свои дела на специальном листочке. Я попросила уточнить, много ли их там. Она задумалась и сказала, что точно не помнит, но их точно больше сорока. На следующую встречу я попросила принести этот список. В нем было действительно много дел, часть из которых были вычеркнуты, а часть, которые даже были в числе первых, так и остались не закрытыми.
Я предложила ей технику тайм-менеджмента, которая помогла ей переоценить свой список дел и сделать свою жизнь более организованной. Эта техника называется Матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра позволяет из потока разнообразных дел выделить наиболее важные и срочные, а остальные задачи распределить по параметрам скорости их выполнения и важности. Она помогает расставить приоритеты, определить, какие задачи необходимо делать сразу, а какие можно отложить или делегировать.
Матрица помогает:
- Эффективно планировать свой день, включая рабочее время.
- Оптимизировать и экономить время, необходимое для выполнения какой-либо задачи, рационально оценивания ее важность и срочность.
- Обрести внутренний контроль над своей жизнью. Осознать, что не задачи управляют вашим расписанием, а вы ими.
Матрица Эйзенхауэра представляет состоит из четырех категорий в зависимости от их важности и срочности
1 квадрант. Это зона для срочных и важных задач. Сюда входят дела, которые не требуют отлагательств и если их не выполнить, то они могут привести к негативным последствиям.
Важно! Эти задачи часто вызывают стресс. Поэтому стремитесь не накапливать в этом квадранте много дел.
2 квадрант. В этой зоне объединены несрочные, но важные дела. Их не нужно решать прямо сейчас, но можно запланировать из решение на ближайшее будущее. В этот квадрант обычно входят ежедневные задачи, вопросы, связанные с самообразованием (например, изучение иностранного языка), здоровьем (посещение врачей, спортивного зала и т.д.), а также досугом (посетить выставку, сходить с детьми на концерт и т.д.).
3 квадрант. Эта зона включает в себя срочные и неважные задачи. Эти дела требуют решения, но не требуют именно ВАШЕГО участия. К таким задачам, можно отнести бытовые дела (пропылесосить, помыть посуду, сходить в магазин за продуктами, забрать с почты посылку и т.д.), профессиональные вопросы (сделать копии нескольких документов, оформить гостевой пропуск на работу и т.д.), внезапные просьбы коллег, друзей и знакомых и т.д.
Как справиться с задачами из третьего квадранта? Ответ: Если можно делегировать, автоматизировать, то СДЕЛАЙТЕ ЭТО.
В случае делегирования можно поручить какое-то дело другим людям (вызвать электрика, сантехника, попросить мужа / жену / коллегу и т.д.).
В случае автоматизации можно инвестировать в устройства, которые облегчают быт, например, купить посудомоечную машину, робот-пылесос, мультиварку и т.д.
4 квадрант. В этой зоне находятся дела, которые изначально кажутся важными и полезными, однако они не способствуют достижению ваших целей. Примером таких задач могут быть: разгрести электронную почту, посмотреть новый сериал, систематизировать папки в шкафу, просмотреть какую-то информацию в социальной сети и т.д.
При этом задачи из 4 квадранта нет необходимости вовсе исключать из списка дел, они бывают даже полезными, например, в случае если необходим отдых в процессе решения сложной задачи. Рекомендую прибегать к выполнению этих задач в том случае, если задачи из других квадрантов уже выполнены либо ограничить время на их выполнение. Например, уделять делам из четвертого квадранта последний час из рабочего времени или определенные часы в будние и выходные.
С чего начать и как планировать дела?
- Составьте список дел для того, чтобы все взвесить и правильно распределить время.
- Рассортируйте дела из списка по 4 квадрантам, предварительно разделив лист на 4 равных части: "Срочные и важные", "Важные и несрочные", "Срочные и неважные", "Несрочные и неважные".
- Старайтесь посвящать свой день только срочным делам, остальные задачи решайте в перерывах между срочными.
- Если задачу может выполнить кто-то другой, делегируйте, если есть возможность автоматизировать процесс - автоматизируйте.
Матрица Эйзенхауэра - это эффективная техника планирования своего времени. Она подходит всем тем, кто испытывает нехватку времени, тревогу по поводу большого количества невыполненных дел и поручений. Матрица поможет Вам улучшить качество своей жизни, достичь желаемых результатов, избегая эмоционального выгорания и перегрузок.
Берегите себя и свое время!
Автор: Кряжева Светлана Геннадьевна
Психолог, Клинический психолог КПТ
Получить консультацию автора на сайте психологов b17.ru